“Desarrollo de un sistema web de ventas y caja para Telefónica Centros de Cobros S.A.C"

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO PL01

versión 2019.01

PROYECTO

Desarrollo de un sistema web de ventas y caja para Telefónica Centros de Cobros S.A.C

PATROCINADOR

Miguel Angel Bohorquez del Portal (Gerente General)

PREPARADO POR:

Equipo de Proyecto

FECHA

04

10

2021

REVISADO POR:

Julio Aburto Aquije

FECHA

06

10

2021

APROBADO POR:

Milagros Montoya / Arturo Gazzolo

FECHA

08

10

2021

REVISIÓN

(Correlativo)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)

(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA

(de la revisión)

01

Elaboración del Acta de constitución

04

10

2021

02

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, servicio a realizar entre otros)

El presente proyecto está orientado a implementar un Sistema de Información que permita la recaudación de los diferentes servicios propios de TCC y de servicios de sus clientes a quienes les brinda el servicio de recaudación. Permitirá hacer consultas, ventas y pagos y estará disponible para los usuarios en un Entorno Web. Permitirá administrar un inventario y stock de productos, registrar las ventas y los pagos por ventas y recaudación de recibos externos. Además, permitirá generar los asientos contables de ventas y recaudación y permitirá extraer información mediante un módulo de reportes.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

(A qué objetivo u objetivos estratégicos se alinea el proyecto)

1. FINALIDAD DEL PROYECTO

(Beneficio que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto esté operativo o sea entregado)

Implementar mejoras a los procesos de ventas y recaudación. Dotándole de flexibilidad, escalabilidad y capilaridad para la habilitación de puntos de recaudación.

Administrar a mediano plazo todas las operaciones de TCC con un sistema propio que permita conocer en cada momento el estado de las mismos y generar reportes y documentación relacionada.

Permitir al negocio de TCC generar más ingresos por ventas y por nuevos servicios de recaudación.

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

Costo del proyecto:

Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto S/. 240,128.00 soles.

Tiempo:

Cumplir con el cronograma previamente aprobado por el equipo del proyecto, este tiempo es de 6 meses calendario a partir de la aprobación del acta de constitución.

Alcance:

Cumplir con la entrega del Software y plataforma configurado y funcionando al 100% según evaluación del Acta de Entrega.

Calidad:

Cumplir con los lineamientos de las distintas políticas de la empresa.

Cumplir con las capacitaciones planteadas en el ciclo de vida del proyecto.

Cumplir con las pruebas de calidad del área de Testing.

Cumplir con las disposiciones de seguridad indicados en la ficha IPAK.

1. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

• Revisión de los entregables de cada fase mencionada en el proyecto.
• Revisión del presupuesto de ejecución de cada fase del proyecto.
• Revisión de calidad de las versiones del software desarrollado en el proyecto, así como el control y monitoreo del personal. Entrega informes de desempeño y avances del proyecto.
• Revisión de los avances de cada fase de proceso durante el ciclo de vida del desarrollo del proyecto. Entrega informes de estado al Director Ejecutivo, según avanza el proyecto.

1. REQUISITOS DE ALTO NIVEL

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la gestión del proyecto)

• Equipos de calidad necesarios para la ejecución del proyecto y acceso a internet a todo el equipo.
• Personal especializado en la implementación de sistemas web usando patrones y arquitectura de n capas.
• El sistema debe contar con los siguientes módulos: Seguridad, Configuraciones, Ventas, Caja, Liquidaciones y Reportes.

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

1. FASES DEL PROYECTO

(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal)

1. PRINCIPALES ENTREGABLES

(Un único y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)

Fase 1: Gestión del Proyecto

Acta de Constitución del proyecto

Plan de Dirección del proyecto y Planes subsidiarios.

- Plan de gestión del alcance

- Plan de gestión de requisitos

- Línea base de alcance

- Matriz de Trazabilidad

- Plan de gestión del cronograma

- Plan de gestión de recursos

- Línea base del cronograma

- Plan de gestión de costos

- Línea base de costos

- Plan de gestión de riesgos

- Plan de respuestas a los riesgos

Fase 2: Análisis y Diseño

- Documento técnico de diseño de la solución y arquitectura.

Fase 3: Construcción

- Software Construido

- Manual de Usuario

- Manual de Instalación y Configuración

Fase 4: Pruebas

- Casos/Constancias de Pruebas de Testing

- Casos/Constancias de Pruebas del Cliente

Fase 5: Implantación

- Constancia de pase a producción

Fase 6: Post-Implantación

- Informe de post-implantación

Fase 7: Monitoreo y Control

- Informes de avance o desempeño: alcance, tiempo, costo y calidad.

