Tratamiento Contable Fondo Caja Chica

TRATAMMIENTO DEL EFECTIVO

FONDO DE CAJA CHICA

Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.

El fondo fijo y/o caja chica: se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado fondo fijo, que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuantía no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

Clases de fondos fijos y/o caja chica

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

• Caja Chica con Fondo Fijo: que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

• Caja Chica con Fondos Variables: Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa.

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma

Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.

• Gastos de fotocopias

• Gastos de compra de medicamentos para botiquín

• Gastos en taxis- pasajes urbanos

• Gastos de Revistas y periódicos

• Envíos de correspondencia

• Gastos de llamadas telefónicas

• Gastos de servicios de limpieza

• Gastos de artículos de limpieza

• Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente

• Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.

Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

Libro de caja chica

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo. En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de Fondos para la caja chica, basta un memorándum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera.

EJEMPLO DE FONDO DE CAJA CHICA

Enero 1: Este día se crea el fondo fijo de caja chica con $400.00, que le son entregados al encargado mediante el cheque número 5928545 del banco Citi S.A.

Enero 15: Durante el día se efectuaron pagos con

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