Proyecto de innovación tecnológica

Índice

Introducción.        3

Desarrollo.        4

Conclusión.        10

Anexos        12

Anexo 1.        12

Introducción.

"La tecnología tiene que ser inventada o adoptada" cita de Jared Diamond. Es claro que, en la actualidad, un negocio o una empresa que necesite administración y/o maneje cierta cantidad de productos entre otras características, debe tener entre sus inversiones algún tipo de tecnología que sirva de ayuda para hacer eficiente sus operaciones en el mercado. Ya sea que cuente con alguna base de datos para el caso de empresas que trabajen con cartera de clientes; inventarios digitales para empresas o negocios que manejen un gran volumen de mercancías y necesiten estar actualizando constantemente, incluso el estar registrado en la redes sociales mediante una página para promocionar y mostrar los productos en venta puede ser una gran ventaja para las Pymes.

Es casi inadmisible que, en nuestros tiempos, aún puedan existir negocios (por más pequeños que sean) que por demasiado tiempo han estado en funcionamiento sin algún tipo de tecnología implementada, ya sea porque no lo creen necesario, o porque no les interesa o por el hecho que crean que es muy complicado experimentar con nueva tecnologías, o cualquier otra razón. Es importante recordar el famoso proverbio que dice "adaptarse o morir", que implica debe estar adaptándose en cualquier situación por lo que, si un negocio o empresa no se adapta a las nuevas tecnologías, tenderá tarde o temprano a desaparecer.

Por ende, fue primordial realizar este proyecto en el lugar de las estadías realizadas debido a que no se contaba con ningún tipo de implementación tecnológica para el despacho de mercancía. Todo ingreso, egreso y movimiento era llevado a cabo y registrado de manera manual en libretas y cuadernos, esto no solo era menos práctico y eficiente, sino que también había tendencia a cometer errores aritméticos al realizar el despacho.

El proyecto pretendía poder hacer eficiente esta actividad y tener registrado y digitalizado todo movimiento realizado dentro del negocio con la ayuda de una base de datos, inventarios, correo electrónico, y página digital para promocionar los productos y ampliar la clientela recurrente. En general, un sistema para el negocio que asista para poder garantizar resultados exitosos.

Desarrollo.

Suele existir un enorme desconocimiento de cómo el uso de las tecnologías puede ayudar a un negocio a mejorar sus ventas por parte, mayoritariamente, de los dueños que casi no tienen relación alguna con esta novedad. Es fundamental poder explicar y hacer comprender a estas personas los beneficios que conlleva tener a la tecnología de su lado, debido a que no tienen un conocimiento amplio y no saben manejarla. Por otro lado, aprender a usar esta innovación tiene cierta complejidad intrínseca que bien podría ser el principal obstáculo por el que mucha gente desiste de utilizarla. Como se sabe, hoy en día, es sumamente sencillo aprender a utilizar algún tipo de tecnología, ya que están programadas con una interfaz muy dinámica y sencilla que invita al usuario a que sea manipulada sin mucho esfuerzo.

El proyecto fue desarrollado basándose especialmente en este obstáculo para poder superarlo al crear, primeramente, una base de datos y digitando todos los clientes recurrentes que tiene el negocio, programándola con una búsqueda rápida para localizarlos tomando datos como el nombre completo, teléfono, algún correo electrónico y el tipo de mercancía que comúnmente ocupan.

Primeramente, se desarrolló el cronograma de actividades (anexo 1) para determinar el tiempo necesario para cada tarea a realizar, desde empezar a investigar información para la creación de la base de datos hasta la capacitación del personal para el uso del sistema. Este periodo comprendió cuarenta y seis días.

La primera parte del proyecto inició con la actividad de investigación, previamente establecida en el cronograma, donde logré indagar la información necesaria. También los programas necesarios para poder llevar a cabo la ejecución de la base de datos. Tuve soporte de distintos foros, páginas y videos en internet, así como de una persona experta en el área.
Los programas a escoger para crear la base de datos eran MySQL, Access y Excel, sin embargo después de investigar cuales eran las ventajas y desventajas del uso de todos estos programas, así como la dificultad y experiencia al usar el programa terminé descartando las primeras dos opciones, por lo que el software utilizado para crear la base de datos finalmente fue Excel.
Para comenzar con la base de datos, se programó una de prueba simulando los ingresos, gastos y movimientos que tendría finalmente (anexo 2), de igual manera sirvió para poder familiarizarse con las opciones que el programa ofrece para este tipo de archivos. Habiendo tenido éxito en las pruebas realizadas a la base de datos de prueba, se comenzó a programar, con el apoyo de varias fuentes en Internet y el conocimiento adquirido durante el periodo de bachillerato tecnológico en la especialidad de programación, la base de datos con la información correcta de los materiales y mercancías del negocio. Este periodo comprendió catorce días desde la primera fecha del cronograma de actividades.

