Intranet En Las Empresas

Las Intranets como apoyo a las áreas funcionales de la organización

Las intranets son económicas, escalables para expandirse o contraerse conforme cambian

las necesidades, y son accesibles desde la mayoría de las plataformas computacionales. Mientras

que la mayoría de las compañías, sobre todo las más grandes, deben apoyar una multiplicidad

de plataformas computacionales que no se pueden intercomunicar, las intranets proporcionan

una conectividad instantánea, uniendo a todas las computadoras en un solo sistema de red,

virtualmente transparente. El software de la Web presenta una interfaz uniforme que se puede

utilizar para integrar procesos y sistemas diferentes de toda la compañía, facultando a los

empleados a tomar acciones importantes para las operaciones de una compañía.

Las intranets pueden ayudar a las organizaciones a crear un entorno más rico con

capacidad de adaptarse a las circunstancias. Las aplicaciones corporativas internas basadas en

el modelo de página Web se pueden hacer interactivas utilizando varios medios, texto, audio y

video. Un uso principal de las intranets ha sido crear depósitos de información en línea que se

pueden actualizar con la frecuencia necesaria. Catálogos de productos, manuales de empleados,

directorios telefónicos o información de prestaciones, se pueden revisar inmediatamente que

ocurren cambios. Esta publicación "orientada a eventos" permite a las organizaciones responder

con mayor rapidez a las condiciones cambiantes que la publicación tradicional en documentos,

la cual requiere una programación rígida de la producción. Los documentos disponibles ahora

mediante las intranets siempre pueden estar actualizados, eliminando así los costos de papel,

impresión y distribución. Por ejemplo, Sun Healthcare, una cadena de enfermeras e instalaciones

de cuidados a largo plazo, cuyas oficinas centrales están en Alburquerque, Nuevo México, ahorró

400.000 dólares en costos de impresión y de correo cuando instaló su boletín corporativo en una

intranet. El boletín se distribuía a más de 69.000 empleados en 49 estados.

Estudios conservadores del rendimiento sobre la inversión (ROI) de las intranets muestras

ROI's de 23 a 85% y algunas compañías han informado de más del 1000% (para un análisis más

detallado [2] [3]). Por ejemplo, Mitre Corporation informó que su inversión de 7.900 millones de

dólares en el entorno colaborativo de intranet, produjo 62.100 millones de dólares en reducción

de costos e incremento de productividad. Mitre también obtuvo beneficios no cuantificables como

una calidad más alta y soluciones más innovadoras para los clientes (ver también [6]). La Tabla 1

resume los beneficios de las intranets para las organizaciones:

Conectividad: Accesible desde la mayoría de las plataformas computacionales [5] [7]

Se pueden enlazar a sistemas corporativos internos y bases de datos de transacciones principales

[7]

Pueden crear aplicaciones interactivas con texto, audio y video [5] [7]

Escalable a plataformas computacionales más grandes o más pequeñas según cambien los

requerimientos [7]

Fáciles de usar, con una interfaz Web universal [7]

Bajos costos de arranque [5] [7]

Entorno de información rico y con capacidad de adaptarse a las circunstancias [4]

Costos reducidos de distribución de la información [5] [7]

Tabla 1. Beneficio de las intranets para las organizaciones

Las intranets y la colaboración en grupo

Las intranets proporcionan un rico conjunto de herramientas para crear entornos

colaborativos en la que los miembros de una organización pueden intercambiar ideas, compartir

información y trabajar en conjunto sobre proyectos y asignaciones comunes independientemente

de su ubicación física. Por ejemplo, Noranda Inc., una importante compañía minera canadiense,

utiliza una intranet para dar seguimiento a su investigación de exploraciones de minerales en una

docena de oficinas en Norte y Sudamérica, Australia y Europa.

Algunas compañías están utilizando las intranets para crear entornos colaborativos

empresariales que enlacen diversos grupos, proyectos y actividades a través de la organización.

Por ejemplo, Mitre Corporation, quien dirige trabajos de investigación y desarrollo para el

gobierno federal estadounidense, construyó un entorno colaborativo llamado Mitre Information

Structure para compartir información de personal, planeación y proyectos. Esta intranet incluye

un directorio corporativo con nombres, números telefónicos y CV de los empleados de Matre;

un Lessons Learned Library, con las mejores prácticas y lecciones aprendidas de los 10 años de

proyectos de Mitre, y características para llenar informes de recursos humanos, como registros de

horas trabajadas, solicitudes de servicio y formularios de inventarios y seguimiento.

Aplicaciones de Intranets para negocios

Las intranets pueden ser implementadas en todas las áreas funcionales de la empresa, facilitando

a las organizaciones la administración de más procesos de negocios. La Figura 1 ilustra algunas

de las aplicaciones de intranets que se han desarrollado para finanzas y contabilidad, recursos

humanos, ventas y marketing, y manufactura y producción.

Aplicaciones funcionales de las intranets

Finanzas y Contabilidad

Muchas organizaciones tienen sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) extensos

que recaban los datos operativos de las actividades financieras y contables, pero sus sistemas

tradicionales de informes gerenciales, como sistemas de mayor general y hojas de cálculo, con

frecuencia no pueden dar esta información detallada en conjunto para tomar decisiones y la

medición de desempeño. Las intranets pueden ser muy valiosas para finanzas y contabilidad

porque pueden proporcionar una visión integrada de la información financiera y contable en línea,

y en un formato fácil de usar. La Tabla 2 da algunos ejemplos:

Organización

Aplicación de intranet

J.P. Morgan Chase

Sistema basado en Web y en el software de Hyperion Solutions. Maneja la forma en que las

unidades corporativas se cobran mutuamente servicios proporcionados dentro de la corporación.

El software consolida la información de una serie de sistemas de negocios y contabilidad y da

a los usuarios páginas personalizables que muestran los montos se le están facturando a sus

departamentos por servicios como procesamiento de información o uso de las salas de juntas. Los

usuarios pueden comparar las facturas reales con las cantidades que pronosticaron y profundizar

para obtener información adicional.

Cisco Systems

Las ventas y datos financieros relacionados se actualizan tres veces al día y las cifras de ingresos

netos, márgenes, pedidos y gastos están disponibles al instante para los gerentes a través de una

intranet. La compañía puede cerrar sus libros 24 horas después del final de cada trimestre.

British Standards Institution (BSI)

Sistema de informes basado en Web que utiliza software Crystal Decisions. Permite al

departamento de finanzas supervisar cada día de ingresos no facturados o deudas sin pagar.

Charles Schwab

Aplicación SMART de informes y análisis que da a los gerentes una visión de conjunto de las

actividades financieras de Schwab, incluyendo una plantilla de evaluación de riesgos que les ayuda

a evaluar nueve categorías de riesgo. La intranet de Schwab también proporciona el sistema de

informe en línea FinWeb General Ledger en un formato fácil de asimilar.

Tabla 2. Las Intranets en finanzas y contabilidad

Recursos humanos

Las responsabilidades principales de los departamentos de recursos humanos

comprenden mantener informados a los empleados sobre los problemas de la compañía y

proporcionar información de los registros personales y prestaciones de los empleados. Recursos

humanos puede utilizar las intranets para publicar en línea manuales de políticas corporativas,

asignación de puestos y transferencias internas de puestos, directorios telefónicos de la compañía

y clases de capacitación.

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