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Documentaición y manejo de la información


Enviado por   •  14 de Febrero de 2019  •  Informes  •  1.229 Palabras (5 Páginas)  •  61 Visitas

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ACTIVIDAD DE APRENDIZJE 1

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Para este ejercicio el escenario será que la compañía “Barrera e Hijos: Montajes Metalmecánicos”, se está acogiendo a la normatividad vigente para la organización de su empresa en pro de las certificaciones correspondientes, implementando un Sistema de gestión de la Calidad.

Por lo tanto, lo primero que realiza es la organización y clasificación de las áreas de la compañía, y así mismo se maneja la documentación.

La documentación se categoriza, entre interna y externa, en seguida se clasifica de acuerdo al área de la compañía a la que pertenece, para mayor organización se debe establecer un sistema de codificación, de manera que se pueda hacer un inventario organizado del archivo.

El equipo de trabajo de la empresa debe ser muy responsable con los registros de la documentación para evitar mal manejo de la misma.

1. ¿Qué se debería hacer?

El objetivo principal es organizarla. Para esto se debe establecer categorías que permitan facilitar el orden de la misma. Para ello los pasos a seguir deben ser:

• Clasificar la documentación entre interna y externa.

• Clasificar de acuerdo a cada área de la compañía.

• Organizar un “inventario de documentación”, el cual permitirá registrar qué entra, qué sale y el lugar donde se encuentra ubicado el archivo. Esta estrategia se puede implementar tanto para lo físico como lo digital.

• Idealmente, la documentación interna se debe empezar a manejar de manera digital, ahí es donde entra la codificación de la misma. Se podría establecer un sistema de resguardo de la información para salvaguardar la confidencialidad e integridad de la misma. Para esto se puede hacer uso de las herramientas tecnológicas.

2. ¿Por qué es importante organizar los documentos?

La documentación de una compañía es lo que respalda todo proceso y procedimiento que se haya realizado en ella, por lo tanto, la óptima organización de la misma va a permitir hacer más eficiente el uso de la información contenida en ellos, ya que su consulta se facilitará bastante.

Salto de página

3. ¿Ayudará la compra de archivadores con el manejo de documentos? ¿Por qué?

La compra de estos elementos ayudará, siempre y cuando previamente se haya establecido un óptimo sistema de archivo que considere la clasificación de los documentos por:

• Área de la compañía a la que pertenece

• Categoría (interna o externa, por ejemplo)

• Tipo de documento (formatos, facturas, cotizaciones etc.)

4. Concepto de documentación y cuadro comparativo con las definiciones encontradas.

DEFINICIÓN FUENTE

Significado de la palabra 1. f. Acción y efecto de documentar.

2. f. Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.

3. f. Disciplina que se ocupa de la recopilación, organización y gestión de documentos o datos informativos. https://dle.rae.es/?id=E404X8H

La documentación es simplemente la ciencia que estudia los documentos, relacionada con la biblioteconomía por un lado y con las ciencias de la información por otro. También se conoce bajo este nombre al conjunto de documentos que tratan sobre un mismo asunto o tema, e incluso en un sentido más estricto, como los papeles oficiales que prueban la identidad de alguien o acreditan alguna cosa (documentos de identidad, permisos de conducir...). https://sistemas.com/documentacion.php

Concepto y contexto científico La Documentación, actividad de comunicación humana, se ocupa de los procesos de transferencia de la información, desde su generación hasta su uso. Estos procesos incluyen la selección y adquisición, organización, interpretación, almacenamiento, recuperación y difusión de información contenida en cualquier tipo de soporte. https://webs.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema2.htm

5. Línea de tiempo: Historia de la información y documentación de las instituciones documentales.

ACTIVIDAD

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