LA EMPRESA INDUSTRIAL

LA EMPRESA INDUSTRIAL

LONGEVIDAD EMPRESARIAL

Es preciso hacer una distinción clara entre las empresas “vivas” que pretenden perpetuarse, precisamente como las especies u organismos y las empresas “económicas” que sólo viven para la maximización de la ganancia y de la riqueza para una minoría; las primeras son las que tienen longevidad. Las empresas “económicas” tienden a morir pronto porque sus líderes y cuadros se concentran en la “producción” y en el lucro y se olvidan de que la empresa es una institución - como otras - que es una comunidad de seres humanos que deberían estar en el negocio para sobrevivir, y no para morir pasado algún tiempo.

LOS MATUSALENES DEL CAPITALISMO

Fechas Empresa País de origen

1288 Stora Suecia

1590 Sumitomo Japón

1697 Mitsui Japón

1802 Du Pont EUA

1837 Procter & Gamble EUA

1847 Phillip Morris EUA

1847 Siemens Alemania

1850 Wal-Mart EUA

1883/1890 Daimler-Benz Alemania

1890 Mitsubishi Japón

1891 Merck EUA

1892 GE EUA

1892 American Express EUA

1902 3M EUA

1903 Ford EUA

1907 Royal Dutch / Shell RU / Holanda

1908 GM EUA

1911 IBM EUA

1915 Boeing EUA

Candidatos más recientes

1945 Sony Japón

1968 Intel EUA

1975 Microsoft EUA

Los cinco ingredientes del elixir de la longevidad.

$ Sensibilidad al medio circundante, capaz de llevar la empresa a aprender a adaptarse, lo que es el corazón del aprendizaje organizacional y de la gestión para el cambio.

$ Cohesión interna, en torno de un sentido de identidad y de comunidad, en el que el núcleo del personal de la empresa se forma a lo largo de años.

$ Tolerancia con el pensamiento no convencional, la excentricidad, apertura a nuevas ideas y a la primacía de la experimentación, pues los negocios del futuro pueden no tener nada que ver con los del presente.

$ Conservadurismo financiero, no desperdiciando recursos, de manera de ganar flexibilidad de decisión en los momentos en que es preciso invertir, sin tener que depender de terceros.

$ Sucesión en el liderazgo y en el núcleo de cuadros que dominan las competencias de la empresa, de modo que aseguren la continuidad.

INTRODUCCION

La empresa puede definirse como un sistema social cuyo objetivo es la producción de bienes y/o servicios, que realiza una contribución y un aporte social consecuencia del logro de su objetivo. Bajo el marco de este concepto, la empresa es un organismo social que contribuye a la renta nacional, en los ingresos económicos del Estado mediante el pago de sus impuestos, ingresos a las familias mediante el salario que reciben sus trabajadores y permiten la pervivencia de sus proveedores. Además de contribuir con el aporte social de generación de empleos y realizar las innovaciones de productos que benefician a la sociedad, la empresa, a través del comportamiento altruista debe impulsar el mejoramiento del entorno donde realiza sus actividades; pues la empresa es un sistema social que funciona dentro de otro sistema mayor, que se llama sociedad.

1.1. LA EMPRESA COMO UNIDAD ECONOMICA Y FUNCIONAL.

1.1.1. Necesidad, Recursos, Producción.

Las empresas, han sido creadas y diseñadas para satisfacer necesidades de los hombres y de las comunidades.

$ Necesidad: falta o carencia de todo aquello que se requiere para la conservación y desarrollo de la vida. Maslow tiene 5 necesidades: fisiológicas, seguridad, sociales, estima y autorrealización. McClelland por tanto postula con: logro, afiliación y poder.

$ Recursos: son escasos; la escasez es una medida de valor que asignamos a las cosas que necesitamos. La transformación de los recursos lleva a la producción.

$ Producción: proceso de conversión o transformación de determinados recursos más otros, dan lo que denominamos: BIEN; cuando no existe la transformación física, lo llamamos: SERVICIO.

Podemos clasificar los bienes en: Bienes de consumo, intermedios y de capital.

1.1.2. Empresa: Concepto y Tipología.

La Empresa es un organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y prestar servicios que satisfagan las necesidades de la comunidad.

Tipología por actividad o giro:

$ Empresas Industriales (fábrica de calzado, muebles, etc.).

$ Empresas de servicio industrial (garaje, lavaseco, etc.).

$ Empresas comerciales (compra–venta: autos, supermercado, etc.).

$ Empresas mixtas o multiactivas (bienes y servicios).

$ Empresas de servicio comunitario (hospital, correos, etc.).

Tipología por Estructura Jurídica y Social:

$ Empresas unipersonales: único propietario, persona natural.

$ Empresas sociedad de personas o colectivas: socios, K, Resp. Ltda.

$ Empresa de S.A. o K: acciones, directorio.

$ Sociedades Comanditarias: uno K, el otro Administración.

1.1.3. Relaciones de la Empresa.

La empresa debe relacionarse con personas, instituciones y otras empresas.

$ Medio externo: consumidores, proveedores, dueños, bancos, organismos gubernamentales.

$ Medio interno: personal, cumple relaciones con todas las áreas funcionales de la empresa.

Estas relaciones originan una serie de tareas o actividades necesarias de realizar. Se tienen las actividades a realizar son funciones:

$ Operativas: actividades que influyen directamente con el procedo productivo.

$ Asesoras: actividades de servicio, staff.

Estas actividades hay que realizarlas con eficiencia y eficacia:

$ Eficiencia: optimización de la relación entre un resultado y un esfuerzo o recurso utilizado para la obtención de este resultado. Es relativa.

$ Eficacia: se refiere exclusivamente a la consecución de ese resultado u objetivo, sin importar el costo de lograrlo. Es absoluta.

Lo que permite vivir a las empresas no es más que su efectividad y su eficiencia. Si no hay eficiencia, no hay futuro. No hay empresas eficientes ni empresas ineficientes, sino simplemente hay empresas más eficientes que otras. La administración es la herramienta o conjunto de herramientas que se vale el administrador para llevar la empresa a la eficiencia.

1.1.4. Funciones de la Empresa.

Las funciones siempre están, aunque no se presenten de un modo explícito o formal en la organización.

$ Función social: satisfacción de necesidades reales de los consumidores y como fuente estable de trabajo y de satisfacción de necesidades de sus trabajadores apuntando a una mejor calidad de vida.

$ Función administrativa: optimiza el resultado global de la empresa y no el de sus partes aisladas, lo que es un aplicación directa de los principios de sinergia y sub-optimización.

$ Funciones ambientales: funciones originales: comercialización, compras, producción, personal, contabilidad, costos, finanzas, asesorías, informática.

1.1.5. Las funciones ambientales de la empresa.

$ Comercialización (función operativa). Ventas es la función que caracteriza a la empresa. Es la fuente básica y permanente de financiamiento. Se cae en la necesidad de captar máximo del mercado basándose en los gustos y preferencias de los consumidores (marketing) por medio de la inversión en el mercado, así se define el producto, cantidad y calidad, luego el precio, promoción y canales de distribución.

$ Compras (función operativa). Para producir hay que comprar en un empresa comercial. Técnica básica: administración de materiales que incluye control de inventarios para saber cuando y cuanto comprar. El lote económico de compra se encarga de que no falte ni sobre materiales. Se analiza también el proveedor apropiado.

$ Producción (función operativa). Función que caracteriza a la empresa industrial y la hace diferentes a la comercial. Se preocupa de: diseño técnico de los productos a fabricar, ingeniería de proceso (proceso productivo, selección de la maquinaria, lay out de la planta, equipos de líneas), programación y control de producción, control de calidad, manutención.

$ Personal (función asesora). RRHH, persigue utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible. Se preocupa de la obtención de personal, reclutar, selección, contratación, inducción. Una vez contratado deben ser mantenido y capacitado, ver su seguridad, bienestar social, capacitación, relaciones sindicales. Integración fuerza laboral, atrae motivación.

$ Contabilidad (función asesora). Detectar balance de la empresa (activo, pasivo, capital), es una fotografía. Construye el eje de la información. Permite la toma de decisiones por parte de las funciones operativas y administración en general. Ve lo tributario, los dividendos.

$ Costos (función asesora). Calcula lo más aproximado cuanto cuesta a la empresa la producción. Se tienen costos directos e indirectos. Refleja una base para fijar precios, preparar presupuestos. Ver que producto tiene más rentabilidad.

$ Finanzas (función operativa). Se persiguen 2 objetivos básicos: Liquidez: proveer fondos para cumplir compromisos financieros, utilizando herramientas de análisis financiero (estudio de solvencia), y presupuesto de caja (comportamiento futuro). Rentabilidad: maximizar las utilidades utilizando análisis económico (índices), presupuestos operacionales (estimaciones), presupuesto de equipos (cantidad mínima de producción para cubrir costos).

$ Asesoría jurídica (función asesora). Ve las regulaciones del estado y relaciones de negocios, en el caso de fusiones, operaciones diversas. Proporciona ayuda en solución de problemas legales, laborales, comerciales, tributarios.

$ Informática (función asesora). Tratamiento automático y racional de la información, en forma óptima y computarizada.

1.1.6. Objetivos de la empresa.

Objetivo esencial: producir bienes y prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

Los objetivos de la empresa ha sido motivo de preocupación y estudio, tanto teórico como empírico. Antes según Peter Drucker, los objetivos específicos eran:

$ Posicionamiento de mercado. $ Prestigio.

$ Innovación. $ Productividad.

$ Altas utilidades. $ Rentabilidad.

$ Responsabilidad social. $ Fuente de trabajo.

En los tiempos actuales, los objetivos deben ser:

$ Compatibles unos con otros. $ Tener algún común denominador.

$ No tienen igual intensidad. $ Se deben priorizar.

$ Establecer plazos. $ ver el futuro de la empresa.

Maximizar Utilidades: Es como una máxima universal, para transitar hacia un estado medio o un instrumento para alcanzar un objetivo superior. Se considera como un medio, más que un fin en sí mismo.

Administración por objetivos (APO): hace hincapié en la participación de los subordinados en la fijación de metas dentro de la estructura establecida por el estamento organizativo o jerárquico superior. Así se obtiene mayor compromiso con las metas, lo que vía motivación, contribuirá a un mejor desempeño y por ende a una más alta probabilidad de cumplimiento de esas metas.

1.2. LA ADMINISTRACION DE LA EMPRESA INDUSTRIAL.

1.2.1. Concepto y características de la Administración.

La Administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

La administración implica realizar trabajo administrativo. La administración tiene propósitos determinados y es intangible. La administración no se ve, pero se siente, lo que se observa en los resultados que produce.

$ Fundamento de la Administración: todas las funciones que se realizan en una empresa deben estar orientada hacia una misma meta y debe existir coordinación entre ellas. Y a la coordinación, entendida como la armonización o sincronización entre las diversas tareas con miras a un objeto común, es su principio orientador y definitorio.

