Manual de usuario de Acces

¿Qué es Access?

Existen múltiples maneras de organizar la información por medio de una computadora. Una de las más eficientes es mediante Access. Permite almacenar y organizar datos para luego administrarlos con información.

Una base de datos es una colección de datos organizados por tablas. Nos permiten generar información a partir de dichos datos, haciendo uso de campos y registros.

Access es un programa para el manejo de grandes cantidades que permite el almacenamiento, organización y búsqueda de datos e información. Permite generar, analizar y crear informes y no se necesitan conocimientos de programación.

Access administra toda la información desde un único archivo de base de datos.

Conceptos Básicos:

Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD): Consiste en una colección de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a dichos datos.

Visión de los datos: Proporciona a los usuarios una visión abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de cómo se almacenan los datos.

Abstracción de datos:

-Nivel físico.- Se describe en detalle las estructuras de datos complejas de bajo nivel

-Nivel lógico.- Describe que datos se almacenan en la base de datos y que relaciones existen entre esos datos.

-Nivel de vistas.- Describe solo una parte de la base de datos completa.

Modelo de datos:

Modelo entidad-relación.- El modelo de datos entidad-relación (E-R) está basado en una percepción del mundo real que consta de una colección de objetos básicos, llamados entidades y de relaciones entre estos objetos. Una entidad es una cosa u objeto en el mundo real que es distinguible de otros objetos. Las entidades se describen en una base de datos mediante un conjunto de atributos.

La estructura lógica de una base de datos se puede expresar mediante un diagrama E-R, que consta de:

-Rectángulos, que representan conjuntos de entidades

-Elipses, que representan atributos

-Rombos, que representan relaciones entre conjuntos de entidades y los conjuntos de entidades con las relaciones.

-Líneas, que unen los atributos con los conjuntos de entidades y los conjuntos de entidades con las relaciones.

Modelo relacional:

Se utiliza un grupo de tablas para representar los datos y las relaciones entre ellos.

Cada tabla se compone de columnas y filas.

Base de datos distribuida (BDD):

Es un conjunto de múltiples bases de datos lógicamente relacionadas las cuales se encuentran distribuidas entre diferentes sitios interconectados por una red de comunicaciones, los cuales tienen la capacidad de procesamiento autónomo. Un Sistema de Bases de Datos Distribuidas (SBDD) es un sistema del cual múltiples sitios de BDD están ligados por comunicaciones de tal forma que cualquier usuario puede acceder a los datos de forma local.

En un sistema distribuido de bases de datos se almacenan los principales factores que distinguen un SBDD de un sistema centralizado.

Correspondencia de cardinalidades:

Dado un conjunto de relaciones en el que participan 2 o más conjuntos de entidades, la correspondencia indica el número de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada.

-Uno a uno.- Una entidad A con una B y viceversa.

-Uno a varios.- Una entidad A con 0 o muchas B. Pero una B con solo una A.

-Varios a uno.- Una entidad A con una B. Pero una B con 0 o muchas A.

-Varios a varios.- Una entidad A con varias B y viceversa.

Claves:

Es un subconjunto del conjunto de atributos comunes en una colección de entidades, que permiten identificar cada una de las entidades pertenecientes a dicha colección.

Dentro de los conjuntos existen los siguientes tipos de claves:

-Superclave.- Distingue cada una de las entidades en un conjunto de entidades. Se añade a un atributo al anterior subconjunto, el resultado seguirá siendo una Superclave.

-Clave candidata.- Dada una superclave, esta deja de serlo quitando solo uno de los atributos que la componen, entonces es una clave candidata.

-Clave primaria.- Es una clave candidata elegida por el diseñador para identificar las entidades en un conjunto de entidades.

Manual de Access

Crear tabla en Access:

1.- Abrir Access y darle un nombre al archivo

2.- Dar click en “Ver” y darle nombre a la tabla

3.- En “Nombre del campo” poner todos los atributos a conocer y escoger el tipo de datos.

4.- Una vez terminado eso, click en “Ver” y guardar la tabla

5.- Rellenar la tabla

6.- Si se necesitan más tablas, repetir los pasos

7.- Al terminar, en Archivo, “Guardar base de datos como”

Relaciones:

La ventana Relaciones proporciona todas las herramientas que necesita para definir y modificar relaciones; agregar una tabla o consulta de la relación, relacionar las tablas y consultas, especificar el tipo de relación, configurar las de reglas de integridad y elegir el tipo de combinación.

Si ya existe una relación entre tablas en la base de datos, Access va directamente a la ventana relaciones sin desplegar el cuadro de dialogo Mostrar Tabla.

Las rutinas de recuperación de la información operan mucho más rápido con campos coincidentes, y es menos probable

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