Sistema De Gestion - Alfresco

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALFRESCO

1 INTRODUCCION

Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos.

La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos, a la información contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imágenes, vídeos...).

Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas sobre los documentos, etc.

Además de estas características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de documentos a partir de plantillas, etc.

Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el área de la gestión documental y que presenta todas las características citadas. En este documento se presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.

2.- Estructura del repositorio

El repositorio (almacén de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptos básicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento.

- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un archivo de cualquier extensión, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los contenidos están formados por dos elementos principales: el archivo en sí mismo y sus propiedades (información acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las propiedades de título, descripción y autor, junto con información para auditoría como quién lo creó y cuando fue creado.

- Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y contenidos.

El repositorio se estructura en forma de árbol a partir del Espacio Raíz, del que cuelgan todos los espacios y contenidos que se crean:

Almacenamiento de la Información

Acceso de la Información

• Acceso a la información mediante un sistema de Gestión Documental (Alfresco).

• Acceso a los documentos de manera rápida y ágil.

• Método de búsqueda de la información parametrizable y versátil.

• Acceso mediante controles de acceso y seguridad.

Área de Servidores

• Se requiere de un área en la cual se tengan los servidores de red y de aplicaciones, así como todos los equipos de red como Switchs, Routers, RACK, UPS, etc.

• Se debería contar con servidores de base de datos así como servidores para el respaldo de la información.

3.1.8 MOTOR DE BÚSQUEDA

Alfresco y permitirá realizar búsquedas estructuradas.

Podremos, por ejemplo, realizar solo búsquedas sobre un tipo de documento determinado en un espacio concreto…

permite especialmente:

• Indexar los formatos PDF, DOC y RTF

• Gestionar una lista de palabras vacías

• Buscar sobre las expresiones

• Buscar con operadores booleanos

• Buscar con un truncamiento

• Clasificar los resultados

Alfresco permite guardar búsquedas específicas en su espacio de trabajo. También es posible compartir dichas búsquedas con todos los usuarios.

3.1.9 GESTIÓN DE ROLES

Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfresco presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla:

TABLA 8: GESTION DE ROLES ALFRESCO

3.1.10 FLUJOS DE TRABAJO

Alfresco integra el motor jBPM creado por jBoss que permite aplicar fácilmente flujos de trabajo profesionales avanzados. JBPM puede utilizarse para realizar circuitos de validación complejos. Los flujos de trabajo permiten definir tareas en serie y en paralelo. Además, se pueden establecer "alarmas” para gestionar la finalización de determinadas tareas.

FIGURA 42: Flujo de Trabajo

3.1.11 ALFRESCO SHARE

Alfresco Share es una solución colaborativa de gestión de contenido incluida en Alfresco. La interfaz de este espacio es totalmente independiente de la interfaz documental pura y es muy fácil de utilizar.

Alfresco Share permite construir espacios de colaboración, denominados “Sitios”.

Estos espacios pueden ser creados por colaboradores con permisos para ello.

Cada espacio (Sitio) cuenta con una serie de funcionalidades presentadas a continuación, así como con un cuadro de mando propio, gestionado por el administrador del espacio.

Un usuario que se conecta al entorno Share dispone de un cuadro de control que le permite visualizar sus espacios de colaboración, sus tareas (todo el espacio combinado), su calendario (todo el espacio combinado),

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