$ La Administración: es un proceso permanente, ininterrumpido y sistemático, que tiende al logro de un objetivo por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos, ok con acciones interrelacionadas y coordinadas. Ello implica, qué deben hacer, determinar cómo lo deben hacer, adoptar las medidas para que lo hagan y verificar la efectividad de sus esfuerzos. Aquí están las funciones de la administración: Planificación, Organización, Dirección y Control.

$ Administrador: Su tarea consiste esencialmente en utilizar con eficiencia los esfuerzos del grupo: el esfuerzo colectivo es hoy un imperativo hacia el éxito de los negocios.

$ Trabajo Administrativo: labores precisas y concretas para administrar una organización.

La administración es tanto ciencia como arte.

$ Ciencia: existe un cuerpo organizado de conocimientos sobre administración, que la explica en verdades generales.

$ Arte: conocimiento práctico, es la habilidad que se adquiere con la experiencia, la observación y el estudio. Exige creatividad. Se puede decir que se complementan para lograr los objetivos.

$ Teoría: es un sistema de leyes científicas que por lo común en la acumulación de experiencias a partir de observaciones empíricas.

1.2.2. Secuencia del proceso Administrativo.

 Prever: estructurar el porvenir y efectuar planes y programas.

 Proveer: organizar, disponer de elementos y recursos necesarios para llevar a cabo dichos planes y programas.

 Actuar: ponerlos en marcha.

La fase de coordinar es la esencia del proceso. El control que actúa como una señal de retroalimentación y rebobina el proceso, ya que el control permite detectar desviaciones respecto al plan (prever), corregir la acción y formular nuevos planes.

La administración como ciencia y práctica, no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los altos mandos: es un proceso que se reparte entre la cabeza y los miembros del cuerpo social, que es la empresa toda. Coordinar la actividad de grupos humanos hacia un fin común.

1.2.3. Evolución de la Administración: Historia.

La administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización humana. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de control de actividades (contables, financieras o de marketing) y de toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos - cualquiera que sean estos- de manera eficiente, es por esto que han creado estrategias y métodos que lo permitan. Esto se ha evidenciado desde el año 400 a.C., cuando lo Egipcios reconocen la necesidad de planear, organizar y controlar los sistemas agrícolas, de pastoreo y comercio con los que contaban. Luego, en el año 500 a.C., la historia nos habla del Imperio Chino, en donde Confucio sentó las bases de la administración China.

Al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la Iglesia Católica Romana, la Compañía de las Indias Orientales, la Compañía de la Bahía de Hudson. Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como "Administración" fueran de uso común.

En el Cuadro 1.1 se puede observar un resumen de lo expresado, con relación a los principales acontecimientos que dieron origen a la Administración y contribuyeron a su evolución y desarrollo.

Cuadro 1.1. Principales antecedentes de los orígenes de la administración.

Años Autores Eventos

2600 a.C. Egipcios $ Descentralización de la organización.

$ Reconocimiento de las órdenes escritas.

1800 a.C Hammurabi (Babilonia) $ Control escrito y testimonial, establece el salario mínimo, plantea que la responsabilidad no puede transferirse

1941 a.C Hebreos $ Concepto de organización.

$ Principio escalar.

600 a.C Nabucodonosor (Babilonia) $ Control de la producción e incentivos salariales.

500 a.C Mencius (China) $ Reconocimiento de los estándares.

400 a.C Sócrates (Grecia)

Ciro (Persia)

Platón (Grecia) $ Reconocimiento de las relaciones humanas, estudio de movimientos, manejo de materiales.

$ Principio de la especialización.

1496 Arsenal de Venecia $ Contabilidad de costos, inventarios y control.

1767 Sir James Stuart (Inglaterra) $ Teoría de la fuente de autoridad.

$ Impacto de la automatización.

1776 Adam Smith (Inglaterra) $ Principio de especialización de los trabajadores.

$ Concepto de control.

1799 Eli Whitney (E.E.U.U) $ Método científico, contabilidad de costos y control de calidad.

1832 Charles Babbage (Inglaterra) $ Reconocimiento y aplicación de prácticas de personal.

$ Planes de vivienda para obreros como incentivo.

1856 Daniel McCallum $ Organigramas para mostrar estructura Organizacional.

1886 Henry Metcalfe (E.E.U.U) $ Arte de la administración, ciencia de la misma.

1900 Frederik Taylor (E.E.U.U.) $ Administración científica, incrementos salariales, estudio de métodos. Tiempos y movimientos, énfasis en las tareas.

Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Teoría General de la Administración. McGrawill. Colombia. 1995.

Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más acertada en que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que hasta la fecha no haya una sola teoría administrativa que sea de carácter universal.

Se observa en el Cuadro 1.2 las teorías surgentes desde 1903 y sus principales pioneros.

Cuadro 1.2. Evolución de la Teoría Administrativa.

Año Enfoques Pioneros

1903 Administración científica Taylor,Gantt, Gibreth

1909 Teoría burocrática Max Weber

1916 Teoría clásica Fayol, Gulik, Urwick

1932 Teoría de relaciones humanas Elton Mayo

1947 Teoría estructuralista Weber, Etzioni

1951 Teoría de sistemas Ludwing Von Bertalanffy

1954 Teoría neoclásica Drucker, O` Donnel

1957 Teoría de comportamiento Hebert Alexander Simon

1962 Desarrollo organizacional McGregor, Argyris

1972 Teoría contingencial Chandler, Skinner, Burns

1.2.4. Principios de las Escuelas Administrativas.

1.2.4.1. Científica.

La administración científica es una filosofía en virtud de la cuál la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente los mejores resultados del trabajo.

$ Estudio y distribución equitativa del trabajo.

$ Control jefe vs obrero, cooperación entre ellos.

$ Agrupación de operaciones.

$ Funciones del administrador.

$ Principios generales de la administración.

1.2.4.2. Burocrática.

$ Tipos de sociedad y autoridad. $ Enfoque de sistema cerrado.

$ Carácter legal de normas. $ Impersonalidad en las relaciones.

$ División del trabajo.

1.2.4.3. Clásica.

$ Su aporte más sólido es que busca principios y conceptos que se puedan aplicar en la administración del trabajo y del personal de una manera productiva; sin embargo, su limitación es que ignora las diferencias que existen entre las personas y las situaciones cambiantes.

$ Por otra parte, en las organizaciones se da lugar a diferentes comportamientos humanos, el que los pioneros se dieran cuenta de esto significó que pasáramos de evaluar los resultados reales y posibles a nivel meramente estructural y maquinal para enfocarnos más en la parte humana (socio-cultural) que toda organización posee. Así aparecen las Teorías de las Relaciones Humanas, el Comportamiento Humano y el Desarrollo Humano.

$ Las reacciones negativas de los trabajadores frente al Taylorismo, propiciaron el nacimiento de la Escuela del Comportamiento Humano.

$ Otorgó mayor importancia al hombre.

$ Promovió la motivación de tipo social y afectivo.

$ Proponía para el hombre un trato justo y digno.

1.2.4.4. Estructuralista.

$ Análisis de las organizaciones. $ Tipología de las organizaciones.

$ Objetivos organizacionales. $ Ambiente y conflictos organizacionales.

1.2.4.5. Sistemas.

$ La organización es un conjunto formado por partes que constituyen un todo coherente y desarrolla un marco sistemático para la descripción del mundo empírico.

$ Interrelación entre las partes.

$ Sistema abierto.

1.2.4.6. Neoclásica.

$ Caracterización de la organización formal.

$ Organización lineal. $ Organización funcional.

$ Línea Staff.

1.2.4.7. Contigencial.

$ Afirma que no existe la “mejor” forma para administrar el trabajo o los individuos que lo desempeñan.

$ Se basa en los aspectos de liderazgo de la Escuela Conductista.

En resumen, luego de la Teoría de Taylor la preocupación se enfocó en la estructura con las Teorías de Fayol y Weber, aparece entonces la teoría estructuralista, más tarde se enfatizó en las personas a través de la Teoría de las Relaciones Humanas complementada luego con las Teorías del Comportamiento y el Desarrollo Humano; por último, surge la Teoría de Sistemas que se basa en el ambiente, posteriormente surge la Contingencial. Pero, no podemos pasar por alto la Escuela Americana que tiene como representantes a McGregor y Drucker. El primero Promovió la Teoría “Y” quien plantea que la motivación, la responsabilidad y el potencial para el desarrollo se hallan en cada individuo, pero es la administración quien tiene la responsabilidad de hacer que la persona las reconozca y desarrolle por si misma estas características humanas. Drucker abogó por la administración por objetivos.

1.3. EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

La administración resuelve el problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para lograr los objetivos predeterminados. Esto se realiza a través de las funciones de la administración o proceso administrativo.

La administración más que una actividad, es un proceso, por cuanto realizan funciones en un cierto orden o secuencia y eso implica un dinamismo interno:

$ En 1º lugar se debe definir qué rumbo tomar, qué actividad iniciar, qué es lo que se quiere lograr, es decir, establecer el objetivo a alcanzar.

$ En 2º lugar, plantear que medios y cómo hacerlo.

$ En 3º lugar, actuar o ejecutar acciones para cumplir.

$ En 4º lugar, realizar un análisis sobre si dicha acción condujo en la práctica al objetivo que se busca: verificar.

1º) PLANIFICACION ==> ¿Qué hacer?

2º) ORGANIZACIÓN ==> ¿Cómo hacerlo?

3º) DIRECCION ==> Hacerlo

4º) CONTROL ==> Verificarlo

Cada una de estas etapas precede a otra en un orden lógico, existe una permanente interrelación y recurrencia entre ellas. Por ejemplo, es necesario planificar el control, pero a su vez controlar la planificación. Las funciones de la empresa deben estar orientadas hacia una misma meta, de un modo coordinado y armónico.

El proceso de la administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Figura 1.1. Elementos del proceso administrativo.

1.4. PLANIFICACION.

1.4.1. Concepto de Planificación o planeamiento.

La planificación es la primera función administrativa y sirve como base para las demás funciones. Determinar las metas u objetivos a cumplir.

Objetivos.

$ Función básica para las otras funciones de la administración; sin la formulación de un objetivo no habría empresa u organización para qué organizar, nadie para dirigir y nada que controlar.

$ Los objetivos son de enorme importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicados.

$ Viejo aforismo náutico: “Si no sabe qué rumbo tomar, ningún viento es bueno”.

$ Son preferibles los objetivos cuantitativos, que tengan una orientación común, jerarquización.

$ El proceso de derrame de objetivos significa que primero se definen los objetivos generales o principales y luego éstos se van extendiendo hacia abajo.

$ La planificación eficaz se basa en hechos, datos e información reales y estimadas pero no en emociones o deseos. Cuando se planifica no significa adivinar el futuro.

