Sistema web para la administración de facturas e Inventario de materiales para instalaciones telefónicas

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA[pic 1]

 FACULTAD DE INGENIERÍA Y SISTEMAS.

 ANÁLISIS DE SISTEMAS I – GRUPO 01

Catedrático: Ing. Melvin Raúl Campos Duran

[pic 2] 

TEMA: Sistema web para la administración de facturas e Inventario  de materiales para instalaciones telefónicas.

INTEGRANTES:        

Fecha de entrega: Domingo 27 de septiembre de 2015

Contenido

INTRODUCCIÓN:        

OBJETIVOS:        

OBJETIVO GENERALES:        

OBJETIVOS ESPECIFICOS:        

DESCRIPCION DE FUNCIONES:        

POLITICAS Y NORMAS INTERNAS:        

POLITICAS INTERNAS DE LA EMPRESA:        

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE:        

OBJETIVOS POR LOS QUE SE PRETENDE DESARILLAR EL SISTEMA:        

BENEFICIOS QUE EL SISTEMA TRAERÍA AL USUARIO:        

REPRESENTACIÓN DEL PROBLEMA A TRAVES DEL DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO:        

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL SISTEMA:        

ALCANCES:        

LIMITACIONES:        

PLAN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES):        

CONTROLES ACTUALES:        

FACTIBILIDAD:        

ECONÓMICA:        

OPERACIONAL:        

TECNICA:        

CONCLUSIONES:        

BIBLIOGRAFIAS:        

ANEXOS:        

FORMULARIO CONTROL DE VISITAS:        

Ejemplo de una orden de compra:        

Equipos para datos y fibra óptica instalados:        

BITACORA DE TRABAJOS REALIZADOS:        

INTRODUCCIÓN:

En el siguiente avance se muestran la documentación actual para llevar a cabo los procesos del manejo de los datos de facturación e inventario de la empresa SUMITEC. Que no tienen ninguna herramienta informática o de automatización de éstos procesos, haciendo más lentos los procesos de facturación y sin ningún sistema de inventario, trabajándolo todo a papel y con mucho desorden. Esperamos solventar ésta situación y que se obtengan con agilidad los procesos de facturación y de inventario.

OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERALES:

• Identificar los riesgos y los fallos dentro de las áreas de facturación y de inventario, ya que son las áreas solicitadas por el usuario para realizar el sistema.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Sugerir un sistema de inventario para luego implementarlo en la solución a crear y empaparse con los labores de la empresa para comprender las carencias que tiene el usuario.
• Examinar el área de facturación y guiarnos a partir de la documentación dada por el usuario, trabajando respetando las normas ya establecidas por el usuario y con el cuidado de no mezclar la información facilitada.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

El área administrativa está a cargo del control del inventario, planilla y facturación (a Claro) de la venta de materiales consumibles tales como: cable coaxial, conectores, cable RJ-45, cable UTP. Y los servicios de instalación de equipos como: radios microondas, antenas torres para celulares, switches para redes CISCO. Tanto la venta de materiales consumibles como los servicios de instalación pertenecen al área técnica.

POLITICAS Y NORMAS INTERNAS:

POLITICAS INTERNAS DE LA EMPRESA:

• Los clientes  con los que se trabaja son de preferencia grandes clientes como: Claro, Digicel, Esertel, etc.
• Para realizar los proyectos se subcontrata personal o empresas necesarias.
• La contratación del personal es por proyectos.
• Las transferencias de cobros se hacen a la cuenta de la empresa.
• Las compras se hacen  por medio de cheques y no en efectivo ni tarjetas.
• El horario de trabajo es de 7:00 am a 4: pm  de lunes a viernes.

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE:

Un sistema automatizado de inventario, con la capacidad de generar alertas cuando se agote algún material y que tenga tiempos de respuesta rápidos a la hora de realizar alguna consulta sobre algún material.

Un sistema automatizado de facturación que permita darle un detalle al cliente de lo que ha comprado, ya sea un material consumible, o un servicio de instalación. Ya que no solamente lo realizan a mano y en ocasiones hay pérdidas de los comprobantes y se pueden generar inconsistencias y también se hace más difícil sacar los cálculos del pago de renta y del iva, así mismo como el poder obtener un dato estadístico de las ventas de materiales consumibles o servicios de instalación.

