ASESORIA JURIDICA CONSISTENTE EN REVISION DE CONTRATOS CON PROVEEDORES Y CLIENTES

Introducción.

        El sector jurídico ha sido uno de los temas dentro de sectores clásicos de un panorama empresarial y profesional. La abogacía, y las instituciones que lo representan, se caracterizan por un fuerte corporativismo y una gran resistencia al cambio. Prueba de ello es la gran cantidad de tecnicismos utilizados en su lenguaje, presenten es en la documentación que producen, en su forma de hablar y comunicarse y, ahora también en línea y páginas web.

 En la actualidad, las organizaciones, instituciones y empresas se preocupan cada vez más por la satisfacción del cliente, es así como surge la necesidad de implantar un sistema de organización el cual lleve en registro y plazo la relación de contratos y vencimientos de este, caso como un chequeo exhaustivo de documentos de convenios.

En este sentido, llegamos a la inevitable pregunta ¿Es tan necesario el establecimiento de contratos colectivos de relación laboral? Se debe de tener en cuenta la necesidad de formalizar contratos siempre que fueras a negociar con otras organizaciones. Intentar reducir gastos en esta área puede generar un gran dolor de cabeza más tarde. Es vital la importancia de los contratos para las pequeñas y las medianas empresas.

Preámbulo.

         Un contrato es una herramienta esencial para empresas de cualquier porte a la hora de realizar negocios y transacciones con clientes y proveedores. Utilizar contratos para formalizar relaciones comerciales es esencial para otorgar seguridad jurídica a una empresa.[pic 1]

         Los contratos son fundamentales porque sirven como una suerte de mapa que indica cuáles son las obligaciones y responsabilidades de cada parte involucrada en la transacción. “El contrato prevé las obligaciones de cada parte, el valor y la forma de pago, cuáles son las multas y penalidades para la parte que incumple su obligación y cómo las partes pueden salir de esta relación, entre otros”, explica el abogado. “Funciona como un manual de instrucciones de la relación”.

Normalmente un  gerente que optó por formalizar un contrato evita molestias. “En caso de tener que accionar contra la otra parte en la Justicia, el proceso será mucho más corto”^[1]. Un abogado comúnmente diría que un proceso de ejecución cuando existen contratos bien elaborados, se prolonga entre seis meses a dos años, contra cuatro a diez años en un proceso de conocimiento, en el cual no hay contrato o el existente no es claro.

         Muchas empresas al inicio de su vida cuentan con capital limitado e intentan evitar gastos que consideran no necesarios. Schaffa afirma que es una equivocación pensar que la formalización de contratos puede quedar para después debido a los costos de asistencia jurídica involucrados. “Todas las relaciones deben ser formalizadas”, dice. “Los contratos se hacen para prevenir dolores de cabeza y gastos futuros. Como  todo en la vida, es mejor prevenir que remediar”, completa.

         Uno de los principales errores que cometen las empresas en relación con la cuestión de los contratos, es creer que la formalización de relaciones en un documento puede ofender a la otra parte. “Las empresas pequeñas normalmente tienen miedo de negociar con la otra parte porque suponen que puede ofenderse por ser obligada a firmar un contrato y que, además, demora mucho el negociado de las cláusulas”, dice. Sin embargo, uno de los principales beneficios de firmar contratos y ofrecer seguridad para ambas partes es que lo que fue acordado tendrá grandes posibilidades de cumplirse. “Si el empresario contrata un abogado para crear contratos estándar para la empresa, la otra parte se siente más segura por saber exactamente cuáles son los límites de los derechos y obligaciones de cada uno”, afirma. “Y la negociación es rápida. Normalmente, lo que se negocia en los contratos son las cláusulas comerciales, que serían negociadas aun cuando el contrato no existiera”, completa el especialista Schaffa.

Recomendaciones.

         Cuando una de las partes o de sus representantes requieran alguna autorización especial, como es el caso de las sociedades comerciales en que la facultad de contratación del representante legal se encuentra limitada estatutariamente por la cuantía del contrato, y la cuantía del contrato proyectado sea superior al límite máximo autorizado, será preciso adjuntar, como anexo del contrato el acta del órgano social competente debidamente aprobada, en que se otorgue al representante la autorización expresa e inequívoca a dicho representante para suscribir el contrato.

En algunos casos cuando existen procedimientos que deban observar las partes y que se encuentren establecidos en documentos extensos, o cuando los bienes o servicios materia del contrato están descritos en catálogos, o los precios de los mismos se reposan en listas de precios, etc., las partes pueden acordar que se anexe como parte integral del contrato los respectivos  documentos indicándolo así en la cláusula respectiva e identificando el documento como anexo del respectivo contrato. A cada ejemplar original del contrato es preciso que se adjunte un original del anexo previamente identificado.

         También es el caso de las ofertas que previamente hayan enviado las partes y que hayan motivado a la celebración del contrato. Cuando se va a contratar con personas jurídicas es necesario que se tome la molestia de revisar el certificado de existencia y representación legal de la empresa con la cual se va a contratar, ya que en ese documento se encontrara alcances y los límites de la capacidad de esa persona jurídica.

         Se debe revisar en el certificado la identificación de la persona jurídica contratante y se ubica allí el nombre completo y correcto, número de INE, su domicilio, su RFC, su CURP etc.

         Se verifica  que la persona jurídica se encuentre vigente, es decir se encuentra dentro del plazo de duración previsto en sus estatutos, pues de lo contrario no es probable que tenga capacidad para celebrar el respectivo contrato. También se verifica el objeto social para evaluar si el contrato proyectado se encuentra comprendido, así sea de manera general, dentro las actividades que allí se mencionan. Identifica a las personas que ejercen la representación legal. Será esa persona, la que deberá celebrar con tu empresa el respectivo contrato. El representante legal, de conformidad con la cuantía del contrato que se proyecta celebrar tenga las facultades estatutarias suficientes, o si por el contrario tiene limitaciones, en cuyo caso es posible que necesite autorización de alguno de los órganos internos de la empresa. En ese caso, será necesario adjuntar al contrato copia auténtica del acta aprobada por dicho órgano autorizando a su representante legal para celebrar el contrato contigo, indicando claramente que se faculta al representante legal para celebrar el contrato indicando la cuantía del negocio proyectado. Se recomienda conservar junto con un ejemplar original del contrato, una copia auténtica de dicha acta, así como del certificado.

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