LOS SISTEMAS O SOFTWARE COMO IMPORTANCIA EN LA CARRERA DE CONTABILIDAD

Para poder entender con exactitud qué es el software contable y en qué manera nos pueden ayudar, es importante saber los significados de este y de contabilidad, ya que este sistema va dirigido básicamente a esta carrera. En primer lugar contabilidad se define según la RAE como un sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares, es decir, es la que se encarga de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones mercantiles que realiza una empresa para luego interpretar sus resultados. Surgió desde la época antigua, como los babilónicos quienes registraban sus operaciones en tablillas de arcilla, a los egipcios que utilizaban las piedras o papiros, los romanos que usaban las tablillas, y por último y con más importancia están los griegos, quienes redactaban documentos y los registraban; el padre de esta ciencia y el creador del principio más importante es Lucas Paccioli, un monje que recopilaba datos antiguos de contadores venecianos y que dedicó un capítulo refiriéndose a este en su libro “Suma de Aritmética, Álgebra, Proporciones y Proporcionalidad”, en donde también creo el principio de doble partida que es usado en la actualidad; en segundo lugar, debemos saber en qué consiste el software contable, este es un sistema que nos permite la fácil manipulación de datos que puede proporcionar una empresa.

Desde tiempos anteriores la contabilidad se ha desarrollado de forma que las empresas estén organizadas y permitan a los dueños tomar una mejor decisión para su crecimiento. Para poder registrar las transacciones que maneja la empresa, los contadores utilizaban libros contables legalizados por notarios públicos; se podrá notar que el trabajo del contador era cansado y más aún para aquellos que manejaban grandes empresas; es por ello que nos hacemos la pregunta más importante, ¿es el software realmente útil y necesario para desarrollar una actividad contable?, como podemos observar, muchos contadores realizan exceso de trabajo cuando se trata de registrar la documentación, es por ello que distintas personas se han encargado de crear sistemas que permitan un registro de documentos más facilitado. El software contable es muy importante pues nos ayuda a desempeñar el trabajo de una manera más facilitada y con menos riesgo de equivocación. Si ya conocemos la necesidad de obtener un software contable, entonces, ¿por qué existen muchas empresas que aún no han actualizado su sistematización?, esta pregunta puede tener diversas respuestas, una puede ser que las micro y pequeñas empresas no tienen tanta necesidad de un sistema, pues sus operaciones no son tantas como las medianas y grandes empresas; otra puede ser que no conozcan con exactitud qué tipo de sistema pueden comprar y utilizar, pues estos software tienen diferentes funciones según para que se hayan adquirido.

A continuación algunos tipos de sistemas para las medianas y pequeñas empresas (MYPES):

SISPYME

Es un software integral el cual les permite controlar sus operaciones de inventarios, ventas y movimiento de caja. SisPyme está conformado por los siguientes módulos o áreas:

1. Almacén: Control de stock, control de inventarios, transferencia entre almacenes, Costo de Ventas, Saldos Valorizados, etc.

2. Compras: Orden de Compra, Cuentas por Pagar, Registro de Compras, Control de Gastos, Gastos por Centro de Costo, Letras por Pagar, PBD – SUNAT, etc.

3. Ventas: Facturación, Cuentas por cobrar, Registro de Ventas, Control de Cobranzas, Letras por Cobrar, Ventas por Cliente, DAOT, etc.

4. Tesorería: Libro Bancos, Pago proveedores, Caja Chica, etc.

SICO

Es un software que se enfoca a Estudios Contables y/o Contadores Independientes. Tiene como funcionalidad el ingreso de documentos tanto de Compras como de Ventas para emitir el Registro respectivo. Se encuentra adecuado a las disposiciones del gobierno. Las pantallas están elaboradas de forma que el ingreso de esta información lo puede hacer una persona sin conocimientos contables. Conformado por:

1. Documentos: Registro de Compras, Registro de Ventas, DAOT (Operaciones con terceros), etc.

2. Caja / bancos: Control de Caja, Libro Bancos, Conciliación Bancaria, etc.

3. Inventario: Ingresos y Salidas de Productos, Kardex Unidades, Kardex Valorizado, etc.

4. Reportes: Balance General, Libro Diario, Libro Diario Simplificado, Libro Mayor, Libro Caja Bancos, PDT – SUNAT, etc.

Los mostrados anteriormente son algunos software y sus funciones, pero no son los únicos, también hay algunos que son más conocidos y utilizados en nuestro país como:

 SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos).

