Ensayo importancia de los archivos

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son entendidos como un documento o un conjunto de ellos, independientemente de su fecha, su forma o soporte material, los cuales se acumulan mediante un proceso natural en el transcurso de la gestión de una persona o institución pública o privada, éstos son conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución. Teniendo en cuenta su definición, ya se puede observar por qué son tan importantes, porque son un soporte fundamental tanto para personas y organizaciones, pero a continuación se hará mayor profundización en las razones que explican por qué estos elementos son tan importantes y las funciones y utilidades que los destacan.

Para empezar, teniendo ya una noción del concepto de archivo, es importante mencionar que su origen documental,  “la etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos” (Alquiblaweb, 2012), desde aquí se empieza a notar una evolución en el concepto pues en Roma es que se le empieza a dar una utilidad parecida a la actual, claro está, ahora no solo se archivan los documentos públicos, sino privados y de distinta naturaleza y clasificación, ahora tal vez se puede decir que han cobrado mucha más importancia, porque el mundo empresarial los archivos son absolutamente necesarios.

Seguidamente, si nos basamos en la clasificación de los archivos, también podemos comprender su importancia, por ejemplo, de acuerdo a su finalidad, pueden ser administrativos o históricos, mientras los primero sirven como fundamento para la gestión administrativa, los segundos adquieren un valor de prueba para la investigación histórica y pasa al servicio de la cultura, luego de haber sido de uso público. De acuerdo con su edad, pueden ser de gestión que son aquellos que dependen de los funcionarios y se manejan en las oficinas, depósito central, cuando ya han cumplido su ciclo de gestión, intermedios cuando han sido transferidos desde el depósito central para luego convertirse en los ya mencionados archivos históricos o permanentes, que como se puede observar, todos son esenciales para llevar a cabo una buena y bien documentada gestión empresarial.

Sumado a lo anterior, los archivos se pueden clasificar por su naturaleza jurídica, ahí también cobran gran relevancia porque pueden por ejemplo ser archivos públicos que son aquellos que se conservan en instituciones públicas, que son esenciales porque hay que tener en cuenta que estas entidades son fundamentales para la sociedad, de ellas dependen  muchos beneficios y recursos que se les ofrecen a las comunidades a nivel local, municipal, departamental, etc., incluso, dentro de estos archivos se conservan documentos con gran valor histórico para el Estado.

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