Previsión y planeación

A continuación, encontrarás una explicación de cada etapa, de las manifestaciones que te indican que la empresa está lista para pasar al siguiente momento de desarrollo y una descripción de los síntomas que presenta la empresa cuando enfrenta problemas en alguna de las etapas.

Recuerda que todas las empresas pasan por estos momentos de desarrollo, aunque a veces es difícil ubicar con claridad el negocio en una etapa específica porque pueden darse simultáneamente varias de ellas. Sin embargo, es una buena guía para buscar alternativas de solución a problemas que a veces no son muy claros.

Etapa I: previsión y planeación

Con esta etapa inicia todo negocio. Lo que se busca es definir la misión de la empresa, las metas, los objetivos, la ética de trabajo. Se determinan las políticas y procedimientos. Se ajustan los presupuestos, se elaboran los planes y programas de trabajo. Se delimita el mercado, se analiza el entorno. Es decir, se trata de determinar la razón de ser de la empresa. Lo ideal es que esta etapa ocurra antes de echar a andar el negocio.

Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes beneficios:

Confianza en la empresa. Fe en el proyecto.

Conocimiento objetivo de la realidad: de su contexto, mercado, recursos, posibilidades, etcétera.

Definición de la viabilidad del proyecto.

Congruencia entre posibilidades y recursos.

Compromiso y arranque del proyecto.

Rumbo para orientarse hacia el logro del objetivo.

Establecer un ambiente predecible de trabajo.

La sugerencia para el logro de estos beneficios es que el equipo de trabajo sea constante, que se reúna siempre en el mismo lugar, a la misma hora, no perdiendo de vista el objetivo de las reuniones y teniendo como guía la tarea.

Cuando una empresa en esta etapa no se consolida de manera que obtenga esos beneficios, puede fracasar el proyecto, o bien, pasar a la siguiente etapa pero con las siguientes dificultades:

No se concretan los proyectos.

Hay una actitud "mágica" para solucionar problemas: "Cuando empecemos a trabajar, se acabarán las dificultades".

Activismo, es decir, se trabaja mucho sin planear, sin pensar hacia dónde y, por lo tanto, no se logran los objetivos.

Crítica estéril, destructiva, no fundamentada.

Frustración, rabia.

Desesperanza en el proyecto. No parece valioso. Incredulidad.

Importamadrismo. Actitud pasiva de poco compromiso con la tarea.

Las ideas no se pueden discutir.

Las sugerencias para el manejo de estos problemas son:

Primero, crear una estructura que promueva la congruencia y no el engaño. Tener siempre presente la misión institucional.

Segundo, analizar las contradicciones que se dan en el equipo con respecto a las tareas fundamentales requeridas para lograr los objetivos.

Tercero, invertir mucho tiempo en comunicarse.

Etapa II: organización

La segunda etapa es la etapa de organización. En este momento la empresa tiene que definir los límites de su actividad. En ella, las normas y los reglamentos generales deberán quedar claramente establecidos, o sea, se limitan y definen las áreas de trabajo, las jerarquías, los horarios y los espacios físicos. La fijación de límites, es decir, de horarios, lugar de trabajo, jerarquía, roles y normas, crea una estructura que permite medir objetivamente los resultados de las tareas, una vez definidas las diferentes funciones de la organización y ordenado el quehacer de la empresa.

Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes beneficios:

Claridad en su desempeño.

Definición de los límites de la actuación empresarial.

Creación de una estructura.

Normas y reglamentos generales bien establecidos.

Funciones bien definidas.

Seguridad y autonomía en el personal.

Cuando una empresa en esta etapa no logra estos beneficios funciona de manera confusa y pasa a la siguiente etapa con las siguientes dificultades:

Confusión en cuanto a funciones, responsabilidades, autoridad, nivel de decisión, normas, etcétera.

Duplicidad de funciones.

Falta de responsabilidad por el nivel de confusión.

La información se manipula y utiliza de acuerdo con la conveniencia de cada empleado.

Arbitrariedades por parte de la autoridad.

A continuación, te hacemos algunas sugerencias para consolidar el buen desarrollo de esta etapa y minimizar los problemas:

Asignar a cada persona un espacio físico de trabajo o darle las herramientas de trabajo que necesite, por ejemplo, proporcionarle un escritorio, o una oficina, o sus herramientas de trabajo, o su camión, o su máquina de escribir, etcétera.

