ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

4.1 ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

La administración de ventas facilita los procesos de seguimiento y cierre de las oportunidades de negocio. Además permite mantener al día tanto a los vendedores como a los clientes.

4.1.1 OBJETIVO DE VENTAS

Representan los niveles proyectados de los bienes o servicios que se venderán. El establecimiento de objetivos de ventas es indispensable porque da una orientación general al plan de marketing.

Todo lo que después se incluye en él tiene por objeto realizar los objetivos: calcular el tamaño del mercado meta y establecer los objetivos de marketing, determinar el presupuesto de publicidad y de promoción, la contratación del personal de marketing y de ventas, escoger el número y las clases de tiendas y canales de distribución que se utilizarán, y lo que es más importante, la cantidad del producto elaborado o que se conservará en inventario.

4.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE VENTAS

Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:

• Aumentar las ventas mensuales en un 20%.

• Generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del próximo año.

• Obtener una rentabilidad anual del 25%.

• Lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre.

• Producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.

• Elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes.

• Vender 10 000 productos al finalizar el primer año.

• Triplicar la producción para fin de año.

• Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

• Abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.

En ocasiones a los objetivos específicos se le conoce como metas.

4.2 PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO DE VENTAS

Es el proceso de análisis para determinar las posiciones futuras que el ejecutivo de ventas debe alcanzar. Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir y hasta forzar modificaciones en los planes del ejecutivo de ventas, con el fin de responder a las cambiantes circunstancias relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara el ejecutivo de ventas.

4.2.1 FORMATOS POR DÍA: LLAMADAS, TRASLADO, ESPECIES Y PRESENTACIONES

LLAMADA.- Acto de llamar o hacer que una persona ponga atención en algo o alguien, acuda o hable con uno

TRASLADO.- Cambiar a una persona de un puesto o cargo a otro, generalmente de la misma categoría

ESPERA.- Parar en una actividad hasta que suceda algo. Periodo de tiempo durante el cual se está aguardando la llegada de una persona o que ocurra una cosa.

PRESENTACION.- Es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar, la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema.

4.2.2 FORMATOS POR SEMANA

La proyección que más impacto tiene dentro de toda compañía es la meta de ventas, por lo que debe asegurarse de cumplirlas y para ello se requiere una planeación estratégica que elimine incertidumbre sobre un pronóstico. Un formato por semana es una guía que se usa para llevar acabo la planificación de las ventas de una semana el cómo, donde, cuando y a quien se le va a vender.

4.2.3 FORMATOS MENSUALES

Son aquellos donde se deposita la información de una evaluación del desempeño que tienen los vendedores. Generalmente las evaluaciones se realizan al final de cada mes para inspeccionar con tiempo suficiente el desempeño de los vendedores y sanar irregularidades cotidianas.

Factores a evaluar

• Volumen de ventas realizado en el periodo

• Cumplimiento de la cuota de ventas.

• Número de visitas realizadas.

• Ventas realizadas por visita.

• Relación gastos/ventas.

4.2.4 FORMATOS ANUALES

Son aquellos que se realizan al finalizar cada año, para evaluar el desempeño del vendedor definitivamente. Tomar las decisiones adecuadas para que la empresa tenga mejores elementos y así una mejor calidad.

4.3 HERRAMIENTAS DEL EJECUTIVO DE VENTAS

Para realizar su trabajo, el agente vendedor debe contar con una CARPETA DE VENTAS que incluye la siguiente información:

• Catálogo de los productos de la compañía

• Catálogo de clientes activos, dados de baja y prospectos

• Hoja con la política de ventas, crédito y plazo de cada uno de sus clientes

• Estadística comparativa de ventas año actual vs anterior de cada uno de sus clientes y su territorio en general

• Listas de precios de cada una de sus políticas

• material promocional como folletos, trípticos, presentaciones en vídeo, etc.

Por otra parte, los principales instrumentos comerciales y económicos de que dispone son:

• descuentos sobre el precio de fábrica. El vendedor suele tener asignado un límite máximo de descuento sobre la tarifa oficial a partir del cual debe pedir autorización a su superior.

• rappel por consumo. Según la cultura de la compañía, los rappels pueden concederse sobre consumos trimestrales, semestrales o anuales; sobre la totalidad de las ventas o sobre algunos productos en particular.

Para hacer el seguimiento de sus ventas, el vendedor cuenta con determinados documentos de análisis proporcionados de manera periódica por la propia compañía. Pueden incluir los siguientes:

• listado de ventas de clientes comparativo con el mismo periodo del año anterior.

• listado de ventas de clientes comparativo con el objetivo

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