Uso de los fondos de Caja Chica

El efectivo: Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en cualquier momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros. Es una cuenta real del balance general, que va ubicado dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor, con el efectivo se suele crear diferentes tipos de fondos, pero aquí solo hablaremos del fondo de caja chica.

Importancia del Efectivo: El efectivo es un activo de gran importancia para la empresa, porque con él se puede cancelar todas las facturas por compras o gastos que se realicen.

Caja: La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresó a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándose un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura. Es una cuenta real del balance general que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor.

Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja chica solo sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Uso de los fondos de Caja Chica.

1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato boucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este boucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentadora debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentorios y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

6 El boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Procedimientos Contables de la Caja Chica.

Creación de la caja chica.

Debe Haber (Debe)

Caja Chica XXXX (debe)

Banco XXXXXX (Haber)

Asiento de creacion de la caja chica

Reembolso o reposición de Caja chica

Gastos de Vehículo XXXXXX (Debe)

cantv XXXXXX (Debe)

Artículos de limpieza XXXXXX (Debe)

Artículos de Oficina XXXXXX (Debe)

Viáticos XXXXXX (Debe)

Otros XXXXXX

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