Software de Contabilidad

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MANUAL DEL USUARIO

Versión Visual 9.x

CONTENIDO

CAPITULO 1 3

INTRODUCCION 3

CAPITULO 2 4

DESCRIPCION GENERAL 4

CAPITULO 3 7

INGRESO AL SISTEMA 7

EXPLICACION DE LOS MODULOS 8

1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) 9

1.a PLAN DE CUENTAS 9

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS 15

1.b. CÓDIGO DE ANEXOS 16

1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18

1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO 31

1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 32

1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES 34

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE 35

1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS 36

1.i. TABLA INDICES INFLACION 37

2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES 38

2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION 40

2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION 44

2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS 47

2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS 58

2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS 64

2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS 66

2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES 69

3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE 75

4. MODULO DE EMISION DE REPORTES 77

5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS 84

6. MODULO DE PRESUPUESTO 86

7. MODULO DE CONCILIACIÓN BANCARIA 88

7.1 CONCILIACION BANCARIA 88

7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA 93

7.3 MOVIMIENTO DE DATOS 95

7.4 COPIA DE SEGURIDAD 95

7.5 PDT Sunat 96

7.6 COA SUNAT 96

7.7 REPORTES VARIOS 97

8. MODULO DE UTILITARIOS 97

ASIENTOS AUTOMÁTICOS 103

A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO 103

B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 106

C. AJUSTE POR INFLACIÓN 109

RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA 112

CAPITULO 4 113

PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS 113

CAPITULO 5 114

ANEXO 1 114

EJEMPLO DE COMPROBANTES 114

ANEXO 2 116

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS 116

DICCIONARIO DE DATOS 117

CAPITULO 1

INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual.

La metodología aplicada, está orientada a brindar la información necesaria que permita una comprensión adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.

El sistema ha sido desarrollado utilizando las últimas técnicas de procesamiento de datos que incluyen las siguientes características:

A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por el usuario final.

B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando así las funciones operativas del centro de cómputo.

C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obtener información en tiempo real.

Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislación vigente o por cambios en la política de la empresa.

CAPITULO 2

DESCRIPCION GENERAL

El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el área de Contabilidad, en la elaboración de los libros contables, balances y estados financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Dirección.

La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases de datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen.

Las características principales del sistema son las siguientes:

❑ FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios.

Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar múltiples compañías, uniformizando de esta manera la información de grupos empresariales.

El sistema permite un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parámetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias

❑ ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES

Los Estados financieros , libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda nacional y dólares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.

❑ ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios, empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel de análisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa.

❑ REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras.

❑ VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación y generales, ganancias y pérdidas, costos, diario, mayor, análisis de cuentas, registro de ventas y compras.

❑ REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la información oportunamente.

❑ REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA

Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. También se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeración manual.. El sistema efectúa la validación de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automáticos.

❑ EMISION DE CHEQUE-VOUCHER

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los vouchers de cheque manuales, presentando información de cheque girado por banco, fecha y proveedor.

❑ CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitación.

❑ CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, según la moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de un comprobante.

❑ REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos en moneda nacional o dólares ya cancelados pero que no se les aplicó el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo.

También genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al cierre del mes de las cuentas que se le indique.

❑ GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automáticas de dos formas:

Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automático de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a código de costo, pudiéndose establecer en estos casos porcentajes.

❑ CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automáticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios.

❑ PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contables automáticamente.

❑ ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

El

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