VIGILANCIA TECNOLOGICA
caro041821 de Octubre de 2012
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¿Cómo practicar la vigilancia tecnológica
sistemática, en mi empresa?
¿CÓMO PRACTICAR LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA SISTEMÁTICA, EN MI
EMPRESA? INICIAR UN SISTEMA ORGANIZADO DE VIGILANCIA
El presente documento intenta mostrar los pasos básicos para el arranque de una
vigilancia sistemática. El esquema a continuación contiene, de forma simplificada,
los elementos esenciales y acciones de implantación y funcionamiento de un
sistema de vigilancia formalizado. Tales acciones surgen de la experiencia de
implantación y funcionamiento de la vigilancia en diversas empresas.
• Jerarquización de temas y objetivos: Definición de los factores críticos de
vigilancia en consonancia con la estrategia de la empresa.
• Identificación de recursos «informacionales»:
– personas, «circuitos» de comunicación en el seno de la
organización,
– contactos externos de la «empresa»,
– fuentes de información a las que la empresa tiene acceso,
– recursos T.I.: red local, bases de datos, acceso a módem,
– práctica actual en la organización de la información y la
documentación, y en la cultura informacional y de gestión del
conocimiento,
– presupuesto para nuevas adquisiciones: fuentes, dedicación de
personas, sistemas,...
• Definición del plan y realización del manual de vigilancia tecnológica:
– orientación, contenidos, fuentes y herramientas de seguimiento
(fichero de expertos, reports de impacto,...), frecuencia, formatos de
intercambio/difusión de la información,...
– constitución de la célula o núcleo de personas implicadas en el
sistema de vigilancia tecnológica y del responsable o animador,
asignación de funciones (observadores, analistas y decisores), red
interna y externa de contactos,
– establecimiento de un plan de formación y de un sistema de
incentivos que motiven la participación,
– Realización de un manual de funcionamiento, sistema de medición
normalizado.
• Formación del personal involucrado, en:
– métodos,
– funcionamiento,
– fidelización de la función (ganar apoyos)
– medición del sistema.
• Funcionamiento: medición - > corrección -> reorientación de los FCV
El seguimiento de este esquema o similar requiere formalizar el esfuerzo de
vigilancia que debe practicar la empresa. Son muchos los responsables de empresa
que insisten en la necesidad de formalizar la práctica de vigilancia, las fuentes de
información, las personas involucradas, el tiempo dedicado y la utilización de sus
resultados en el desarrollo de la actividad empresarial.
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Dicha formalización es requisito de partida para asegurar un seguimiento
sistemático del entorno a partir de una labor colectiva desde la organización.
Ahora bien, formalización no quiere decir burocracia, sino que primordialmente se
trata de reconocer la dedicación a una labor necesaria para la empresa. La
adecuación a las particularidades de cada empresa —tamaño, recursos, sector— se
da en el equilibrio entre acciones propias o internas y acciones realizadas por
terceros subcontratistas o colaboradores, así como en el grado de detalle y
fiabilidad de la información disponible para la toma de decisiones. Sobre el primer
aspecto incidiremos más adelante.
LAS 7 PREGUNTAS DE LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA
Antes de iniciar cualquiera de las anteriores acciones, es conveniente plantearse, a
modo de reflexión, las siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es el objeto de la vigilancia?,
2. ¿Qué debemos vigilar? ¿Qué informaciones buscar?
3. ¿Dónde localizarlas?
4. ¿Cómo tratar y organizar la información?
5. ¿ A quién comunicar la información en la empresa?
6. ¿Cómo promover la implicación de todo el personal
7. ¿Qué recursos vamos a destinar?
Las respuestas a estas preguntas debe plasmarse en el manual de vigilancia,
completando el contenido de las acciones o etapas descritas en el esquema inicial,
ambas recogidas. En el manual se recogen los objetivos, las fuentes, los recursos y
el proceso operativo de la vigilancia, constituyendo en cierta medida «las
instrucciones de uso» del sistema, adaptadas a las especificidades de la empresa.
A continuación se irán respondiendo a cada una de estas 7 preguntas, incorporando
un ejemplo de vigilancia en una empresa fabricante de helados.
1. ¿CUÁL ES EL OBJETO DE LA VIGILANCIA?
