Por Qué Los Proyectos Fallan

PREGUNTA 1: Las causas principales de por qué los proyectos fallan, se pueden resumir en los siguientes elementos:

- las cosas no suceden según la previsión inicial ?

- se producen muchos cambios ?

- los recursos no están disponibles cuando se necesitan ?

- se suscitan luchas por prioridades entre proyectos ?

- mucho trabajo se tiene que volver a realizar ?

- aparecen emergencias ?

En el caso de los proyectos privados creo que la principal razón para no lograr el éxito está en un deficiente o inexistente estudio de mercado y factibilidad.

Toda idea de negocio debe ser sometida al más estricto estudio para garantizar, al menos teóricamente, que el proyecto que emprendamos será exitoso.

¿ Entonces porqué Por qué fracasan los Proyectos?

Normalmente se ve como no se cumplen alguna de las cuatro restricciones en los proyectos (Alcance, Plazo, Costo y Calidad). Efectivamente, estudios señalan que un 20 % de los proyectos cumplen con el objetivo planeado, pero el 80% restante no tuvieron la misma suerte.

Los profesionales que coordinan proyectos están preocupados del día a día, tienen que hacer más cosas con menos personal‚ en menos tiempo y con menos dinero. Las empresas se han achicado y la carga de trabajo no se ha reducido. Necesitan mejorar enormemente su eficiencia y efectividad‚ no sólo en un pequeño porcentaje. También expresan una persistente preocupación derivada por sus ejecutivos, al esperar que ellos conduzcan los proyectos trabajando duro y con el menor insumo de recursos que les sea posible. A su vez‚ estos coordinadores de proyectos sienten que no son apoyados en sus esfuerzos; sienten que los ejecutivos tienen expectativas irreales sobre lo que puede hacerse con las herramientas de administración de proyectos y que están a menudo en situaciones cercanas a no triunfar. Sus preocupaciones sean o no válidas‚ encontramos que en muchas organizaciones los sistemas no son adecuados para apoyar una metodología que permita una sana administración de proyectos. Por ejemplo‚ no existe un sistema de información que provea correctamente la información sobre el estado de los proyectos. Por ejemplo‚ las horas trabajadas son procesadas con el propósito de liquidarlos sueldos (no para el seguimiento de los proyectos) y las horas extras no pagadas son ignoradas; por lo tanto, se contaminan las bases de datos de los proyectos y esto hace que las futuras estimaciones de los tiempos trabajados en un proyecto sean tristemente optimistas‚ conduciendo a un nuevo ciclo de horas extras forzadas para poder cumplir con las críticas fechas de vencimiento de los proyectos. Debemos entender que los proyectos tienen vida propia, pues son planificados, administrados y ejecutados por seres humanos y esta característica será la que le dé “vida” al proyecto, pues está cargado en mayor o menor medida con la historia de cada uno de los integrantes, independiente del apoyo de los mejores recursos técnicos. Por eso todos los componentes de un proyecto deben funcionar al unísono, sin lugar a dudas una de las más importantes ocupaciones del Líder del Proyecto.

Es así, que la mayoría de las experiencias demuestran que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados debido a las siguientes razones:

1. No se planificó adecuadamente.

• No se estimó adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades.

• No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución.

• No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar.

• No se tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos.2. No se controló lo que estaba sucediendo.

• Sólo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban.

• No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo.

• No se tomó en cuenta la opinión de los beneficiarios.

• No se evaluaron otras experiencias similares.

• Mala conformación del Equipo de Trabajo.

• La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.

• No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.

• Se cambió a los miembros del equipo.

• No se documentó.

• No se motivó a quienes trabajaban en el proyecto.

En resumen, de acuerdo a lo investigado y de acuerdo a estadísticas de estudios realizados en USA se puede decir que los motivos que originan dichos fracasos en el cumplimiento de los proyectos:

• 21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico.

• 31 % No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo.

• 48 % Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre la gente.

La figura clave: el Project Manager (PM), Director o Líder del Proyecto. Muchos de los proyectos fracasan por no disponer de un buen PM. Entre las habilidades que se esperan encontrar en él, figuran la capacidad de liderazgo “de hecho”, es decir,

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