Capacitacion Seguridad E Higiene

Tabla de Contenidos

1. PROPÓSITO 2

2. ALCANCE 2

3. SALUD, SEGURIDAD Y PROTECCION AMBIENTAL 2

4. RESPONSABILIDADES 2

5. PROCEDIMIENTO 3

5.1 Planeación del programa de capacitación continua 3

5.2 Preparación de los Materiales de Capacitación 3

5.3 Implementación de los cursos de capacitación continua 4

5.3.1 Manejo de contingencias en capacitación continua 4

5.3.2 Evaluación y controles del programa de capacitación continua 5

6. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES 5

6.1 Abreviaturas 6

6.2 Definiciones 6

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS 6

7.1 Documentos asociados 6

7.2 Referencias 6

8. LISTA DE APéNDICES 6

9. HISTORIAL DE CAMBIOS 7

1. PROPÓSITO

Describir el programa de capacitación continua que asegure que la fuerza de ventas tenga una constante actualización y refuerzo de los conocimientos clave sobre los productos en promoción, estrategias de marketing, habilidades de ventas y habilidades gerenciales

2. ALCANCE

Aplica a todas las unidades de negocio de UCB de México.

3. SALUD, SEGURIDAD Y PROTECCION AMBIENTAL

“No existen peligros significativos o instrucciones especiales relacionadas a actividades descritas en el presente procedimiento que requieran ser detalladas.”

4. RESPONSABILIDADES

Gerente de Capacitación:

• Asegurar que la fuerza de ventas tenga una constante actualización y refuerzo de los conocimientos clave sobre los productos en promoción, estrategias de marketing, habilidades de ventas y habilidades gerenciales

• Dar seguimiento a las áreas involucradas que cumplan en tiempo y forma con lo solicitado

RH, MKT, IC, MED, FIN, MA y VI:

• Asegurar que capacitación cuente con los materiales necesarios para poder cumplir la capacitación de la FV

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Planeación del programa de capacitación continua

Conformar un plan anual de capacitación continua que considere los conceptos más importantes de las marcas en promoción, habilidades de ventas y las estrategias de marketing

Esta etapa tiene una duración de 15 días.

• El GC convoca al GUN, GP y GM a un CFT el mes de Nov/Dic del año anterior al del programa, para compartir las estrategias de marketing a seguir por marca

• Se definen los aspectos más relevantes para ser entrenados a distancia a lo largo del año tanto por Gerentes de Distrito como por representantes de ventas

• El GC establece el calendario de entrenamiento considerando módulos de lectura y evaluaciones de conocimientos

• El GC con copia y respaldo del GUN, GP y GM informa a toda la fuerza de ventas, incluyendo gerentes de distrito, el calendario de entrenamiento del año en curso y el carácter mandatorio del mismo.

5.2 Preparación de los Materiales de Capacitación

Contar con materiales de entrenamiento amigables de fácil comprensión y con objetivos de aprendizaje totalmente vinculados a las necesidades de entrenamiento establecidas en el Plan Anual de Capacitación Continua.

Esta etapa tiene una duración de 7 semanas

De acuerdo con el calendario del Plan Anual de Capacitación Continua:

• El GM y GP entregan la información de base al GC

• El GC desarrolla los materiales de lectura y las evaluaciones correspondientes

• El GC envía los materiales al GP y al GM y revisan los mismos, considerando la claridad del contenido y la comprensibilidad de las evaluaciones

• El GM y GP dan aviso al GC de su acuerdo para proceder a cargar los módulos en el sistema de entrenamiento a distancia

• La AC efectúa la carga de los materiales en el sitio e inscribe al GC para hacer una prueba en línea de los mismos y verificar que trabajen adecuadamente

• Una vez con el visto bueno del GC, la AC inscribe a los usuarios a sus cursos correspondientes

• El GC envía el comunicado a la fuerza de ventas informando el nombre y código de los módulos así como las fechas límite para poder realizar el curso y evaluación a distancia correspondientes

5.3 Implementación de los cursos de capacitación continua

En cada ciclo promocional la fuerza de ventas reforzará conceptos clave de productos en promoción y de habilidades comerciales a través de lecturas y evaluaciones de capacitación continua

Esta etapa tiene una duración de 10 días, semana 4 de ciclo

• El GD reforzará con su distrito el comunicado del GC para cumplir con el entrenamiento correspondiente al ciclo promocional en curso

• Los RV y GD realizan las lecturas y evaluaciones respectivas en el período definido para tal efecto

• El GD verificará el cumplimiento al 100% en el entrenamiento a distancia del distrito a su cargo.

