Ensayo “Importancia de los Archivos”

Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ARCHIVO UNA DISCIPLINA QUE SE ADAPTA A LAS CIRCUNSTANCIAS

Los archivos son documentos almacenados que permiten a una persona u organización mantener registro histórico de los procesos y/o procedimientos, importantes para manejo de trazabilidad o para presentación como prueba ante algún estamento público o privado.

Desde el momento que en la sociedad apareció la escritura se empezaron a crear los sistemas de archivo pues junto con esta nace la necesidad de contar con un registro que se pudiere consultar de manera posterior, con el fin de dejar conocimientos a las generaciones futuras, evolucionando desde las tablas sumerias con símbolos cuneiformes hasta las grandes bibliotecas Griegas del siglo  VI A.C., a lo que se sumaron archivos bien estructurados como el archivo de la Corona del siglo XIV, fue entonces cuando en el desarrollo de la Revolución Francesa en el siglo XIX apareció el concepto de archivista, una persona encargada de custodiar todos los documentos importantes dentro de cualquier entidad.

Desde esa época a nuestros días se han evidenciado grandes cambios en la forma como se conservan los documentos, pues hoy en día se usa con mayor frecuencia la digitalización de la información por la facilidad de acceso a ella, al igual que al estar almacenada en la nube se puede consultar desde cualquier parte del mundo solo con conectarse a internet.

Sin embargo no hay que desestimar la relevancia de mantener archivo físico pues hay documentos que por su importancia deben ser conservados, como la historial laboral, contratos, resoluciones, entre otros.

Los archivos se clasifican así:

• Según la organización: puede ser descentralizado, que es independiente de los procesos archivísticos y lo lleva cada dependencia y centralizado que es cuando una sola dependencia controla los documentos de  toda la organización.

• Según su uso: existen estás subdivisiones: Activo, documentos del año actual o anteriores que se encuentran en proceso de tramitación; Semiactivo, varían en su periodo de conservación y su consulta es menor e Inactivo, documentos con durabilidad perpetua en su conservación.

• Según su naturaleza: se clasifican en Públicos, pertenecientes a entidades del estado, Privado de interés público, documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público; Privado, documentos de personas naturales o jurídicas.

• Según el ciclo vital: Son archivos de Gestión: aquellos documentación depositada y sujeta a consulta por toda la organización; Archivo Central: que es una agrupación de documentos de todas las dependencias vigentes pero que se consultan con menor frecuencia y el archivo histórico, que son documentos transferidos desde el archivo central al de conservación permanente.

Los archivos se categorizan en Colombia de acuerdo a la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, que el ente encargado de regular las sanciones y determinar responsabilidades de acuerdo a las entidades que administra a nivel territorial o estatal.

Existen encargados de manejar el archivo, denominados archivistas, personas idóneas y capacitadas en el tema de la conservación de documentos, que cuentan con cualidades innatas como el orden, la responsabilidad, la inmediatez, cordialidad, concentración y por obvias razones teniendo en cuenta la importancia de su labor dentro de la organización el sigilo profesional.

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