Uso de los fondos de caja chica

.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica.

4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Gerente General.

7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.

1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.

2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado.

6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

Arqueo de la Caja Chica.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Procedimientos Contables de la Caja Chica.

Creación de la caja chica.

Debe Haber (Debe)

Caja Chica XXXX (debe)

Banco XXXXXX (Haber)

Asiento de creacion de la caja chica

Reembolso o reposición de Caja chica

Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe)

cantv XXXXXX (Debe)

Articulos de limpieza XXXXXX (Debe)

Articulos de Oficina XXXXXX (Debe)

Viaticos XXXXXX (Debe)

Otros XXXXXX /Debe)

Banco XXXXXXX (Haber)

Para reponer el fondo de caja chica según relación y comprobantes presentados

Sobrantes de Caja Chica: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido, al hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica, lo cual no deberia sucedes, al hacer reembolso se reliza un asiento en la que al haver un reembolso se le abona a una cuenta llamada "Sobrante de caja chica tal como se muestra a continución.

Gastos de Limpieza XXXXXX ((Debe)

Electricidad XXXXXX (Debe)

CANTV XXXXXX (Debe)

Viaticos XXXXXX (Debe)

Banco XXXXXXX (Haber)

Sobrante de caja chica XXXXXXX (Haber)

Para reponer el fondo de caja chica segun relación y comprobantes presentados, con un sobrante.

Faltante de Caja Chica: Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al haer la relación de los pagos efectuados. cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder , al hacer el reembolso se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada "faltante de caja chica".

Articulos de limpieza XXXXXX (Debe)

Viaticos XXXXXX (Debe)

Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe)

Faltante de caja chica XXXXXX (Debe)

Banco XXXXXXXX (Haber)

Para reponer el fondo fijo de caja chica segun relación y comprobantes presentados, mostrando un faltante.

Conciliación Bancaria: Consiste en hacer una confrontación del edo. de cuenta enviado mensualmente por el banco , con la cuenta "Banco" que se encuentra registrado en el libro mayor de la empresa , de tal manera que sea posible comparar si todoas las operaciones que aparecen en el Edo.de cuenta del Banco, estan registradas en el libro de la empresa , de esta forma descubriremos las diferencias y semejanzas que hay entre las dos,para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:

1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:

2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:

3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.

3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.

3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.

3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

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