Administracion de fondo fijo para caja chica de la municipalidad de nuevo imperial

ADMINISTRACION DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE NUEVO IMPERIAL

FORMULADO POR:

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

FECHA: REVISADO POR:

GERENTE DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

FECHA: APROBADO POR:

ALCALDIA

FECHA:

MNI

CODIGO:

VERSION:

FECHA:

INDICE

1. OBJETIVO

2. FINALIDAD

3. BASE LEGAL

4. ALCANCE

5. NORMAS

• Control de bienes no depreciables adquiridos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica.

6. MECANICA OPERATIVA

• De la designación del fondo

• De la utilización y registro

• De la rendición

• Liquidación

7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

ANEXOS

VERSION MODIFICACIONES FECHA

/2008

TABLAS DE CONTROL

1. Objetivo

El fondo fijo para caja chica (FFCCH) tiene por objetivo efectuar gastos menudos y urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

2. Finalidad

La presente directiva tiene por finalidad establecer los procedimientos para la asignación, utilización, rendición y liquidación del fondo fijo para caja chica en la municipalidad de nuevo imperial.

3. Base legal

a. Ley nº28411, ley general del sistema nacional de presupuesto

b. Ley nº29142 ley de presupuesto del sector público para el año fiscal 2008.

c. Resolución directoral nº026-80-ef/77.15, que aprueba las normas generales de tesorería.

d. Ley nº28693, ley general del sistema de tesorería, y modificatorias.

e. Resolución directoral nº002-2007-ef/77.15, que aprueba la directiva de tesorería nº001-2007-ef/877.15

f. Resolución de la superintendencia nº 007-99/SUNAT, que aprueba el reglamento de comprobante de pago.

4. Alcance

Las disposiciones de la presente directiva, son de aplicación y cumplimiento obligatorio para todas las áreas orgánicas considerándose además como tales, los programas de la municipalidad de nuevo imperial, bajo la supervisión de la gerencia de administración y finanzas durante el ejercicio fiscal 2008.

5. Normas

El fondo fijo de caja chica servirá para efectuar gastos menores en determinados bienes y/o servicios en los siguientes rubros:

• 20 viáticos y asignaciones

• 23combustibles y lubricantes

• 24 alimentos de personas

• 30 bienes de consumo

• 32 pasajes y gastos de transporte

• 39 otros servicios de terceros

• 46 materiales de laboratorio

• 49 materiales de escritorio

• 53 materiales de instalación eléctrica y electrónica

Con el fondo fijo para caja chica se podrá adquirir bienes y/o servicios no programables cuyo monto no supere los 500.00 (quinientos y00/100 nuevos soles) por cada compra.

Queda prohibido aplicar el fondo para cubrir gastos por los siguientes conceptos, bajo la responsabilidad del encargado de fondo:

• Adelanto de haberes y/o retribución de servicios.

• Cambio de cheques a particulares o servidores de la institución.

El gasto en el mes con cargo al fondo fijo para caja chica, no debe exceder de tres el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentarias que pudieran efectuarse en el mismo periodo.

CONTROL DE BIENES NO DEPRECIABLES ADQUIRIDOS CON CARGO AL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

Se consideran bienes no depreciables aquellos bienes cuyo valor no supera 1/8 de una IUT, no siendo considerados como Activos Fijos y no se deprecian contablemente, siendo registrados solo en cuenta de orden para su control.

Los bienes no depreciables pueden ser adquiridos excepcionalmente con cargo al fondo fijo para caja chica, siempre y cuando su adquisición sea sumamente urgente.

El responsable del manejo del fondo para caja chica, al momento de preparar la rendición de los gastos, deberá llenar el Anexo Nº06 “Control de Bienes no Depreciables Adquiridos por el Fondo para Caja Chica”, consignando en el mismo los bienes no depreciables que ocasionalmente se hallan adquirido, debiendo remitir copia a la Sub Gerencia de Contabilidad y Control Patrimonial, facilitando de este modo su verificación cuando se realicen Arqueos de Caja y el Inventario de Bienes. Asimismo, deberán archivar los Anexos Nº6, constituyéndose para el efecto un Registro de Control de Bienes No Depreciables.

La Sub Gerencia de Contabilidad, es la responsable de registrar contablemente con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica.

6. MECANICA OPERATIVA

DE LA ASIGNACION DEL FONDO

1. El responsable del Fondo será designado por resolución, a nombre de quien, exclusivamente, deberá girarse el cheque para la constitución o reposición del Fondo. El encargado del Fondo Fijo para Caja Chica, debe ser un servidor nombrado.

2. Las rendiciones de cuentas documentadas se realizaran en el formato para Caja Chica (Anexo Nº3).

3. La resolución que aprueba el Fondo Fijo para Caja Chica, deberá indicar lo siguiente:

• El responsable de su administración.

• El monto total del fondo.

• El monto máximo por cada adquisición.

• Los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada.

DE LA UTILIZACION Y REGISTRO

El fondo fijo para Caja Chica se utilizara para cubrir gastos especificados.

Los recibos provisionales y declaraciones juradas para pagos en efectivo deberán ser pre-numerados (Anexos 01 y 02).

El responsable del manejo de fondo verificara que la orden para el desembolso cuente con la autorización del Gerente de Administración y Finanzas y del Tesorero, antes de atender cualquier pago.

Los gastos realizados mediante Recibos Provisionales deberán ser rendidos documentadamente por el usuario, bajo responsabilidad, en el término de 48 horas de entrega el fondo para el gasto.

El responsable del manejo del fondo fijo para caja chica llevara un registro Auxiliar Estándar de control de apertura y reembolso detallando el número de cheque y comprobante de pago, así como los egresos tales como; las rendiciones y las liquidaciones respectivas, demostrándose el saldo por rendir (Anexo Nº4).

El responsable de fondo fijo para caja chica formulara el reporte de saldo del fondo, con indicación del saldo actual, debiendo presentarlo al Sub Gerente de Tesorería semanalmente y llevar un archivo correlativo de los mismos (Anexo Nº5).

Todo regreso del fondo estará respaldado por documentos justificatorios, debidamente firmados por el servidor que haya realizado el gasto y visados por los funcionarios responsables.

A cada documento de egreso se le consignara en el lado anterior, el sello fechador-pagador cuyas características son:

a) Encabezado

b) Nombre de la identidad

c) La palabra PAGADO resalta y un espacio interno para consignar la fecha

Asimismo, en el lado posterior de cada documento de egreso se le consignara el sello recibí conforme cuyas características son:

a) Encabezamiento

b) Nombre del servidor que realizo el gasto

c) Documento nacional de identidad (DNI)

d) Firma

El encargado del fondo deberá registrar cronológicamente el movimiento del gastos de los recibos provisionales y documentos definitivos, para luego trasladar el registro de los documentos definitivos al formato rendición del fondo a la fijo para caja chica.

El encargado del fondo mantendrá al día los análisis y la documentación sustentadora de los mismos, convenientemente archivadas, a fin de facilitar la operación de arqueo, que será efectuada por la sub gerencia de contabilidad.

La sub gerencia de contabilidad practicara por lo menos una (01) vez al mes arqueos sorpresivos al fondo fijo para caja chica.

Los arqueos consistirán en:

a) Verificación y conciliación de los saldos a la fecha del arqueo.

b) Recuento físico del dinero existente y confrontación con el importe que reflejan los registros y reportes diarios correspondientes.

c) Formulación del acta del arqueo, la que

...