$ La labor de planificación es permanente; es una actividad que no termina nunca. Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.

1.4.2. Importancia, principios y limitaciones de la Planificación.

La planificación es económica al concentrar las acciones en un sentido definido y es importante por:

$ Se evitan o disminuyen riesgos innecesarios.

$ Permite el control de la marcha de la empresa.

$ Facilita la coordinación de las distintas funciones de la empresa.

$ Se anticipa a los cambios y así los neutraliza, reduce los riesgos y la incertidumbre; facilita la coordinación y hace posible el control.

Como principios se tiene:

$ Flexibilidad (cambios),

$ Compromiso (motivación, APO), y

$ Contribución (integrados).

Factores que afectan la utilidad y validez de los planes:

$ Costos,

$ Rigidez, e

$ Incertidumbre.

Limitaciones:

$ Poca exactitud en relación con los resultados esperados.

$ Resultado final = resultado planificado (coincide), no quiere decir que la planificación sea buena.

$ Dificultades propias que plantea la actividad de planificar.

$ Retarda la acción y atrofia la iniciativa de los hombres involucrados en el plan.

1.4.3. Tipología de Planes.

Variables de Clasificación: amplitud del plan, especificidad, plazo, nivel.

a) Metas u Objetivos: tipo básico de plan. Actividades futuras y su formulación requiere de planificación, objetivos a mediano y largo plazo.

b) Programas: se identifican mejor con la idea de corto plazo, ejemplo, el programa de trabajo del mes de Mayo.

c) Presupuesto: aspectos financieros de gastos o ingresos, son metas o programas en términos de dinero, van más a corto y mediano plazo.

d) Políticas: fronteras o limites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción. Son las reglas del juego o el trazado de la cancha.

e) Procedimientos: es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar un cierto trabajo u operación.

f) Métodos: menor alcance procedimiento, descripción detallada de cómo se realizará una labor especifica.

1.4.4. Planificación Estratégica y Operativa.

A) Planeación Estratégica: planificación a largo plazo, realizada por la gerencia, considera factores externos e internos que inciden en la formulación de planes de desarrollo macro.

B) Planeación Política: proporciona orientaciones para todo y contribuyen a adoptar medidas que ayuden al cumplimiento de objetivos.

C) Planeación Operativa: formulación compromisos (planes), tiempo (programa), dinero (presupuesto) y trabajo (procedimientos y métodos).

D) Planeación Adaptativa: adaptarse a las condiciones del medio.

La definición de una estrategia arranca de la respuesta meditada y consciente – evitando el autoengaño – a 4 preguntas básica:

$ ¿Cuál es nuestra posición actual en cuanto al mercado, productos y competencia?

$ Si no hiciéramos nada diferente de lo de hoy ¿Dónde estaríamos en 1, 2, 5 o más años? ¿Nos agrada la respuesta?

$ ¿Dónde nos gustaría estar en el futuro?

$ ¿Qué opciones podemos intentar al respecto?

Jerarquía de objetivos. Objetivos o planes operacionales:

$ Regulares: aportan la cuota de estabilidad, a través de metas corrientes propias de toda empresa. Son continuos, recurrentes, ordinarios y esenciales.

$ De Resolución problemas: vendan heridas y atajan la sangre. Son restauradores, curativos.

$ Innovadores: más difíciles: creadores, inventivos, de alto rendimiento, cambian el carácter de la organización, fomentando su crecimiento y desarrollo.

1.4.5. Etapas de la Planificación.

1.4.5.1. Determinación de los objetivos.

Fijar metas y objetivos que se persiguen, ejemplo: presupuesto de caja.

1.4.5.2. Recopilación de Antecedentes.

Para formular el plan.

1.4.5.3. Análisis y Clasificación antecedentes.

Se clasifican para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo buscado.

1.4.5.4. Formulación de Supuestos.

En todo plan, en forma consciente o no, se determinan ciertos supuestos.

1.4.5.5. Formulación Planes alternativos.

Dependen de los recursos con que cuentas.

1.4.5.6. Determinación plan definitivo.

No solo descartar alternativas, sino tan solo tener como orientación fundamental un plan que sea el que realmente dirija la acción.

1.4.5.7. Control de avance del plan.

Comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias que existen y analizar sus causas.

1.4.6. Esquema de contenido de un Plan.

I. Presentación

II. Objetivos

III. Metas

IV. Políticas

V. Estrategia

VI. Acciones y actividades

VII. Recursos

VIII. Presupuesto

IX. Cronograma.

1.5. ORGANIZACIÓN.

1.5.1. Conceptos y factores de Organización.

1.5.1.1. Organización.

Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a cargo estas funciones. Cómo hacer, qué elementos y condiciones son necesarios para obtener el resultado propuesto y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dicho resultado de un modo eficiente. La organización provee los elementos humanos y materiales necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

1.5.1.2. Fundamento esencial.

Se manifiesta en el principio de división de trabajo o especialización, el cual explica, de paso que las empresas tiendan a crecer hacia abajo y más difícilmente hacia los lados o hacia arriba. Nos gusta crear bajo nosotros y tener subordinados, pero no jefes ni iguales.

1.5.1.3. Factores.

Son tres:

a) Estrategia: La planificación determina los objetivos y la estrategia va cambiando en el entorno dinámico, por lo tanto, la organización debe adaptarse a las metas cambiantes (bancos y empresa de seguros ir mejorando constantemente).

b) Tecnología: rol destacado en la definición estructura organizativa (proceso productivo).

c) Estabilidad: mayor solidez de la organización, haciéndola menos permeable y variable (menos sofisticada).

1.5.1.4. Desarrollo Organizacional.

Se preocupa de conocer y sistematizar las ciencias de la conducta humana para afrontar en mejor forma el estado de cambios y vencer la natural resistencia que provoca en las personas y en los grupos interactuantes, busca por definición: la efectividad y renovación de la organización.

1.5.2. Organización formal.

$ Organigrama: representación gráfica o esquemática de las relaciones entre los cargos de una organización. Expresión externa de la organización. Los niveles alternativos se colocan en la parte superior del gráfico y vice versa.

$ Autoridad: el derecho otorgado a una persona para requerir de otra que cumpla ciertos deberes en una determinada forma y dentro de un plazo. La 1º persona supervisa, la 2º es subalterno.

$ Responsabilidad: concepto ligado a la autoridad, es la acción de responder o rendir cuenta por la ejecución de una tarea.

$ Poder: especie de autoridad ganada o adquirida sea por la especialización función desarrollada o características personales.

$ Organigrama funcional: es mas sencillo.

$ Organigrama estructural: más complejo.

$ Comités: organismos muy difundidos y muy discutidos de las organizaciones. Agrupaciones formales de las personas que ocupan determinados cargos, los que se reúnen para decidir o aconsejar sobre materias específicas.

$ Estructura organizativa: funciones ambientales manifestadas en unidades y cargos.

1.5.3. Organización informal.

A veces las relaciones no se dan como se había pensado al establecer nuestro organigrama (seres humanos). Esto está relacionados con las necesidades de Maslow (secundarias: social, psicológicas, autorrealizacion).

Las interrelaciones individuales y de grupos informáticos dentro de la empresa hacen que la real estructura organizativa difiera del organigrama. La existencia de una organización informal puede resultar nefasta en una empresa rígida, sin capacidad de adaptación. En cambio, reconocida y administrada, constituye un rico potencial de organización al servicio de los objetivos de la empresa.

$ Poder Informal: persona que no tiene asignada autoridad formal, ni poder funcional, adquiere un poder especial por entrega espontanea de otras personas que desean ser dirigidas por ella.

$ Amistad: relación de afecto, estima, afinidad y empatía, que brota espontáneamente entre personas de la empresa.

$ Autoridad y Poder: Definición ya hecha de autoridad, quien detenta autoridad es un jefe o supervisor, pues ellos no pueden ejercer exitosamente su autoridad si no adquieren del subordinado el poder necesario para que la acción sea comprendida con buena disposición y eficiencia por parte de éste, es decir, el supervisor efectivo requiere poder además de autoridad.

Tipología de Poder:

a) De recompensa: es el que inspira el jefe por su capacidad de otorgar estímulos o recompensas al subordinado por su desempeño.

b) Coercitivo: la posibilidad de administrar castigos o recompensas negativas, confiere al supervisor esta fuente de poder, a los ojos del subalterno.

c) Legitimo: diferencia o respeto que inspira el jefe, preferentemente por sus condiciones personales (caballerosidad, honestidad, etc...).

d) Referencial: es el más genuino poder informal, dado por el atractivo personal que emana del supervisor, constituyéndose en una especie de modelo (líder – persona) para el subordinado.

e) Experto o profesional: es el poder que surge de los conocimientos, preparación y especialidad del jefe en la materia propia del ámbito de su cargo o función (líder – tarea). El asesor legal de nuestro ejemplo anterior ostenta este tipo de poder.

Poder más singular, poder informal puro, es aquel que adquiere quien no posee autoridad alguna, o bien la tiene en otro ámbito funcional de la organización.

Combinación líder: persona y líder–tarea => líder nato.

El organigrama no suele mostrar la verdadera realidad de las interrelaciones dentro de la empresa.

La empresa se mueve por las variaciones inducidas por la planificación estratégica, el estado de cambios del medio ambiente y la dinámica de grupos informales.

1.5.4. Principios de Organización.

1.5.4.1. División del trabajo.

Especialización lleva a la eficiencia. La repetición de tarea lleva a la especialización.

1.5.4.2. Jerarquía.

$ Cadena de mando: las órdenes de supervisión deben recorrer secuencialmente eslabón cadena.

$ Unidad de Mando: tener 1 solo jefe.

$ Ambito de Control: controlar las actividades y necesidades que la organización la puesto bajo su responsabilidad.

Figura 1.2. Niveles jerárquicos de la organización.

1.5.4.3. Descentralización autoridad.

Cuando un ejecutivo delega, traspasa o entrega parte de su autoridad, pero conserva la totalidad de la responsabilidad. La Autoridad -> se delega. Responsabilidad -> se genera por forma descendente en la organización. Descentralización de la estructura: se refiere a que tan extendida hacia abajo o hacia el lado es la estructura organizativa, 1º: centralizado, 2º más descentralizado.

1.5.4.4. Uso de Staff.

Cargos de líneas que disponen de asesores, a fin de obtener mejores resultados en su trabajo. Solo tienen responsabilidad en el campo de su asesoría, ante la persona a quien prestan el servicio.

1.5.5. Etapas del Proceso Organizacional.

1.5.5.1. Determinación del objetivo.

Antes de organizar debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de ello. El plan constituye, en consecuencia, un paso necesario y previo al proceso de organización.

1.5.5.2. División trabajo global en operaciones parciales (análisis).

El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritas con cierto detalle, desglosándose en operaciones y tareas concretas.

