Implementación sistema de gestión administrativo automatizado

Propuesta Técnica Económica

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO AUTOMATIZADO

Cooperativa de Servicios de Agua Potable Campanario

Luis Muñoz Marry y Francisco Montesinos Palma, Ingenieros

Diciembre 2014

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1. Introducción

El presente documento, constituye la propuesta técnica y económica para la implementación de un sistema de gestión automatizado, destinado a apoyar la gestión administrativa de la Cooperativa de Servicios de Agua Potable de Campanario.

Habiéndose determinado la necesidad por parte de la Cooperativa, de contar con un sistema computacional a medida, que se ajuste a los procesos y procedimientos particulares de la organización, y que además permita aumentar los niveles de servicio a sus clientes a través de una mayor disponibilidad de información; se presentan los alcances técnicos y económicos de la propuesta para la instalación de un sistema de software orientado a cubrir dicha necesidad.

2. Propuesta técnica

2.1. Objetivos generales

• Aumentar la capacidad y rendimiento en el manejo y tratamiento de la información para satisfacer las actuales y futuras demandas, con una proyección mínima de 10 años.

• Disminuir considerablemente los costos operacionales, administrativos y de mantención.

• Reforzar el posicionamiento de la organización a través de una marcada presencia web, proyectando una imagen de líder en tecnología de información.

• Optimizar el acceso, presentación y entrega de información a socios y clientes, extendiendo estas funcionalidades al sistema remoto en Internet.

2.2. Ámbito y funcionalidad del sistema

Para cumplir con los objetivos anteriores, el sistema debe llegar más allá de los límites de la organización, proyectándose en Internet y así los clientes y socios puedan interactuar directamente con él. De acuerdo a esto, la funcionalidad total estará dada por la interacción de los siguientes subsistemas:

• Subsistema Local: Software que reside en la red local de la organización, que incorpora las siguientes funcionalidades:

• Generación de reportes con información estadística y administrativa.
• Generación de boletas, comprobantes de pago y aviso de pago.
• Generación de planillas para las diferentes funciones operativos.
• Consulta y actualización de toda la información referida a servicios, socios, parámetros operacionales, parámetros de configuración, etc.
• Gestor de códigos de barra, que permitirá codificar toda la documentación mediante códigos de barra aumentando de esta manera considerablemente la eficiencia en la digitación y la significativa disminución de errores de digitación.
• Generación de credenciales de socios

• Subsistema Remoto en línea: Software que reside en el servidor remoto en Internet y que incorpora las siguientes funcionalidades:

• Página web oficial de la cooperativa con nombre de dominio propio
• Consulta y actualización de datos referida a los socios. Ejemplo: usuario, password, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
• Consulta del historial comercial y de consumo.
• Consulta e impresión de avisos de pagos electrónicos.
• Generación de reportes con información estadística del socio.
• Comunicación a través de mensajería electrónica.
• Como servicio añadido, contar con casillas de correos institucionales con el nombre de dominio, como por ejemplo: servicio@apr-campanario.cl

• Subsistema Portátil para Android (Tablet y Smartphone): Software que funciona en dispositivos móviles de bajo costo, como Tablet y teléfonos móviles inteligentes. Este sistema de captura de datos automatizado elimina por completo la digitación y los errores por transcripción de los datos numéricos. Además, considera el tratamiento de los consumos en forma segmentada, permitiendo la generación parcial de avisos y boletas, sin la necesidad de tener todos los consumos definidos. Entre sus características se mencionan las siguientes:

• Conexión WiFi
• Instalación fácil y rápida
• Incorpora base de datos sincronizada
• Control de acceso
• Actualiza base de datos local
• Permite validar y verificar registros
• Despliegue de antecedentes de socio
• Permite registrar orden de lectura y antecedentes de consumo anteriores.
• Autonomía de 12 horas aproximadamente

2.3. Tecnología Utilizada

Es necesario mencionar que los recursos utilizados tanto para el desarrollo del software, como para la gestión de las bases de datos corresponden a herramientas de última generación, cuya calidad ha sido probada en numerosos sistemas pertenecientes a importantes organizaciones nacionales e internacionales.

• Plataforma Local: Windows (en cualquiera de sus versiones)
• Plataforma Remota: Linux Red hat
• Sistema Operativo Móvil Android
• Arquitectura: Multicapa
• Gestor de base de datos: Firebird 2.5 y MySql
• Lenguaje: PHP

2.4. Licencias y código fuente

El total de las herramientas de desarrollo y de gestión de base de datos propuestas en el presente documento están bajo el concepto de “software libre”, por lo que no es necesaria la adquisición de ninguna licencia adicional a la otorgada por el desarrollador del sistema, para su uso y explotación.

Por otra parte, una vez finalizada la implantación, el código fuente quedará en manos de la cooperativa, con la finalidad de disminuir el nivel de dependencia con el desarrollador y de esta forma las mantenciones futuras, tanto de corrección como de incorporación de nuevas funcionalidades, las podrán realizar cualquier persona que conozca los lenguajes utilizados.

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