La segunda etapa del proyecto, de acuerdo con el cronograma, consistió en ir digitando todos y cada uno de los ítems del negocio; aunque anteriormente también se tuvo que realizar un inventario minucioso al almacén, esto debido a que no se llevaba ningún control de inventarios de la mercancía recibida ni despachada, por lo que necesariamente había que programar una sección u otro archivo para el inventario (anexo 3). Una vez inventariada toda la mercancía y el material manualmente, se procedió a ingresarlo al nuevo sistema. Este sistema fue programado para ser usado por distintas secciones: productos, movimientos, lista de precios y clientes (anexo 4).
Dentro de la sección de productos (anexo 5) se agrega la mercancía existente y la nueva para ser inventariada; la información de cada producto o mercancía es ingresada en esta sección, aquí hablamos del precio de compra, el precio de venta, las entradas y salidas de mercancía (es decir la cantidad de producto que recibimos y la que vendemos), el saldo disponible, las medidas de la mercancía (largo, ancho y alto) y finalmente el peso volumétrico. Esta es la primera sección del sistema donde se digitan los ítems y los datos mencionados anteriormente para tenerlos registrados.
En la segunda sección tenemos la tabla registradora de los movimientos realizados, esta tabla (anexo 6) es dinámica lo que quiere decir que es interactiva y no estática. Aquí se debe de completar los campos en blanco para registrar el movimiento tales como fecha, el producto, el tipo de movimiento que será realizado (venta o compra-gasto) y cuánta cantidad del producto. La tabla está programada y enlazada a la sección anterior (productos) para poder desplegar una lista en el campo de productos (anexo 7) donde se muestran los ítems o mercancía que ya se encuentra registrada en la sección dicha. Una vez seleccionado el producto, el siguiente paso es elegir que tipo de movimiento se está haciendo, si una venta o una compra, para que se ejecute la acción aritmética programada correspondiente (anexo 8). Luego simplemente se debe ingresar la cantidad de mercancía en el campo en blanco.
Los últimos tres campos de la tabla corresponden a los precios del producto seleccionado; en el caso de los campos “precio de compra” y “precio de venta”, la tabla recurre a la sección anterior para mostrar las cantidades monetarias previamente ingresadas. Finalmente, el último campo de “total” se programó con una función para realizar la operación aritmética adecuada dependiendo del tipo de movimiento. Es decir, utiliza el movimiento seleccionado previamente en dicho campo para saber si elegir el precio de compra o el de venta y multiplicarla por la cantidad del producto ingresada. Una vez ingresados los datos para registrar el movimiento solo hay que cliquear en un botón con la leyenda “REGISTRAR DATOS” para que sean ingresados en otra tabla que se localiza debajo de la tabla anterior. Para realizar esta acción, fue necesario ejecutar una macro asignada a este botón.
En la siguiente sección “lista de precios” (anexo 9), existen distintas tablas, cada una con el nombre del proveedor y la mercancía que cada uno descarga en la bodega, así como los precios a los que son comprados los productos por el negocio. Esta tabla no es dinámica ya que generalmente los proveedores son los mismos y la mercancía que siempre llega es la misma haciendo que no haya muchos cambios importantes en la tabla, por lo que los datos son ingresados manualmente.
Finalmente está la cartera de clientes (anexo 10), donde está la base de datos con todas las personas que hacen compras importantes en el negocio. Aquí la tabla se creó para que categorizara a los clientes ingresados por nombre, apellido, número telefónico, y dirección de correo electrónico. De igual forma que la tabla de la sección anterior, aquí la tabla no es dinámica ya que es usualmente utilizada para consulta o algún ingreso ocasional de los datos de un cliente.
De esta forma se encuentra estructurado el sistema, no sin antes mencionar que dé inicio se encuentra una interfaz más sencilla en la que se puede ir directamente a cada una de estas secciones para no tener complicaciones cuando se esté usando el sistema.
El periodo de realización de esta actividad fue de 10 días de acuerdo con el cronograma de actividades.

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