SISTEMAS DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS

INTRODUCCION:

En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja.

Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.

Como podremos ver con este trabajo, estamos en la época del cambio, la generación de ejecutivos que está liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas.

SISTEMAS DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS):

Un SIE (EIS por sus siglas en inglés) es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible, provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

CARACTERISTICAS DE UN SIE:

Para que un Sistema de Información para Ejecutivos sea considerado como tal, debe de reunir ciertas características. Sin embargo, hay ocasiones en que los EIS no cumplen con todas las cualidades deseables, en estos casos debe de replantearse el sistema para tratar de incluir la mayoría de ellas.

Las principales características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE) son las siguientes:

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

• El sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información.

• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

• Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar.

• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.

• Pueden acceder información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización. Esta información puede incluir análisis de tendencias, reporteo por excepción y la posibilidad del “drilldown”. Esta característica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por país, por zona geográfica, por cliente y por línea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y más detallados de la información en caso necesario.

• El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

LOS OBJETIVOS QUE PERSIGUE UN EIS DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN SON LOS SIGUIENTES:

• Mantener informados a los ejecutivos sobre su división, departamento, empresa y el entorno en que se encuentra.

• Simplificar y organizar el acceso de la información.

• Descubrir o identificar problemas que puedan surgir.

• Generar información acerca del desempeño de sus subordinados.

• Establecer medidas de eficiencia en los factores críticos.

FACTORES DE ÉXITO DE UN EIS:

• Que se vea bien: Esto implica que debe estar orientado hacia el uso gráfico de las pantallas, lo cual permite a los ejecutivos tener acceso la información relevante sin entrenamiento previo.

• Que sea relevante: Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organización y que se han identificado como críticos para el éxito de la empresa.

• Que sea rápido: se necesitan tiempos de respuesta cortos, de lo contrario los ejecutivos pensaran que están perdiendo su tiempo. por lo general un EIS distribuye información sumarizada o agregada, lo cual debe proporcionarse más rápidamente que cualquier otra aplicación de sistemas.

• Que la información esté disponible y actualizada: Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos información en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieran. Además, la información que se presente al ejecutivo debe estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar información obsoleta.

FACTORES DE FRACASO DE UN EIS:

Los siguientes son los factores considerados como “factores de fracaso” en los sistemas de Información para Ejecutivos:

• Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son extensos.

• Soporte: Los requerimientos de información de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades de información de los usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los problemas significativos de la empresa.

Falta de disponibilidad de los datos. Entrega tardía de datos operativos.

• Relacionados con el Usuario:

a) Limitante de enfoque del EIS a un usuario.

b) Falta de compromiso de los usuarios.

c) Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo patrocinador.

d) No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.

BENEFICIOS DE UN EIS PARA LA ORGANIZACIÓN:

Los sistemas de Información para Ejecutivos tienen muchos beneficios que a la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales:

• Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta, relevante y concisa.

• Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva.

• Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos.

• Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas.

• Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización.

IMPLANTACIÓN EXITOSA DE UN EIS:

Para que un ejecutivo utilice un EIS, debe de implantarse considerando los siguientes factores importantes para asegurar una implantación con éxito del EIS:

• Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto. Esto implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y limitaciones del sistema desarrollar. Además, debe de establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.

• Socio

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