Delimitar claramente las funciones de cada persona, delimitar su nivel de decisión y de autoridad.

Establecer claramente los canales de comunicación, es decir, que cada persona sepa a quién debe dirigirse de acuerdo con la jerarquía y la situación que desee tratar. Por ejemplo, para pedir un permiso debe dirigirse a su jefe inmediato, para solicitar papelería debe acudir a la secretaria, etcétera.

Elaborar el Reglamento Interior de Trabajo y los manuales de procedimientos.

Todo esto tiene como objeto generar una estructura que mida en forma objetiva los resultados de las tareas dando un orden al quehacer institucional.

Etapa III: dirección

En esta etapa el líder imprime a la institución su estilo personal de dirigir, estableciendo los parámetros de actuación. El reto es integrar el equipo y lograr el compromiso de los empleados con la organización y sus metas.

El líder habrá de conseguir que su equipo de trabajo se sienta tomado en cuenta, apoyado, conducido, reconocido, valorado y respetado. Se trata de que el líder ejerza un liderazgo congruente, que hable con la verdad, que permita la iniciativa y creatividad de sus trabajadores, y que busque el involucramiento con las tareas sabiendo delegar pero también exigir. Por esto es importante establecer adecuados mecanismos de control.

La adecuada consolidación de esta etapa en el desarrollo de un negocio brinda los siguientes beneficios:

Integración de grupos de trabajo productivos.

Establecimiento del liderazgo institucional, es decir, se logra que la tarea de la empresa adquiera alta prioridad.

Reconocimiento de la autoridad.

Honestidad, congruencia y claridad del líder.

El equipo de trabajo tiene un alto grado de cohesión.

En esta etapa el líder es el modelo principal y factor fundamental para la consolidación de esta etapa. Los problemas en esta etapa son los siguientes:

Falta de creatividad.

Los empleados hacen únicamente lo que se les asigna.

El líder es temido, genera miedo en los empleados.

Los empleados no sienten que su trabajo se tome en cuenta o que sirva para algo, lo que genera apatía.

Se siente un ambiente laboral de improvisación e irresponsabilidad.

El liderazgo es autocrático, desconfiado. Los empleados sienten que el líder abusa y reaccionan a esto con coraje.

Los trabajadores ejecutan el trabajo porque el líder los conduce y no porque estén comprometidos con la tarea de la organización ni con su propia tarea.

Para apoyar el desarrollo de esta etapa y minimizar los problemas se sugiere:

Que el líder sea el primero en respetar las normas y políticas de la empresa.

Que el líder apoye, valore y retroalimente a los empleados con su respeto a todo lo relacionado con su trabajo.

Que el líder se involucre afectivamente con la empresa, con el trabajo, con los empleados.

Que el líder sea claro y predecible, es decir, que en circunstancias similares actúe siempre igual. Especialmente cuando tenga que aplicar recompensas y sanciones.

Que el líder promueva el trabajo responsable en la tarea.

Si se logra superar adecuadamente esta etapa se observará un equipo de trabajo maduro, conducido por un líder participativo y justo. Resalta la creatividad e iniciativa de los trabajadores dentro de los límites de actuación institucional.

Etapa IV: integración de recursos humanos y no humanos

En este momento todos los esfuerzos previos cristalizan en una identidad institucional. Se consolida la imagen (y autoimagen de la empresa). Las instalaciones, el equipo tecnológico y las personas que se contratan son congruentes con la misión, organización y dirección de la empresa. Se trata de conjuntar los esfuerzos humanos y los recursos materiales y tecnológicos con los objetivos, normas y procedimientos así como con las jerarquías de mando establecidas.

Los beneficios de esta etapa son:

Sentimiento de orgullo por pertenecer a la empresa.

Valoración del propio trabajo.

Cuidado del equipo, mobiliario e instalaciones.

Compromiso. Se hace la tarea porque es lo que hay que hacer y no por quedar bien o temer al jefe o a los compañeros.

Las normas y políticas establecidas previamente son los fundamentos de la actuación institucional.

Uso racional de los recursos.

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

Las relaciones entre los trabajadores se tornan de competencia y no de colaboración.

Los trabajadores

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