1.5.5.3. Agrupación de las operaciones parciales en unidades administrativas (síntesis).

Departamentalización, criterios de departamentalización:

$ Homogeneidad de las tareas. $ Categoría de operativa de la tarea.

$ Producto (alta especialización). $ Territorio.

$ Cliente. $ Proceso.

$ Equipo de tareas: conjunto de labores de una fuerza o equipo de tareas).

La departamentalización bien realizada debe contribuir a:

$ Coordinación (ayuda). $ Beneficio especialización.

$ Mejorar relaciones humanas. $ Facilitar el control.

$ Disminuir costos.

1.5.5.4. Determinar obligaciones y responsabilidades.

Especificación de cargos, cualquier persona tiene sus deberes y responsabilidad. También se determinan las características personales: requisitos de cargo.

1.5.5.5. Asignación del personal.

Selección del personal adecuado, que cumple con los requisitos.

1.5.5.6. Delegación de Autoridad.

Al personal asignado es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones.

“Una empresa puede tener un cargo y varios puestos”.

1.5.6. Problemas y conflictos de Organización.

a) Excesiva centralización: centralización de autoridad y de estructura organizativa.

b) Descentralización Exagerada: por mucha centralización de descentralización en demasía. Esto tiene connotación en el ámbito de control.

c) Duplicación de tareas: por mala definición de cargos.

d) Areas de nadie: incompleta definición de cargos o hacer el trabajo sucio.

e) Dualidad de mando o dirección: más de un jefe. Saltarse eslabones.

f) Cargos Ambiguos: algunas empresas se preocupan de organizar 1 vez y hasta nunca. Recordar que la organización sigue a la estrategia.

g) Servicio mal asignado: si el departamento personal dependiera de la sub-gerencia de producción.

h) Afán de pertenencia: “Esto lo creé YO y YO lo dirijo”, “La empresa es mía y hago lo que quiero con ella”.

i) Descentralización simulada: con el loable propósito de aislar una parte de la empresa para evaluar su comportamiento, se tiende a considerar esa parte como un todo, cuando en realidad integra una totalidad mayor, que es la empresa.

Conclusiones:

$ Quizás el problema más serio de la empresa es otorgarle demasiada importancia al organigrama.

$ La importancia que se ha concedido a los organigramas es sin duda exagerada y a la luz de todo lo expuesto, resulta anacrónica.

$ Muchas empresas viven reestructurándose, lo que no es malo en sí, pero solo si ello obedece a una planificación estratégica basada en objetivos claros.

$ Ha habido abuso de comités, coordinadores.

1.6. DIRECCION.

1.6.1. Concepto.

“Actuar, hacerlo => Dirección”.

1.6.1.1. Dirección.

Corresponde a una actuación o ejecución que, de acuerdo con la estrategia y alternativa escogida para realizar el plan (organización), conduzca al objetivo o meta que se ha planteado (planificación). Se considera en esta función a las personas de la empresa, relaciones entre ellas y con las distintas circunstancias que se plantean cuando hay un grupo que labora por obtener metas comunes.

“Hacer actuar a otros”. Actuar a través de la gente, pero no a costa de la gente.

1.6.1.2. Elementos necesarios implícitos.

$ El personal se propone realizar una tarea: el personal quiere ser motivado.

$ La tarea es lograr los objetivos fijados: tarea misma.

Tener en cuenta estos 2 aspectos sirve para facilitar la dirección de personal y, como consecuencia, tender hacia la obtención de resultados con eficiencia.

1.6.2. Motivación.

1.6.2.1. Motivar.

Persuadir, inducir, convencer a otros que hagan lo que queremos que hagan. Desde el punto de vista subalterno, nada es más grato que hacer lo que se desea y no lo que le piden.

1.6.2.2. Empatía.

Es un lazo de afinidad y afecto. Cuando alguien nos cae bien, nos sentimos instados a acoger sus sugerencias y pedidos. Es la participación afectiva (y hasta emotiva) del sujeto en la realidad de otro.

Empatía y motivación son conceptos concurrentes y relacionados. La motivación consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo.

Un administrador que no esté motivado hacia el progreso y éxito, difícilmente podrá motivar a los demás. Explota por decir así, las debilidades humanas, de modo de alcanzar un objetivo. Y esas debilidades corresponden a las necesarias que denominamos psicológicas y sociales.

1.6.2.3. Teorías de Motivación.

Desde la perspectiva de la dirección, será inútil ofrecer este tipo de satisfacción, como vía de motivación, si previamente no se garantizan las condiciones para satisfacer la necesidad básica del individuo.

Lo interesante del aporte de Maslow se desprende de este planteamiento: cuando la persona tiene más o menos cubiertas sus necesidades primarias (fisiológicas y seguridad), la mayor satisfacción de estas pierden vigor como elementos motivadores. Es aquí donde cobran pleno sentido y razón las necesidades de afecto, estima y autorreealización, cuya satisfacción motiva en mayor medida, pero solo si las anteriores se encuentran cubiertas.

Las necesidades secundarias de Maslow: sociales, estima, autorrealización.

Mc Clelland: afiliación, poder, logro.

Herzberg: motivación e higiene. Se tienen los insatisfactores: remuneración, seguridad, condiciones de trabajo. Motivadores, satisfactores: logro, reconocimiento, trabajo mismo. Cuanto menos satisfecha esta una necesidad, más poder tiene para motivar. Insatisfacción: factores de higiene. Energizan: factores motivación.

1.6.2.4. Motivación y Mando.

$ Mandar: es el acto de integrar esfuerzos de los miembros del grupo, de modo que, al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades de los individuos y del grupo mismo.

El mando bien entendido no es una dictadura, sino una forma de motivación.

$ Instrumento importante de mando: ORDEN, esta inicia, detiene o modifica la acción y es una exigencia, la que debe ser formulada de una manera que no se note que lo es.

1.6.3. Comunicaciones.

La Comunicación es Bidireccional; si uno habla, el otro escucha. Si uno escribe, el otro lee. Pero el que escucha y lee debe comprender lo mismo que los primeros, sino, no hay comunicación.

$ Tipos comunicación según direcciones: Ascendente, Descendentes y Transversales.

$ Tipos de orden o comunicación: Informativa, Consultas y Ejecutivas (imperativas).

$ Medio de Transmisión: Orales y Escritas.

La comunicación igual que la orden, es una forma de motivación y, como tal, la forma y el medio de comunicación empleados no son menos importantes que la comunicación misma.

$ Comunicación Transversal: comunicación informativa, consultiva (no ejecutiva).

$ Comunicación lineal: B tiene que decir algo a C, pero A lo hace.

Principios elementales de Comunicación:

$ Saber muy bien lo que se quiere comunicar.

$ Comunicar lo justo y necesarios, ni más ni menos.

$ Tener presente que al difundirse la comunicación, ésta puede sufrir alteraciones.

$ Usar símbolos y elementos visuales cuando sea posible.

$ Destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a comunicar.

$ Proceso Comunicacional: Emisor ---> mensaje ---> Receptor ---> Ejecución.

Dos requisitos básicos de comunicación: Si fue buena, en el sentido que ha sido recibida y entendida, y Si fue efectiva, en el sentido que se obtuvo el resultado que buscaba.

1.6.4. Decisiones.

Las necesidades y problemas reclaman las decisiones. Hay que comprender que existen asuntos triviales, información útil y materias que exigen una decisión.

Los administradores hacen de la velocidad de decisión un verdadero estereotipo del buen ejecutivo. En ocasiones, la decisión es rápida y su implementación es lenta.

Variable interpuesta:

a) Alfiler de enlace: punto de enlace diferentes grupos, formales e informales conforman. No solo valemos o servimos para realizar tareas especificas, sino también para relacionar, unir y eslabonar la organización, moldeando una cierta cultura organizacional.

b) Variable interpuesta: tomar la decisión acertadamente. Tiene más sustancia de la que aparenta.

1.6.5. Liderazgo.

“El jefe manda, el líder influye”.

La idea de liderazgo está asociada al concepto de poder informal en general y a los poderes referente y profesional, o también como una característica de ciertas posiciones y las más como un atributo de la conducta. Toda persona posee cierta influencia sobre los demás y con la práctica esta influencia se va haciendo más notoria. Desarrollando esa capacidad para influir en los demás, es posible adquirir poder de conducción. Quien ostenta o adquiere ese poder es un líder, el que induce a sus seguidores a trabajar junto a él por una causa común.

El liderazgo es una consecuencia natural que se da cuando algunas personas se reúnen en un grupo con algún propósito.

$ Lideres situacionales: referirse al hecho que una persona puede ser líder para determinadas situaciones y para otros no (enfoque de contingencias).

Características personales ---> poder referencia ---> lider-persona.

Conocimientos personales ---> poder profesional ---> lider-tarea.

$ Liderazgo transformacional: transformación permanente de uno mismo, una especie de re-ingeniería personal y luego estamos en condiciones de influir en otros, con nuevos paradigmas y conductas.

Exigimos ser consecuentes, antes de pretender el ejercicio cabal del liderazgo.

$ Conclusión: el conocimiento sobre los grupos informales de una empresa, sus motivaciones, necesidades y lideres que surgen en determinadas circunstancias, reviste gran importancia para la administración, toda vez ello facilita una exitosa toma de decisiones y a través de ella, una exitosa dirección.

1.7. CONTROL.

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. Control preliminar (a través de la alimentación adelantada) Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño) Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentación Acción a posteriori (replanificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

1.7.1. El Control y su rol retroalimentación del proceso administrativo.

Reviste vital importancia en la administración en la administración ya que se ocupa siempre:

compras ---> control de inventarios, producción ---> control de calidad, personal ---> evaluación de desempeño.

El control se fundamenta en la existencia de la planificación: si no hay plan, no habría nada que controlar. Es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido cuando hay algo con qué confrontarla o compararla: ese algo es el plan.

El control adecuado favorece las relaciones humanas, la reacción humana ente el control es una consideración clave.

El control debe decirnos por qué se hizo esa acción y quien la hizo, pero no interesa saber detalles de cómo se hizo.

El control es dinámico. Su esencia es arrojar resultados que permitan analizarlos, para luego corregir el plan o planear de nuevo y entonces volver a controlar.

El control se dice es el poder renovador de la administración.

Retroalimentación: el control se basa en una medición que debe ser: completa, objetiva y sensible y ella se realiza a medida que transcurre el proceso de acción y no solo cuando éste termina. El control origina 2 tipos de retroalimentación:

$ Retroalimentación Negativa: no por tener efecto malo o desfavorable sino porque provoca una corriente en sentido inverso al de la desviación: si el desempeño real < planificado, la fuerza correctiva es este caso sería positiva: Morfostasis.

$ Retroalimentación Positiva: lleva al desplazamiento de las metas en la misma dirección de la desviación: el plan se adapta o aproxima al desempeño real: Morfogenesis.