- Actas de Reuniones.

Fase 8: Cierre

- Acta de conformidad.

- Informe final de cierre.

1. INTERESADOS CLAVE

(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

Gerencia General TCC:

• Miguel Ángel Bohórquez Del Portal. Sponsor principal quién que se encargará de aprobar los recursos económicos para la ejecución del proyecto.

Sub Gerencia de Operaciones:

• Milagros Montoya Ramos (Lima).
• Arturo Gazzolo Pardave (Provincias).

Sub Gerencia Comercial:

• Ergasto Silva Silva. Líder Usuario.

Jefaturas de Clusters (Grupos de Agencias):

• Guillermo Fajardo.
• Nancy Checa.

Registro y Control (Back Office):

• Jorge Neyra.
• Mónica Vera.
• Susana Sarmiento.

Equipo de Proyecto:

Líder Usuario:

• Responsable del proceso de negocio que será representado en el sistema.
• Transmitir el conocimiento de sus áreas de negocio al equipo del proyecto.
• Facilitar la relación entre las áreas usuarias, líder funcional y equipo de proyecto.
• Facilitar el análisis de los procesos de la institución y aprueba la documentación de los procesos de negocio generada en el proyecto.
• Reconocer impacto operativo de la implantación de la solución Caja Web TCC en procesos de negocio de TCC, y facilitar su difusión.
• Aprobar las interfaces del sistema, la estrategia de migración, conversión de datos e implantación.
• Aprobar la documentación funcional: funcionalidad, reportes, formatos, casos de uso y/o negocio y la matriz de roles y perfiles de sus procesos.

Líder Funcional:

• Participar en las reuniones con el usuario y validar el cumplimiento de la propuesta de solución.
• Centralizar, analizar y definir los procesos de negocio que será representado en el sistema.
• Actuar como interlocutor entre el área usuaria y el equipo técnico.
• Realizar el análisis de los procesos de la institución y validar la documentación de los procesos de negocio generada en el proyecto.
• Evidenciar y difundir el impacto operativo de la implantación de la solución Caja Web TCC en los procesos de negocio de TCC.
• Identificar y analizar las interfaces del sistema. Analizar y definir la estrategia de migración, conversión de datos e implantación.
• Apoyar y guiar a los usuarios en las definiciones funcionales, y en la elaboración de los casos de uso y/o negocio.
• Validar la matriz de roles y perfiles de sus procesos.

Jefe de Proyecto:

• Consolidar el plan General del Proyecto.
• Seguimiento y control del plan general del proyecto.
• Velar por el éxito y cumplimiento de los objetivos propuestos en el proyecto (tiempo, costo y alcance).
• Presentar informe de status de proyecto al comité estratégico.
• Convocar a reuniones de Gestión de Proyecto.
• Gestionar el riesgo y resuelve conflictos.
• Generar acciones preventivas y correctivas.
• Responsable de realizar las actividades de Gestión del Cambio requeridas en el Proyecto.
• Ser el principal enlace entre el proyecto y las áreas impactadas.

Arquitecto de Solución:

• Definir la Arquitectura: Definición de arquitectura de los sistemas, vista física, vista lógica, principios de arquitectura, seguridad, etc.
• Seleccionar el Software: Pilas de aplicaciones, bases de datos, librerías, frameworks, estándares tecnológicos, etc.
• Seleccionar la Infraestructura: Sistemas Operativos, hardware, redes, sistemas de recuperación, etc.
• Definir los Requisitos no Funcionales: Rendimiento, escalabilidad, seguridad, etc.
• Liderar el equipo de desarrollo: Liderazgo Técnico, responsabilidad y autoridad, dirección de equipos, etc.
• Brindar Coaching y Mentoring: Ayuda sobre problemas técnicos, ayuda en la evolución profesional, etc.
• Apoyar al Analista Funcional y/o Jefe de Proyecto en definiciones en cualquier fase del proyecto y documentación.

Usuario Clave:

• Evaluar el modelo y validar los procesos definidos.
• Participar activamente en la definición funcional de sus procesos de negocio (reuniones de definición).
• Ejecutar y validar las pruebas de aceptación.
• Ejecutar el despliegue de nuevos procesos en las áreas de responsabilidad que le corresponden.
• Evaluar el impacto de la conversión de sistemas y definir el proceso de migración de datos.
• Proporcionar los datos a ser migrados.
• Preparar y ejecutar el entrenamiento a los usuarios finales.
• Proveer soporte a los usuarios finales en la puesta en marcha.
• Elabora la matriz de roles y perfiles de sus procesos.
• Prepara los casos de negocio.

1. RIESGOS

(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)