• En caso de haber RV que por algún motivo como vacaciones o incapacidad no puedan realizar el curso de capacitación en el período indicado, el GD deberá informar vía mail de tal situación al GC y a la AC, notificando también de las fechas en las que el RV en cuestión podrá cumplir con el curso

5.3.1 Manejo de contingencias en capacitación continua

Solucionar de manera puntual e inmediata cualquier situación que pueda impedir que un RV/GD no cumpla en su totalidad el programa de capacitación continua

.

• a) Tiempo fuera de territorio:

La AC activará los módulos respectivos al representante por un período de 10 días comenzando en la fecha indicada por el GD, en su comunicado vía mail.

• b) Errores de sistema en las evaluaciones:

- Si ocurriera algún evento de sistema que no permitiera el acceso a los módulos del curso, la correcta realización de los mismos o que afecte el sistema de calificaciones, la AC contactará al proveedor del sitio de entrenamiento a distancia para solicitar el arreglo inmediato del mismo

- El GC dará aviso a la fuerza de ventas de tal situación para detener el proceso (si es procedente) hasta que quede solucionado el incidente, considerando una prórroga en la fecha límite del período de evaluaciones de ser necesario

- De no ser necesario o posible detener el proceso para solucionar dicha situación y las calificaciones de los usuarios se ven afectadas, el GC realizará los ajustes a las mismas de manera manual

c) Errores en la elaboración de los materiales o inconsistencias con las preguntas de la evaluación.

- Al enterarse de un error de esta naturaleza, el GC dará aviso a toda la fuerza de ventas vía correo electrónico, haciendo hincapié en que al finalizar el período de la evaluación en cuestión se harán los ajustes pertinentes en las calificaciones de manera manual

d) Calificación inferior a 90 / No Certificación

- El GC envía la lista de reprobados al GUN con copia a GDs y solicita aprobación para segunda vuelta para asegurar que los RV en campo cuenten con el conocimiento suficiente para promover sus productos

- El GUN y el GD autorizan la segunda vuelta y asegura trabajo de campo con el RV

- El GC Indica a asistente de capacitación la lista de personas autorizadas a segunda vuelta

- La AC Re-inscribe a las personas autorizadas a segunda vuelta e Informa directamente al rep y GD de la re-activación de la evaluación en cuestión

5.3.2 Evaluación y controles del programa de capacitación continua

Mantener un control estrecho del seguimiento del programa de capacitación continúa a nivel de gerente de distrito y representante, garantizando que toda la fuerza de ventas de UCB tenga los conceptos requeridos actualizados y bien comprendidos,

La duración de esta etapa es a lo largo del proceso y corte definitivo al final del año.

• El GC llevara cada ciclo un registro de los calificaciones por distrito y elaborará el reporte correspondiente

• El GC enviará el Reporte a los Gerentes de Distrito y al GUN para su conocimiento y toma de acciones de ser requeridas

• Al final del año, el GC elabora un reporte definitivo del programa de capacitación continua por distrito, mismo que es enviado al GUN y GD con copia para el Director Comercial

• La calificación mínima aprobatoria en todas las evaluaciones del programa es de 90

6. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

Las abreviaturas y definiciones empleadas n este documento concuerdan con el Glosario de UCB.

6.1 Abreviaturas

AC Asistente de Capacitación

GP Gerente de Producto

GM Gerente Médico

GUN Gerente de Unidad de Negocio

GC Gerente de Capacitación

GD Gerente de Distrito

RV Representante de Ventas

6.2 Definiciones

o “N/A”

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

7.1 Documentos asociados

Plan Anual de capacitación Continua

7.2 Referencias

o “N/A”

8. LISTA DE APÉNDICES

• Apéndice I. Diagrama de Flujo

• Apéndice II. Diagrama de Flujo

• Apéndice III. Diagrama de Flujo

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

.Sustituye a PNO(s)

(PNO número y versión) Cambios

Nuevo N/A

APÉNDICES

Apéndice I. Diagrama de Flujo

Apéndice II. Diagrama de Flujo

Apéndice III. Diagrama de Flujo

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