La ausencia del control –derivada de no realizarlo o de la carencia de planes– y el control basado exclusivamente en el tipo de retroalimentación positiva, son agentes de destino, incertidumbre, entropía y caos.

1.7.2. Control y motivación.

Quizás, es posible efectuar el control de un modo silenciosos, sin que los subalternos se enteren de estar siendo controlados. Si se descubre, desmotiva.

Sin embargo, la conducta se verá afectada, como reacción causa-efecto, ante el control, ya que no puede pasar 100% desapercibido.

Es fundamental que los controles se establezcan sobre una base motivacional lo más sólida posible, para lo cual es conveniente tener presente los siguientes aspectos:

$ Retroalimentación del grupo: participación activa del grupo. El enriquecimiento de cargo y la APO también fundamentan en la misma idea colectivista.

$ Necesidades: las necesidades propias de los individuos y de los grupos en que interactuan, también constituyen elementos vitales para que a través del control se pueda contribuir a la satisfacción de ellas.

1.7.3. Tipología de Controles.

Existen muchos tipos de controles, de hecho, tanto como planes.

La encuesta es un instrumento de control de vasta aplicación, que se inserta en un contexto estadístico de control aún más amplio, que es el muestreo (muestra representativa total: caso bolígrafos). En producción por ejemplo: control de calidad.

Se podrían clasificar los Controles en:

$ Cuantitativos (plan de ventas).

$ De calidad.

$ De tiempo (programa).

$ Monetarios (presupuesto).

$ Controles generales:

 Financieros.

 Auditoria (control interno).

 Areas claves

 Control presupuestario.

1.7.4. Principios generales de Control.

a) Principios de Autocontrol: nadie puede ser juez y parte. Es decir, no solo sirve autocontrolarse sino que otros también deben controlarnos. El autocontrol favorece la motivación y es una expresión de enriquecimiento de cargo, por lo que no debe ser descartado, sino más bien complementado.

b) Principio de Excepción: el control se hace más eficiente y se obtienen mejores resultados cuando se concentra en análisis y las correcciones en las desviaciones más importantes o significativas.

c) Principio de Economía: el control tiene un costo. El costo de control debe relacionarse con el valor de la que se está controlando o con las ventajas que se espera obtener de él.

1.7.5. Etapas del Control.

a) Determinar base de control: planes.

b) Medir y juzgar lo realizado -> cuantitativo y -> cualitativo (prestigio).

c) Comparar lo realizado con lo programado (detectar desviaciones).

d) Analizar y corregir desviaciones: tarea + importantes posibilita reformular el plan y adoptar medidas correctivas.

1.8. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE.

Un Sistema de Información Contable puede visualizarse como un enfoque para registrar una gama de transacciones, que va de lo simple a lo complejo, lo cual depende de los procesos subyacentes que describa y para los que se utilicen.

El sistema tradicional de contabilidad (Figura 1.3) es un enfoque de registro de datos temporales, que se inicia en el registro de las transacciones y la acumulación de documentos de apoyo. Esta documentación tiene una gran riqueza de datos, que se van perdiendo al irse utilizando en la elaboración de los informes financieros. Por ejemplo, al registrar una orden de compra se puede observar el tipo, cantidad y costo de los materiales que se van a comprar, así como la fecha y la persona que solicitó los materiales; luego esta compra se ingresa en el Libro Diario, pero sólo por fecha, nombre de la cuenta y monto en dinero. En otras palabras, se elimina mucha información que podría ser útil. A continuación, los montos registrados en el Libro Diario se agregan para el Libro Mayor, haciendo que se pierda mayor información en esta etapa. Por último, los montos del Libro Mayor se resumen en los Informes Financieros, donde se pierde todavía más información.

Figura 1.3. Sistema de contabilidad de registro de datos temporales.

Figura 1.4. Sistema de contabilidad de relaciones basada en el registro de datos.

El enfoque de sistemas de una empresa moderna, es un enfoque de contabilidad de relaciones basada en el registro de datos, que preserva la información. Tal como está representado en la Figura 1.5, el rectángulo representa el nuevo sistema de contabilidad; en este caso, distintos usuarios de la información depositada en la base de datos, pueden obtener lo que necesitan y crear reportes contables a su medida. No se pierde la información, siempre está disponible para otros usuarios con diferentes necesidades. Por ejemplo, si un vendedor prepara un pedido para un cliente conocido, ingresa a la base de datos y recaba la información sobre el nombre y dirección del cliente, el producto ordenado, cantidad, precio y fecha de entrega. Si el gerente de ventas quiere hacer su cálculo para el pago de comisiones de los vendedores, ingresa a la base de datos y recaba la información sobre el precio y cantidad ordenada por cada vendedor. El gerente de producción puede necesitar información sobre el tipo de producto, cantidad y fecha de entrega para programar la producción.

Este cambio, de un sistema de contabilidad con base en reportes externos (sistema tradicional) a un sistema de contabilidad con base en relaciones (sistema moderno) permite el uso de los datos contables para una toma de decisiones con base en información real, por parte de los gerentes y administradores.

Un Sistema de Información Contable utiliza procesos para transformar los insumos en productos que satisfagan los objetivos globales del sistema.

Figura 1.5. Modelo operativo de un sistema de información contable

Recopilación Reportes especiales

Clasificación Estados financieros

Resumen Presupuestos

Análisis Informe de desempeño

Hechos económicos Administración Comunicación personal

INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS

USUARIOS

En este sistema de información contable funcionan varios sub-sistemas y uno de estos puede dividirse en dos sub-sistemas principales: Información de Contabilidad Financiera e Información de Administración de Costos. Si bien no necesitan ser independientes, en términos generales deben estar integrados y poseer bases de datos relacionadas.

Sistema de Información de Contabilidad Financiera.

Es un sub-sistema de información contable cuya prioridad es la obtención de productos para los usuarios externos. Usa hechos económicos bien especificados, como insumos y procesos ajustados a ciertas reglas y convenciones. El objetivo general es la preparación de informes externos (estados financieros) para inversionistas, acreedores, dependencias del gobierno y otros usuarios externos. Esta información se emplea en decisiones de inversión, evaluación de la administración, vigilancia de la actividad y medidas de regulación, entre otros.

Sistema de Información de Administración de Costos.

Es un sub-sistema de información contable que se ocupa de la obtención de productos para usuarios internos utilizando insumos y procesos que han de satisfacer los objetivos de la administración. No está limitado por criterio formal alguno, los cuales se establecen internamente, de acuerdo con los objetivos de la administración. Esta información se emplea para el costeo de servicios, productos y otros objetos de interés de la organización. Brinda información para la toma de decisiones y para la planeación y control. Para contar con información de costos confiable, el Sistema de Administración de Costos debe interactuar entre las diferentes áreas de la empresa que toman decisiones y efectúan evaluaciones (los costos de producción, mercadotecnia, diseño, servicios, etc.).

1.9. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE.

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final del Sistema de Información Contable es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas; por ejemplo, la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

Para instalar un sistema de información de contabilidad financiera se debe seguir los pasos siguientes:

$ Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.).

$ Preparar una lista de chequeo.

$ Elaborar informes.

$ Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento.

$ Diseñar formularios para todas las operaciones.

$ Diseñar reportes.

$ Preparar los libros.

$ Balance inicial

1.9.1. Lista de chequeo.

Es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

1.9.2. Informes.

Expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por: El Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas. También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: Estado de Costo Estimado, Estadísticas de Ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades:

$ Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

$ Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

1.9.3. Catálogo de Cuentas.

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos:

$ Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

$ Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

$ Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

$ Balance General: $ Estado de Resultado:

1. Activo 4. Ingreso

2. Pasivo 5. Costos

3. Capital 6. Gastos

7. Otro ingresos

8. Otros egresos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

1.9.4. Manual de procedimiento.

Es la guía que explica cómo podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

1.9.5. Formularios.

Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:

a) Numeración

b) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

c) Redacción clara, sin errores.

d) Además del original, emitir las copias necesarias

e) Poseer firmas

Entre los principales formularios se tiene:

$ Facturas. Es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

$ Recibo. Es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es conservada por el que lo recibe.

$ Guía de remisión. Es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

$ Ordenes de compra. Es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

$ Nota de débito. Se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

$ Nota de crédito. Es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

$ Cheque. Es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

$ Desembolso de caja. Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

$ Requisición de materiales y equipos de oficina. Es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes se puede mencionar:

$ Nomina. Es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

$ Ventas

$ Compras

$ Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

1.9.6. Estados financieros.

Son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos se tiene el Balance General, el Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.

1.9.7. Los libros de contabilidad.

Son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros donde se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.

1.10. LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE.

Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sería muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

Costos Unitarios.

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:

$ Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales.

$ Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.

$ Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estándares.

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

$ En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.

$ La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.

$ No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.

1.11. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

1.11.1. Ventajas.

a) Un sistema de información de contabilidad financiera razonable permite visualizar en detalle cuáles son las posibilidades de disminuir los costos en la empresa. La disminución de los costos permite entre otras cosas:

$ Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

$ Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

$ El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

$ Permite que el sistema de información de contabilidad financiera constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

b) Un sistema de información de contabilidad financiera razonable sirve para cumplir con las normas gubernamentales de supervisión y control de las empresas. Con la certificación de la norma se proyecta:

$ Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.

$ Existencia de una mejor posición competitiva.

$ La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

$ Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.

1.11.2. Desventajas.

a) Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

b) El sistema origina cierta burocracia.

c) Se necesitan suficientes recursos.

d) Es costoso.

La no aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, incide directamente en la razonabilidad de la información contenida en los estados financieros de las empresas: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo; lo que conlleva a deteriorar la relación con los clientes, proveedores, inversionistas, acreedores y el Estado; porque sin las políticas contables, los resultados obtenidos serán incorrectos, lo que afecta la credibilidad del ente empresarial.

En tanto y en cuanto, la información financiera (estados financieros), no esté formulada en estricta observancia de la Normas Internacionales de Contabilidad y/o Normas Internacionales de Información Financiera, Plan contable General revisado, Reglamento de Información Financiera y Manual de Preparación de Información Financiera, los estados financieros de las empresas no van a conducir a obtener la seguridad razonable de la información financiera y económica.

Algunos auditores, que evalúan la información financiera y económica para usos internos de las empresas; faltan a su profesionalismo cuando pasan por alto la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados y de importantes políticas contables, emitiendo opiniones limpias, siendo posteriormente motivo de reparo por los directorios, asamblea general de accionistas, asamblea general de socios, consejos de vigilancia y otros órganos según el tipo de empresa; lo que origina denuncias por parte de las empresas, contra los Contadores Públicos y los Auditores Independientes en los Colegios Profesionales.