El objeto principal de la vigilancia es el de balizar el camino que la empresa debe
seguir para alcanzar los objetivos trazados por su estrategia. Ahora bien, tales
objetivos suelen concretarse en distintos aspectos a los que la vigilancia se puede
circunscribir. En este sentido, la firma francesa de cosmética, L’Oréal, concreta en 7
objetos la práctica de la vigilancia, si bien más que de objetos podríamos hablar de
ámbitos:
Tecnología
Comercial
Legislativa
Competitiva
Sociedad
Geografía
Geopolítica
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En general la vigilancia suele tener como objeto los resaltados en el capítulo 4; más
acordes con algún objetivo estratégico concreto, destacamos los siguientes:
a) anticiparse, detectar los cambios sobre nuevas tecnologías, mercados,
competidores, medio ambiente,...
b) reducir riesgos, detectar amenazas, p. ej., patentes, productos,
reglamentaciones, alianzas entre potenciales competidores, nuevas
inversiones,...
c) progresar, detectar los desfases entre nuestros productos y las necesidades
de clientes, entre nuestras capacidades y las de otros competidores,...
d) innovar: detectar ideas y nuevas soluciones, economías en I+D,...
e) integrar: conocer nuevos partners, clientes, expertos, socios,...
Sin estrategia no puede haber una correcta práctica de la vigilancia
Caso de empresa heladera
En nuestro ejemplo, una firma del sector heladero de tamaño medio, tiene como
parte de su estrategia la búsqueda de nichos de mercado de mayor valor añadido
(diabetes, control de peso y cuidado corporal, etc.). Ello se traducía en líneas
concretas como, entre otras, el lanzamiento de productos hipocalóricos con bajo o
nulo contenido en azúcares y alta cremosidad. Por tanto, el objeto de su vigilancia
es innovar, detectar los avances en posibles soluciones para hacer viable el nuevo
producto y evitar «reinventar la rueda».
2. ¿QUÉ DEBEMOS VIGILAR? ¿QUÉ INFORMACIONES BUSCAR?
La empresa tiene recursos limitados y por ello no puede vigilar todos los aspectos.
De la experiencia de muchas empresas europeas que han iniciado funciones de
vigilancia, extraemos dos errores comúnmente cometidos que conviene evitar:
ERROR Nº 1: captar información en todos los innumerables aspectos que
toca una empresa, es decir, se quiere saber todo sobre todo.
ERROR Nº 2: captar información de los aspectos en los que es más fácil
obtenerla o de los que mejor se sabe buscar.
La vigilancia debe ser focalizada, esto es, centrada sobre las prioridades que
marque la estrategia a medio plazo y las necesidades del día a día, optimizada por
razones de coste y tiempo de dedicación. El siguiente ejemplo resulta muy ilustrativo:
Vigilar las tecnologías que pueden incidir en nuestra empresa: por un lado, hay que
evitar reinventar la rueda; por otro, hay que tratar de mejorar lo que actualmente
se hace, con nuevas aportaciones. En cualquier caso se debe ser consciente que
muchas de las amenazas y oportunidades están fuera de nuestro sector.
Es un hecho que las tecnologías extienden su campo de forma horizontal
provocando el solapamiento de muchos sectores industriales y el surgimiento de
nuevos campos.
Esto, junto a la globalización de la economía, hace que muchas de las amenazas
provengan de mercados y sectores ajenos al propio.
Hace falta entonces vigilar horizontalmente: la mecatrónica, la bioelectrónica, la
micromecánica, la domótica o la cosmética-nutricional son sólo algunos ejemplos de
disciplinas surgidas de la difusión transversal de las tecnologías y/o del
desvanecimiento de los límites sectoriales. De igual manera, en el resto de
actividades de ámbito empresarial, la difusión de conocimientos hace que los
conc eptos se apliquen también de forma transversal a distintas áreas, provocando
cambios, oportunidades o amenazas más allá del dominio de actividad de cualquier
empresa. Amenazas que con los canales habituales de información (asociaciones
sectoriales, revistas del sector, profesionales del sector,...), la empresa no es capaz
de anticipar. En muchos sectores, las oportunidades para innovar vienen de la
adopción de tecnologías y saber-hacer de otros sectores. Una escucha atenta a
otros sectores permitirá aprovechar tales oportunidades. Tal fue el caso de un
pequeño grupo de empresas azulejeras que lideraron la incorporación de soluciones
logísticas del sector automoción, cosa que no era evidente
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