Una página web (dado que no tienen) en la que los clientes puedan ver la gama de servicios que realiza la empresa  y también un catálogo que contenga los materiales con los que dispone la empresa, y un apartado dentro de la misma página web para contactarse con la empresa y realizar alguna cotización directamente con la empresa y que ésta misma les responda con agilidad y rapidez.

OBJETIVOS POR LOS QUE SE PRETENDE DESARILLAR EL SISTEMA:

• MECANIZAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION CORRESPONDIENTE A FACTURACION  E INVENTARIOS
• ALMACENAR  LOS DOCUMENTOS GENERADOS PARA SER UTILIZADOS EN LA CONTABILID  DE LA EMPRESA
• REALIZAR CONSULTAS  EN TIEMPO REAL DE LAS EXISTENCIAS DE MATERIALES EN INVENTARIO
• HACER LA FACTURACION DE LAS VENTAS  QUE GUARDEN  LA INFORMACION NECESARIA PARA CONSULTAS POSTERIORES Y REALIZAR CALCULOS  DE IVA Y RENTA
• GENERAR UN INFORME DE LAS FACTURACIONES
• GENERAR UN INFORME DE L INVENTARIO MENSUAL

BENEFICIOS QUE EL SISTEMA TRAERÍA AL USUARIO:

• Las facturas se realizaran  en menos tiempo que el actual.
• Se almacenaran los datos facturados para consultas.
• El control del inventario será en tiempo real, lo cual permitirá saber las existencias  actuales para poder realizar cotizaciones a los clientes  en forma ágil.
• Las compras de materiales se harán en el momento exacto para que no haya falta ni exceso del recurso.
• Se podrá saber cuáles materiales tienen mayor demanda en base al consumo.
• Se podrán hacer proyecciones de futuras compras de materiales.

REPRESENTACIÓN DEL PROBLEMA A TRAVES DEL DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO:

[pic 8]

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL SISTEMA:

ALCANCES:

1. Determinar la viabilidad del proyecto expuesto, su rentabilidad y sus ventajas para la empresa SUMITEC.

1. Se analizaran los riesgos inherentes al desarrollo de un proyecto de software, para evitar desestabilizar las operaciones que realiza la empresa SUMITEC.

1. Se definirá un plan estratégico para que el proyecto se pueda realizar en un tiempo estimado de acuerdo con las exigencias de la empresa SUMITEC.

1.  Elaborar un control de inventario de piezas y materiales con los que trabaja la empresa SUMITEC, para obtener un mejor control de lo que se compra y lo que se gasta en la elaboración de proyectos por parte de la empresa.

1. Automatizar el sistema de facturación de la empresa SUMITEC, con esto nos referimos a la elaboración de la factura, el cálculo de un total de venta, y guardar un detalle del total de la venta realizada.

LIMITACIONES:

1. El proyecto será válido en el periodo de tiempo en el que este se realice, con los datos proporcionados por la empresa en el momento que se les sean solicitados, debido a que puede haber cambios en la idea de la empresa respecto al sistema de software.

1. La información base, es la proporcionada por la empresa, a la fecha que se inició el proyecto de software, y sus proyecciones están en base a la misma, cualquier cambio o tiempo de discusión modifica el tiempo de entrega del software.

1. La decisión de la implementación del proyecto de software desarrollado, queda a discreción de los socios de la empresa SUMITEC.

1. Por políticas de la empresa, la revelación de los nombres reales, algunas cifras y cierta información que consideran importantes de resguardar, no serán mencionados en este proyecto.  

[pic 9]PLAN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES):

CONTROLES ACTUALES:

SALIDA DE MATERIALES:

F.___________________________        F. _____________________________

AUTORIZO                                                 RECIBIO

FACTIBILIDAD:

El estudio de factibilidad nos permite determinar si nuestro  proyecto es viable desde distintos puntos de vista como los son el técnico, operativo y económico que se presentan a continuación.

En este apartado  se detallara los estudios de factibilidad que se realizaron para determinar la viabilidad del proyecto en la empresa SUMITEC considerando para ello los estudios de factibilidad técnico, operativo y económico. Los resultados de los estudios nos permitirán concluir la factibilidad el proyecto.

...