Estas malas prácticas profesionales no sólo se aplican en el territorio nacional en las grandes, pequeñas y medianas empresas, sino con mayor incidencia y repercusión a nivel mundial. Los grandes debacles financieros de empresas como WORLCOM, XEROX CORP., ENRON, TYCO, PARMALAC y otras se han debido a la inadecuada aplicación de políticas contables por parte de los Contadores y a la mala evaluación de las políticas contables por parte de los auditores externos. Esta situación ha tenido efectos negativos en transnacionales de auditoría americanas (Arthur Andersen, DELOITTE & TOUCHE LLP, KPMG, etc.) y en la profesión de auditor externo en general; sin embargo hay que reconocer que por otro lado ha servido para revalorar el trabajo de los auditores internos, quienes han ganado mercados de trabajo en Estados Unidos y Europa.

1.12. SUB-SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTABILIDAD FINANCIERA.

1.12.1. La contabilidad financiera.

La contabilidad financiera o contabilidad externa, también llamada simplemente Contabilidad es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumarizan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica.

La contabilidad financiera es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar en términos monetarios datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa.

La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los Estados Contables o estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

En el Perú, la CONASEV, formuló primero el Plan Contable General (PCG), luego el Plan Contable General Revisado (PCGR), normas contables que sientan las bases de las políticas contables empresariales en nuestro país. También esta misma entidad, formuló el Reglamento de Auditoría y Certificación de Balances (RACB), el Reglamento para la preparación de información financiera (RIF) y últimamente el Reglamento de Información Financiera (RIF) y el Manual de preparación de información financiera (MAPIF). Son las normas contables que deben aplicar los entes empresariales.

El Plan Contable General Revisado reconoce que los principios que se mencionan a continuación son los fundamentales y básicos, para el adecuado cumplimiento de los fines de la contabilidad: equidad, partida doble, bienes económicos, ente, bienes económicos, ente, moneda común denominador, empresa en marcha, valuación al costo, período, devengado, objetividad, realización, prudencia, uniformidad, significación o importancia relativa y exposición.

El Concejo Normativo de Contabilidad de la Contaduría Pública de la Nación, ha aprobado las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) y Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFs) aplicables en el Perú. Estas normas contienen las políticas, procedimientos y todos los aspectos relacionados con la presentación de la información financiera y económica de las empresas.

De Acuerdo el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), el objetivo de la auditoría a los estados financieros de una entidad es determinar si los estados financieros de la entidad auditada, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen.

Historia.

Los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigüedad y de la edad media.

La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades Estado comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas.

El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitió el progreso de las técnicas contables en Oriente.

El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Luca Pacioli. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad.

La Revolución Industrial provocó la necesidad de adaptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de las fábricas y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia.

La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el término procesamiento de datos, y actualmente el concepto de teneduría ha caído en desuso.

1.12.2. Principios generales de la contabilidad financiera.

Los Principios de la Contabilidad son conceptos básicos que han evolucionado en el paso del tiempo y lo siguen haciendo gracias al aporte de los miembros de la profesión; establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y de la presentación de la información financiera que fueron creados por el hombre y se encuentran en el trabajo de los hombres estudiosos de contabilidad. Tales principios hacen más útiles y seguros los estados contables y permiten comparar con mayor facilidad la información financiera de distintas empresas. También se les conoce con el nombre de Postulados o Supuestos. Los informes financieros pueden parecer precisos a causa de sus números netamente integrados, pero son el resultado de un proceso de medición complejo que descansa en un conjunto de suposiciones y convencionalismos que se denominan. Este último término incluye tanto conceptos amplios como prácticos y pautas detalladas, además de las convenciones, reglas y procedimientos, que juntos constituyen la práctica contable aceptada en cualquier tiempo dado.

Los principios de contabilidad llegan a ser “generalmente aceptados” por acuerdo. Aunque se debe expresar, con el uso de este nombre, que la función de formular y emitir normas contables es un proceso formal que sigue con rigor métodos científicos de investigación incluida la prueba correspondiente con su experimentación para dar lugar y validez, en forma precisa a este vocablo “principios”.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) son utilizados en la elaboración del Plan Contable General, que sirve de base para el Sistema de Información de Contabilidad Financiera.

El Plan Contable General reconoce que los principios que se exponen a continuación son los fundamentales y básicos, para el adecuado cumplimiento de los fines de la contabilidad financiera.

1.12.2.1. Equidad.

Es el principio fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento y se enuncia así: “La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que sirven de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses, en juego en una empresa dada”.

Por ejemplo: En una empresa hay 4 accionistas; los cuales son: A, B, C y D. A tiene el 36,50% de las acciones, B el 33,30%, C el 17,35% y D el 12,85%. Si las utilidades ascienden a S/. 10 000, A recibe S/. 3650,00, B S/. 3330,00, C S/. 1735,00 y D S/. 1285,00. Por lo tanto, existe una distribución equitativa de las utilidades entre los accionistas.

1.12.2.2. Partida Doble.

Los hechos económicos y jurídicos de la empresa se expresan en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y en el pasivo (participaciones), que dan lugar a la ecuación contable. Las cosas de valor tangible o intangible que son propiedades de una empresa son denominados contablemente activos. Los derechos de los individuos sobre estos activos se les llama participaciones. Estas participaciones son de dos clases: pasivos, que vienen a ser los derechos de los acreedores que son propietarios ajenos a la empresa y el capital o patrimonio, conformado por los derechos del propietario/s de la empresa.

Los activos de una empresa está relacionado con los derechos que se tengan sobre ellos y como los derechos no pueden exceder a los activos, se deduce que:

Activo = Participaciones

El sistema contable permite registrar a la vez dos aspectos de cada acontecimiento que afecta a dicha igualdad, es decir los cambios en los activos y los cambios en las participaciones.

1.12.2.3. Entidad.

La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos y naturales, así como de capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones enrumbadas a la consecución de los fines de la entidad. Para tal fin se usan dos criterios:

a) Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operación propios; y

b) Centro de decisiones independiente con respecto al logro de fines específicos, vale decir, a la satisfacción de una necesidad social.

Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto al de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.

Por ejemplo: El Sr. Javier es dueño de una empresa individual dedicada a la actividad de zapatería. Javier adquiere un auto, con su sueldo que le corresponde en la empresa; por lo tanto, al preparar y presentar los estados financieros del Sr. Javier se debe hacer la distinción entre la persona física y el negocio de zapatería.

1.12.2.4. Bienes Económicos.

Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que posean valor económico, susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

Por ejemplo: Como bien inmaterial, la marca NIKE, que es reconocida y preferida por el público, por tanto puede ser valuada en términos monetarios ya que le traerá más ganancias a la empresa mediante el franquicias de la marca. Por el lado de bienes materiales, serían las maquinarias de una empresa, las cuales se valoran por su precio de adquisición.

1.12.2.5. Moneda Común Denominador.

Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y comprarlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente se utiliza como común denominador la moneda que tiene recurso legal en el país en que funciona el ente y en este caso el precio está dado en unidades de dinero de curso legal.

Por ejemplo: Todas las transacciones para efectos contables y financieros deben expresarse en una moneda de uso común para todos los agentes económicos. En el Perú, de conformidad con dispositivos legales, la contabilidad de las empresas peruanas registran sus actividades operacionales en nuevos soles (S/.).

1.12.2.6. Empresa en marcha o Negocio en marcha.

Por el cual se considera que la entidad tenga UNA EXISTENCIA permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ello sistemáticamente obtenidos. Cuando las cifras representan valores estimados de liquidación, esto deberá señalarse claramente y solamente serán aceptables para información general cuando la entidad esté en liquidación. Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección.

Por ejemplo: Una pequeña empresa agroindustrial ha firmado un contrato de colaboración empresarial (Joint Venture) por veinte años con una empresa empacadora. Si otra empresa agroindustrial que tiene un trabajo de explotación agrícola de 5 años quiere aliarse con la primera por las máquinas que posee, puede hacerlo ya que puede observarse plenamente la vigencia de veinte años del contrato que tiene la 1º empresa.

1.12.2.7. Valuación al Costo o Valor histórico original.

El valor de costo (adquisición o producción) constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados de situación, en correspondencia también con el concepto de “empresa en marcha”, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el costo (adquisición o producción) como concepto básico de valuación. Por otra parte, las fluctuaciones de valor de moneda común denominador, con su escuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituye, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que en sustancia constituyen simples ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

Por ejemplo: La empresa TEXTILES S.R.L. adquirió una máquina para fabricar chompas, la cual costó S/. 15 000,00, como lo importaron de USA, en flete y seguro se gastó S/. 4500,00, gastos aduaneros S/. 8000,00, en transporte de aduana a su planta S/. 1500,00 y para fijar y preparar la máquina en empresa para su funcionamiento cobraron S/. 1900,00; por lo tanto, en los estados financieros de la empresa, la valuación de la máquina será de S/. 30 900,00.

1.12.2.8. Periodo Contable o Ejercicio.

Es necesario medir las actividades económicas de la empresa de tiempo en tiempo y son periodos relativamente cortos porque la empresa es continua para que se midan las modificaciones de recursos ocurridos durante esos lapsos de tiempo para que así de tiempo en tiempo se conocen los resultados contables y la situación financiera de la empresa hasta el momento de su liquidación y también para satisfacer razones de administración legales, fiscales o para cumplir compromisos financieros. Para los efectos del plan contable general, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio.

Por ejemplo: En nuestro país para fines legales y fiscales el ejercicio contable se mide del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año. Sin embargo las empresas con fines administrativos y financieros pueden medir sus estados financieros anual, semestral, cuatrimestral, bimestral, etc.

1.12.2.9. Devengado.

Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo.

Por ejemplo: El consumo de teléfono del mes de diciembre se paga en el mes de enero, dado que el recibo recién llega en enero, Sin embargo se debe contabilizar como gasto el consumo de teléfono en el mes de diciembre, porque es ahí donde se consumió.

1.12.2.10. Objetividad o Confiabilidad.

Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en términos monetarios.

Por ejemplo: El 30 de octubre la empresa adquiere 25 acciones a S/. 50000,00, sin embargo al finalizar el mes de diciembre sus acciones sólo valen S/. 45 000,00; por lo tanto, para tener un registro objetivo se deben hacer algunos ajustes en la contabilidad y registrarlos a tiempo.

1.12.2.11. Realización.

Los resultados económicos sólo se deben computar cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables, y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer como carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto de “devengado”. La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos que la afectan. Estas operaciones se consideran realizadas por la entidad.

a) Cuando han efectuado transacciones con otros entes económicos

b) Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de los recursos o de sus fuentes.

c) Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de esta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

Por ejemplo: La compra de mercancías a proveedores, la venta de mercancías a los clientes, pago de sueldos al personal, servicio de mantenimiento a las instalaciones, etc. Por lo tanto, sí se puede contabilizar dichas operaciones ya que cumplen con el principio de realización.

1.12.2.12. Prudencia o Criterio conservador.

Significa que cuando se deba elegir entre los valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la participación del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: “Contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”. La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y del resultado de las operaciones.