 CONCAR (Emite estados financieros, reportes de centros de costos, análisis de cuentas por anexos y documentos, presupuestos, conciliación bancaria, ratios y gráficos de estados financieros).

 SISCONT (Siscont es un software contable, multiempresa, doble moneda; cuenta con módulos de tesorería, créditos y cobranzas, caja chica, unidades de negocio (centro de costos) y presupuestos).

 SAGE LOGIC

 SOLUCONT

En una sociedad como la que se vive hoy es importante para las empresas el uso de la tecnología y los software contables, pues ayudan entre otras cosas el conocer la información necesaria en forma más rápida para la toma de decisiones que lleven a una empresa al éxito. Nuestro ensayo se basará prácticamente en el porqué de la importancia de obtener un software contable.

A opinión de muchos contadores, podríamos afirmar que un sistema contable facilita el trabajo, hace algunos años para presentar un trabajo a la SUNAT y que este sea corroborado, necesitábamos legalizar un libro contable y luego llenarlo a mano, problema que angustiaba a más de uno, ya que si tan solo te equivocabas en una pequeña parte debías formular muchos papeles o anular la hoja y volver a hacer otra, para mejor entendimiento explicaré cuáles son los pasos que seguían los contadores que no poseían software contables y los que actualmente lo poseen. Primero tenemos a los contadores que no utilizan estos sistemas, para empezar a registrar legalmente nuestras compras, ventas y otras transacciones debíamos legalizar nuestros libros contables, teníamos que llevarlos con los notarios para que ellos lo sellaran y sean válidos para la SUNAT, luego de sellado comenzamos con el escrito de registros, aunque suena sencillo, no lo es, imagínate tener que escribir cien hojas sin ningún error, todo ello a mano, ¿no te cansaría y aburriría elaborarlo?, yo creo que sí, es normal cansarse al escribir algo, pero que tu trabajo, algo que estudiaste con ánimos porque te agradaba, empiece a aburrirte, creo que es bueno buscar una solución para tal problema; aquí se presentan las personas que sí poseen los sistemas contables, cuando queremos registrar las operaciones y transacciones que elabora nuestra empresa, lo vamos haciendo en un software, si la SUNAT nos pide su presentación, solo debemos comprar hojas bond, llevarlas al notario para que las selle, imprimimos en ellas el trabajo realizado en el sistema y por último lo estampamos, de esta manera tenemos el trabajo, y tan solo queda presentarlo. Si comparamos entre cuál es mejor y cuál nos facilita el trabajo, creo que ya tenemos una respuesta.

Por otro lado tenemos los errores que cometemos al registrar una transacción, al igual que antes presentaré a las empresas que poseen este sistema y las que no, las que no lo usan sufren más dificultades al registrar las operaciones de la empresa, por ejemplo hay algunas veces en las que registramos un asiento, y que hay ocasiones en las que es probable que nos equivoquemos con la escritura o el exceso de dinero colocado, con lo que entenderíamos que hay un problema a solucionar, solo hay dos opciones para repararlo, la primera es anular solo el asiento erróneo, y la segunda es anular toda la hoja y empezar de nuevo a escribirla, esto depende de la empresa y lo que exija la SUNAT, ya que esta es quien lo va a revisar, pero ninguna de las soluciones afecta económicamente a la empresa, pues no tiene multa el equivocarse ni anularlo; por lo que podemos ver es bastante trabajoso, es por ello que están los sistemas, recuerdan que explique que al presentar los libros debemos imprimirlos en hojas legalizadas, pues bien antes de imprimirlas podemos hacer pequeños ajustes que estén afectando nuestro balance, por ejemplo hay un asiento o una cuenta mal colocada, este error afecta a otras partes, lo que ocasiona una cadena de errores, pero si tan solo cambian la cuenta o la cifra de dinero, entonces cambia todo y el asunto estará resuelto, luego de ello simplemente lo imprimes, nos parece que la segunda es más eficiente y eficaz, ¿qué opinas tú?

Podemos observar que los sistemas contables nos dan variados beneficios, como escribí hace un momento, podemos corregir errores en el software, pero, ¿qué pasa si nuestra factura o comprobante de pago es la errónea?, por ejemplo, cuando nosotros ingresamos

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