Por ejemplo: La empresa adquiere una maquina en el mes de octubre de 2005 a un costo de S/. 15 000,00, y al 31 de diciembre de 2005 el valor de mercado es S/. 10 000,00; en los estados financieros se debe tomar el menor valor del activo, o sea S/. 10 000,00.

1.12.2.13. Uniformidad o Consistencia.

Los principios generales, cuando fueron aplicables, y las normas particulares (principios de valuación) utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe señalar por medio de una nota aclaratoria en efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares (principio de valuación).

Por ejemplo: Una empresa agroindustrial, en la cual su maquinaria se deprecia por el método de línea recta, con lo que origina aplicaciones iguales a cada uno de los distintos periodos contables, los estados financieros son de fácil comparación.

1.12.2.14. Significación, Materialidad o Importancia relativa.

Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significado, consecuentemente, se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso, de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta los factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones. También la información de los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados monetariamente. Se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

Por ejemplo: Un faltante de S/. 100,00 posiblemente para una pequeña empresa sea una partida muy importantísima que represente todos sus recursos, en cambio para una gran empresa tal vez sólo represente el importe de algún gasto de un día de una de sus áreas. Por lo que esta pérdida para la gran empresa es insignificante.

1.12.2.15. Exposición.

Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

Por ejemplo: Los estados financieros deben presentarse conjuntamente en todo los casos con sus notas, en la que se detalla en forma clara y comprensible el resultado de las operaciones, los cambios y modificaciones de las políticas contables. Así los usuarios puedan interpretarla.

En el Perú, por mandato de la Ley General de Sociedades – Ley No. 26887, a partir del 01 de enero de 1998 los Estados Financieros deben ser preparados y presentados de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales están contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC´s) adoptadas por la Federación de Colegios de contadores públicos del Perú- Junta de decanos y oficializadas por el consejo Normativo de Contabilidad de la contaduría Pública de la Nación.

De acuerdo a la Ley No. 24680 el Consejo Normativo de contabilidad está encargado de investigar, elaborar y oficializar la normatividad contable que debe regir en el país tanto para el sector público y privado.

Actualmente de acuerdo con el artículo 43° de la Ley No. 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, el Consejo Normativo de Contabilidad es la instancia normativa del Sector Privado y de consulta de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, teniendo como principal atribución, estudiar, analizar y opinar sobre las propuestas de normas relativas a la contabilidad. En aquellas circunstancias que determinados procedimientos operativos contables no estén específicamente normados en algunas de las NIC, deberá aplicarse los criterios expuestos en el marco conceptual de dichas normas, pudiéndose apoyar en procedimientos similares o específicos considerados en los Principios de Contabilidad aplicados en los Estados Unidos de Norteamérica.

1.12.3. Libros de contabilidad

1.12.3.1. Definición e Importancia.

Es el conjunto de registros especiales en los cuales se registran las operaciones mercantiles y administrativas de una empresa, en forma suficientemente clara, detallada, cronológica y ordenada, con la finalidad de mostrar en forma fehaciente la situación en que se encuentra la empresa en un periodo determinado, aplicando las disposiciones legales vigentes y los sistemas contables.

Los libros de contabilidad son importante porque:

$ Permiten registrar los movimientos operacionales de una empresa,

$ Constituyen elementos de prueba, sustentado con los documentos que existen,

$ Se obtienen información de la empresa en cualquier momento,

$ Muestran los Estados Financieros y

$ Mediante ellos seremos justos ante la Ley.

1.12.3.2. Clasificación.

De conformidad con el Art. 33° del Código de Comercio y el Art. 62° del Código Tributario todo negocio (sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables:

1.12.3.2.1. Libros Principales (Obligatorios).

a) Libro de Inventarios y Balances. Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

b) Libro Caja.

c) Libro Diario. Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

d) Libro Mayor. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

e) Libro de Actas (para sociedades).

1.12.3.2.2. Libros Auxiliares (Obligatorios y voluntarios).

Cada empresa determina el número de libros auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros principales y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente, Detalle de las actividades realizadas y el Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.

a) Obligatorios:

$ Registro de Ventas,

$ Registro de Compras,

$ Planilla de Pago de Remuneraciones,

$ Libro de Ingreso para Profesionales,

$ Libro de Retenciones (Art. 34°, D.L. 774) y

$ Transferencia de Acciones.

b) Voluntarios:

$ Libro Bancos, $ Letras por Cobrar,

$ Letras por Pagar, $ Caja Chica,

$ Kardex, $ Libro de Costos,

$ Libro de Importaciones, $ Libro de Exportaciones,

$ Mayor Auxiliar de Clientes, $ Mayor Auxiliar de Proveedores, etc.

1.12.3.3. Regímenes Tributarios.

De conformidad con el artículo 65° del Texto Unico Ordenado del Impuesto a la Renta (D.L. 774) se deben considerar:

1.12.3.3.1. Régimen General.

a) Las personas jurídicas, cualquiera sea su volumen de ingreso o activos totales, están obligados a llevar contabilidad completa o sea los libros principales y los auxiliares.

b) Las personas naturales que desarrollen actividades generadoras de rentas de tercera categoría, es decir, rentas de negocios tales como: industria, comercio o similares; deben considerar lo siguiente:

b.1) Hasta 100 UIT de ingresos brutos anuales; llevarán Libros de Ingresos y Gastos, Libro de Inventarios y Balances, Registro de Compras y Registro de Ventas.

b.2) Más de 100 UIT de ingresos brutos anuales; llevarán Contabilidad Completa.

1.12.3.3.2. Régimen Especial.

Llevarán Registro de Compras y Registro de Ventas y de ser el caso llevarán Libro de Planillas.

1.12.3.3.3. Régimen Unico Simplificado.

No están obligados a llevar libros de contabilidad. Los contribuyentes que generen Rentas de Cuarta Categoría llevarán Libro de Ingresos.

1.12.3.4. Legalización de los Libros Contables.

Para que los Libros de Contabilidad ofrezcan garantía y tengan validez deben ser legalizados por el Notario o Juez de Paz. La Legalización consiste en una constancia puesta en el primer folio útil del libro o primera hoja suelta, con la indicación del número, que el Notario le asignará. Indicarán el nombre, la denominación o razón social de la entidad, el objeto del libro, números de folios con que cuenta y si está es llevada en forma simple o doble, día y lugar en que se otorga, sello y firma del Notario. Todos los folios deberán llevar el sello de legalización. El Nuevo Código Tributario D.L. 816 faculta a la SUNAT a autorizar Libros de Actas, así como libros y registros vinculados con asuntos tributarios.

1.12.3.5. Plazos de Legalización.

a) Los libros Diario, Mayor, Inventarios Y balances, Caja, de Actas, y el Registro de Transferencia de Acciones deberán ser legalizados:

$ Dentro de los 60 días de apertura del negocio,

$ Dentro de los 120 días del término del libro anterior (D.S. N° 45-69-HC).

b) Los Registros de Compras y de Ventas deberán ser legalizados dentro de los 15 días de la apertura del negocio. En el caso de terminación del anterior, el plazo será de 05 días útiles (Art. 98° del D.S. N° 109-85-EF).

1.12.3.6. Plazo Máximo de Atraso de Libros Contables.

De conformidad con la Resolución de la Superintendencia N° 078-98/SUNAT (Publicado en el diario El Peruano del 20-08-98) se deben considerar:

$ Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras, Libro de Ingresos de 4ta. Categoría, Libro de Retenciones, Registro de Inventario Permanente y Libro de Planilla de Pagos; hasta 10 días hábiles, contados desde el primer día hábil del mes siguiente de realizada la operación correspondiente.

$ Libros Diario, Mayor, de Inventarios y Balances, Registro de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Activos, Libro Auxiliar o Tarjeta de Control de los Bienes del Activo Fijo; hasta 3 meses, contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones.

1.12.3.7. Conservación de los Libros de Contabilidad.

El artículo 5° de la Ley N° 25988, establece que las empresas, cualquiera sea su forma de constitución y siempre que no formen parte de la actividad empresarial del Estado, solamente estarán obligados a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con la actividad empresarial, por un periodo que no excederá de 05 años, contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento.

1.12.3.8. Teneduría de Libros y Ciclo Contable.

La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la teneduría de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etc.

i) Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble vertiente o dimensión, una el debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (siendo un débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).

ii) Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad. Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador.

iii) Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de teneduría de libros del ciclo contable.

iv) Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de resaltar hechos económicos que, aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones ultimadas. A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (que es el reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de vida útil de dicha máquina); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (que consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).

v) Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contable o contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptando éstos a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa.

vi) Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese año.

1.12.4. El plan contable.

El plan contable general reconoce los principios fundamentales y básicos para el adecuado cumplimiento de los fines de la contabilidad. Es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables, es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable. Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la información.

El plan de cuentas sirve: Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable, Como medio para obtener información, Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares y Para facilitar la confección de los estados contables.

Con el objetivo de cumplir con la normatividad contable las empresas deberán ceñirse a la estructura del Plan Contable General Revisado, vigente en el país, sobre la base de 10 grupos de cuentas, que se denominan clases, de las cuales las 09 primeras se circunscriben a la Contabilidad Financie¬ra y la última clase de base 9, se dedica a la Contabilidad Analítica de Explotación, vale decir a la Contabilidad de Costos.

$ La Clase 0 se dedica a las cuentas de orden.

$ La Clase 1 a las cuentas del Activo Corriente.

$ La Clase 2 a las cuentas de Existencias.

$ La Clase 3 a las cuentas del Activo No Corriente.

$ La Clase 4 a las cuentas del pasivo Corriente y No Corriente.

$ La Clase 5 a las cuentas del Patrimonio.

$ La Clase 6 a las cuentas de Gastos en el Área de Gestión.

$ La Clase 7 a las cuentas de Ingresos.

$ La Clase 8 a las cuentas de Resultados de la Explotación.

$ La Clase 9 a las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación.

Un Plan Contable debe reunir en un lenguaje claro y sencillo los diversos elementos que componen una empresa. Un Plan Contable de una Empresa Agroindustrial debe poder distinguir entre una Actividad y una Cuenta propiamente tal. El primero, considera los rubros, centros de costos o de utilidades que existen normalmente en la producción. Las Cuentas en cambio son conceptos que permiten describir la situación de una empresa en un momento determinado, pudiéndose identificar cada uno de ellos, tal como se ilustra en el Cuadro 1.1.

Cuadro 1.1. Estructura de un Plan Contable, según el criterio que se aplique.

Así como en el Ejemplo 1 del Cuadro 1.1, existen otras estructuras de Plan Contable según el criterio que se aplique. El Ejemplo 2 muestra una segunda estructura de un Plan Contable.

Para el caso del Ejemplo 1, el Plan Contable se basa en los siguientes criterios: Las cinco clases de cuentas permiten expresar la situación de una empresa en un momento dado, es decir, confeccionar el Balance y determinar el Estado de Resultados. Sin embargo, no basta con conocer el estado de resultados y la situación de la empresa en una fecha determinada. Es necesario además poder analizar las causas que han originado las variaciones registradas en las cuentas de Balance, y que tienen su origen en la gestión de la empresa.

1.12.5. La cuenta.

Es la unidad básica contable que agrupa elementos de igual naturaleza, y a través de la cual se reflejan las variaciones cuantitativas de ese determinado renglón del patrimonio.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual se puede subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo: Si se quiere conocer el movimiento del efectivo en caja, se utilizará una cuenta que refleje ese bien y que se llamará “caja”. Si se quiere conocer el movimiento que afecta a los derechos que se tiene sobre terceros, se denominará la cuenta “Cuenta por cobrar”, etc.

1.12.6. Partes de que consta una cuenta.

La forma y el contenido de la cuenta varían una empresa a otra y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones. Cada empresa elaborará su Plan de Cuentas de acuerdo a su requerimiento bajo los lineamientos de la normatividad del Plan Contable General Revisado vigente en nuestro país.

$ Titular: Es el nombre de la cuenta; indica que se está registrando en ella, es decir, donde se ha titulado compra, se registra solo la mercancía comprada; donde se ha titulado ventas se registra solo la mercancía vendida; donde se titula banco se registra solamente el movimiento de cuentas en los bancos, etc.

$ Debe: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.

$ Haber: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.

$ Saldo: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.

Los registros de las transacciones se realizan en las hojas de los distintos libros principales y auxiliares, cualquiera que sea el método a utilizar toda cuenta presenta características comunes:

a) En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.”.

b) En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.

c) En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que ha originado el aumento o disminución de la cuenta. Por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.

d) En la columna del “Debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta.

e) En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta.

f) En la columna de saldo se señala lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono.

g) En la columna de “folio” se presenta una referencia donde se señala el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.

1.12.7. Clasificación de las cuentas.

1.12.7.1. Cuentas reales.

Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital. Se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”.

1.12.7.1.1. Caja y bancos.

$ Caja. $ Fondos fijos.

$ Bancos. $ Plazos fijos.

$ Colocaciones. $ Efectos por cobrar.

$ Efectos por cobrar descontados.

1.12.7.1.2. Cuentas por cobrar.

$ Provisión para cuentas incobrables. $ Cuentas por cobrar funcionarios.

$ Cuentas por cobrar empleados. $ Cuentas por cobrar accionistas.

$ Crédito fiscal. $ Adelanto por gastos a justificar.

$ Adelantos de sueldo. $ Anticipos dados a cuentas de contratos.

1.12.7.1.3. Inversiones temporales.

$ Provisión para fluctuación de inversiones temporales.

$ Inventarios de mercancías. $ Inventarios de productos terminados.

$ Provisión para obsolescencia de productos terminados.

$ Inventarios de materia prima. $ Provisión para pérdidas de materia prima.

$ Inventarios de materiales y suministros.

$ Provisión para obsolescencia de materiales y suministros.

$ Inventarios en tránsito. $ Inventarios de productos en proceso.

$ Impuestos pagados por anticipado. $ Seguros pagados por anticipado.

$ Intereses pagados por anticipado. $ Alquileres pagados por anticipado.

$ Publicidad pagada por anticipado. $ Suministros de oficina.

1.12.7.1.4. Cuentas por cobrar a largo plazo.

$ Efectos por cobrar a largo plazo. $ Hipotecas por cobrar.

$ Inversiones en acciones. $ Inversiones en bonos.

$ Inversiones en inmuebles. $ Inversiones en compañías filiales.

1.12.7.1.5. Provisión para fluctuaciones de valores en el mercado.

$ Terrenos. $ Edificios.

$ Maquinarias y equipos. $ Mobiliario y equipos de oficina.

$ Equipos de computación. $ Vehículos.

$ Mejoras a propiedades arrendadas.

1.12.7.1.6. Activos arrendados bajo contratos de arrendamientos capitalizables (Leasing).

$ Activos en proceso de construcción.

$ Depreciaciones. Las cuentas de depreciación son:

 Depreciación acumulada edificios.

 Depreciación acumulada maquinaria y equipos.

 Depreciación acumulada mobiliario y equipo de oficina.

 Depreciación acumulada equipos de computación.

 Depreciación acumulada vehículos.

$ Amortización acumulada mejoras en propiedades arrendadas.

$ Concesiones. Estas pueden ser:

 Concesiones madereras.

 Concesiones mineras.

 Concesiones petroleras.

$ Agotamiento. Estas pueden ser:

 Agotamiento acumulado concesiones madereras.

 Agotamiento acumulado concesiones mineras.

 Agotamiento acumulado concesiones petroleras.

$ Plusvalía. $ Derechos de autor.

$ Patentes. $ Marca de fábrica.

$ Amortización acumulada. Estas pueden ser:

 Amortización acumulada plusvalía.

 Amortización acumulada derechos de autor.

 Amortización acumulada patentes.

 Amortización acumulada marcas de fábrica.

$ Gastos de organización. $ Gastos por campañas publicitarias.

$ Amort. Acum. gastos de organización. $ Amort. Acum. gastos por campañas publicitarias.

$ Cuentas por cobrar en litigio. $ Préstamos y sobregiros bancarios.

1.12.7.1.7. Efectos por pagar.

$ Cuentas por pagar comerciales. $ Intereses acumulados por pagar.

$ Nómina acumulada por pagar. $ Seguro social obligatorio acumulado por pagar.

$ Alquileres acumulados por pagar. $ Honorarios profesionales acumulados por pagar.

$ Servicios acumulados por pagar.

1.12.7.1.8. Retenciones.

$ Retenciones sobre nómina. $ Retenciones por enterar IGV.

$ Retenciones por enterar seguro social obligatorio.

$ Otras retenciones.

1.12.7.1.9. Dividendos por pagar.

$ Impuesto sobre la renta por pagar. $ Alquileres cobrados por anticipado.

$ Intereses cobrados por anticipado. $ Otros ingresos cobrados por anticipado.

$ Prestaciones sociales por pagar. $ Depósitos recibidos en garantía.

$ Utilidades no reclamadas. $ Capital social común.

$ Capital social preferente. $ Cuota no pagada de capital.

1.12.7.1.10. Superávit.

$ Superávit ganado. $ Superávit pagado.

$ Superávit donado. $ Superávit reservado.

$ Superávit disponible.

1.12.7.2. Cuentas nominales.

Las Cuentas Nominales tienen como característica principal que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio.

Las cuentas nominales se crean para cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como “Estado de resultados”.

1.12.7.2.1. Ventas.

$ Descuentos sobre ventas. $ Devoluciones sobre venta.

1.12.7.2.2. Compras.

$ Fletes sobre compras. $ Gastos de aduana.

$ Gastos de seguro sobre mercancías. $ Comisiones sobre compras.

$ Descuentos sobre compras. $ Devoluciones sobre compras.

$ Gastos de almacenaje.

$ Gastos de depreciación mobiliario y equipos de ventas.

$ Gastos de deprec. edificios (locales en ventas). $ Gastos de deprec. equipo de reparto.

$ Gastos de deprec. vehículos de ventas. $ Gastos de alquiler local de ventas.

1.12.7.2.3. Salarios de vendedores.

$ Viáticos a vendedores. $ Comisiones de vendedores.

$ Gastos de publicidad. $ Gastos de patente de industria y comercio.

$ Gastos de embalaje. $ Gastos de mantenimiento equipo de reparto.

$ Salarios del personal de oficinas. $ Gastos de representación.

$ Gastos de depreciación edificio de oficinas administrativas.

$ Gastos de depreciación mobiliario y equipos de oficina.

$ Gastos de depreciación equipos de computación.

$ Gastos de depreciación vehículos administrativos.

$ Gastos de amortización mejoras a propiedades arrendadas.

$ Gastos de mantenimiento de oficina. $ Gastos de seguro.

$ Gastos de seguro social obligatorio. $ Gastos de suministros de computación.

$ Gastos de alquileres de oficinas. $ Ingresos por intereses.

$ Ganancia en venta de activo fijo. $ Gastos por intereses.

$ Perdidas en ventas de activo fijo. $ Gastos y comisiones bancarias.

$ Pérdida por cuentas incobrables. $ Siniestros no cubiertos por seguros.

$ Gastos de impuesto sobre la renta.

1.12.7.3. Cuentas mixtas.

Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.

1.12.7.4. Cuentas de orden.

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.

Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

1.12.7.4.1. Mercancía en consignación.

$ Mercancías dadas en consignación. $ Mercancías recibidas en consignación.

1.12.7.4.2. Efectos enviados al cobro.

$ Cheques enviados al cobro. $ Fianzas concedidas.

$ Mercancías pignoradas. $ Fondos en fideicomiso.

$ Inmuebles en fideicomiso. $ Cuentas por cobrar dada como incobrables.

$ Mercancías dadas en consignación per-contra.

$ Mercancías recibidas en consignación per-contra.

$ Efectos enviados al cobro per-contra. $ Cheques enviados al cobro per-contra.

$ Fianzas concedidas per-contra. $ Mercancías pignoradas per-contra.

$ Fondos en fideicomiso per-contra. $ Inmuebles en fideicomiso per-contra.

$ Cuentas por cobrar dadas como incobrables per-contra.

1.13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.

$ CHIAVENATO, Idalberto. Administración, Proceso administrativo. 3ª ed. McGraw - Hill Interamericana de México, S.A. México.2001.

$ ESTUDIO CABALLERO BUSTAMANTE. Manual Tributario 2005. Lima. Distribuidora de Publicaciones NC PERU S.A. Edición Única. 520 Págs. 2005.

$ FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PÚBLICOS DEL PERÚ. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Imprenta del Colegios de Contadores Públicos de Lima. 2da. Edición. 986 Págs. 2004.

$ FLORES SORIA, Jaime. Contabilidad Gerencial. Lima. Centro de Especialización en Contabilidad y Finanzas-CECOF Asesores. Primera Edición. 340 Págs. 2004.

$ ROBBINS, Stephen P. Administración, Teoría y práctica. 4ª ed. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. México. 1994.

$ SUAREZ TIPIANI, M. Ley de la pequeña empresa Micro y pequeña empresa y su Reglamento. Lima. Edición a cargo del autor. Primera Edición. 189 Págs. 2003.

$ STONER, James A. F. Administración. 6ª ed. Prentice Hall Hispanoamericana. México. 1996.

$ www.cpn.mef.gob.pe/cpn/Libro3/nics/nics.htm 26.03.2006

$ www.monografias.com/trabajos12/norin/norin.shtml

$ www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/nichtm.htm

$ http://www.google.com/organizacion/elementosbasicosdelaadministraciom.htm

$ http://www.google.com/organización/elprocesoadministrativo.htm

...