Administracion

La función gerencial de control:

Es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.

Proceso de control básico:

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los

Procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra

Cosa. El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye

Tres pasos:

1. Establecer estándares.

2. Medir el desempeño contra estos estándares.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Establecimiento de estándares:

Los estándares simplemente son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.

Medición del desempeño:

Aun cuando no siempre sea posible, la medición del desempeño frente a los estándares debería

Hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran

Y evitarlas mediante acciones apropiadas. El administrador que está alerta y tiene visión de futuro

Puede, en ocasiones, predecir posibles desviaciones de los estándares; sin embargo, en ausencia de Tal capacidad esta debe descubrirse tan pronto como sea posible.

Corrección de desviaciones:

La corrección de desviaciones es el punto en que el control puede verse como una parte de

Todo el sistema de administración y relacionarse con las otras funciones gerenciales.

Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia (benchmarking):

El principio de control de puntos clave, uno de los más importantes, establece que el control efectivo requiere de la atención de aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de control es comparar el desempeño de la compañía con el de otras a partir de los puntos de referencia o benchmarking.

Tipos de estándares de puntos clave:

Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación, cada actividad de estos programas, cada política, cada procedimiento y cada presupuesto pueden convertirse en un estándar

Respecto del cual podría medirse el desempeño real o esperado; sin embargo, en la práctica, los

Estándares tienden a ser de los siguientes tipos:

1. Físicos.

2. De costos.

3. De capital.

4. De ingresos.

5. De programas.

6. Intangibles.

7. De metas.

8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.

Estándares físicos:

Son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, ya que en él se utilizan

Materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes.

Estándares de costos:

Son medidas monetarias y, al igual que los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo. Asignan valores monetarios a los aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos comunes son las muy usadas medidas como costos directos e indirectos por unidad producida, costo de mano de obra por unidad (o por hora), costo de materiales por unidad, costos de máquina

Por hora, costos por asiento por kilómetro, costo de venta por dólar o unidad de ventas, y costo por metro de perforación en un pozo petrolero.

Estándares de capital:

Hay una variedad de estándares de capital, que surgen de aplicar medidas monetarias a artículos

Físicos. Se relacionan con el capital invertido en la empresa, más que con los costos de operación

Y, por tanto, primordialmente con el balance general, más que con el estado de ingresos.

Estándares de ingresos:

Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Como los ingresos

Por pasajero por autobús por kilómetro, las ventas promedio por cliente y las ventas per cápita en

Un área de mercado determinada.

Puntos de referencia (benchmarking):

Benchmarking es un concepto que hoy tiene amplia aceptación, se trata de un enfoque

Para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas

De la industria y que se desarrolló a partir de la necesidad de tener datos frente

A los cuales medir el desempeño. Hay tres tipos de puntos de referencia:

1. El benchmarking estratégico compara varias estrategias e identifica los elementos

Estratégicos clave para el éxito.

2. El benchmarking operacional compara costos relativos o posibilidades de diferenciación

De productos.

3. El benchmarking administrativo se enfoca a funciones de apoyo como la planeación

De mercados y los sistemas de información, la logística, la administración

De recursos humanos.

El control como sistema de realimentación:

En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar

Al que opera en el termostato de los hogares. Figura 18.1

Información y control en tiempo real:

Información en tiempo real, es decir, la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo. A través de varios medios es técnicamente posible obtener datos en tiempo real sobre muchas operaciones.

Control preventivo o anticipativo:

Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que

Les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.

Corrección anticipativa en los sistemas humanos:

Actúa antes de que la perturbación haya afectado

Sistemas de corrección anticipativa en relación con los de realimentación:

Los sistemas de información correctiva y anticipativa monitorean los insumos de un proceso para asegurarse que son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados. Figura 18.

Control de pérdidas y ganancias:

El estado de ingresos de una empresa en su conjunto sirve para importantes objetivos de control,

Sobre todo porque es útil para determinar los factores inmediatos de los ingresos o costos que representan el éxito o fracaso.

Naturaleza y propósito del control de pérdidas y ganancias:

El estado de pérdidas y ganancias para el control divisional o departamental. Dado

Que es un estado de todos los ingresos y gastos en un periodo determinado, es un verdadero

Resumen de las operaciones del negocio.

Control mediante el rendimiento de la inversión:

Rendimiento de la inversión Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera

De sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital.

Auditorías administrativas y empresas contables:

Aun cuando muchas empresas de consultoría administrativa han emprendido diversos tipos de

Evaluaciones de los sistemas administrativos (casi siempre como parte de un estudio organizacional), las empresas de auditorías contables son las más interesadas en dar el servicio de auditorías administrativas. Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso en el campo de los servicios administrativos de tipo asesor.

Control burocrático y de clan:

El control burocrático se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal. Este tipo de control requiere descripciones de puestos y presupuestos claros y, a menudo, tareas estandarizadas.

Capitulo 18

Capitulo#19

Presupuesto como dispositivo de control

Un dispositivo muy usado para el control gerencial es el presupuesto,* de hecho, en ocasiones se ha asumido que la asignación de presupuestos es el dispositivo para lograr el control; sin embargo, muchos dispositivos no presupuestales también son esenciales.

Concepto de asignación de presupuestos

Es la formulación de planes en términos numéricos para un periodo futuro determinado; como tal, los presupuestos son declaraciones anticipadas de resultados, ya sea en términos financieros (ingresos y gastos, así como presupuestos de capital) o no financieros.

Peligros en la asignación de presupuestos

Los presupuestos se emplean para planear y controlar, por desgracia algunos programas de control

Presupuestal son tan completos y detallados que se vuelven incómodos, sin sentido e indebidamente

Costosos; además, el control presupuestal puede usarse para propósitos erróneos.

Análisis de red tiempo-suceso

Otra técnica de planeación y control es el análisis de red tiempo-suceso, llamada técnica de evaluación

Y revisión del programa (Program Evaluation and Review Technique, PERT).

Gráficas de Gantt

Gráfica de barras que muestra las relaciones de tiempo entre los sucesos de un programa de producción.

Tecnologías de la información

El desarrollo de las tecnologías de la información (TI) facilita mucho el control organizacional

a un costo relativamente bajo.

Expansión de los datos básicos

Durante años los administradores han reconocido que la información contable tradicional, enfocada en el cálculo de utilidades, ha tenido un valor limitado para el control, aunque en muchas compañías han sido virtualmente el único tipo de datos recopilados y analizados con regularidad, Los administradores necesitan todo tipo de información no contable sobre el ambiente externo, como acontecimientos sociales, económicos,

Políticos y técnicos; además, requieren información no contable sobre las operaciones internas, la información debe ser cualitativa y cuantitativa.

Exceso de información y servicios de inteligencia

Un intento por resolver el problema de la sobrecarga de información es el establecimiento de servicios de inteligencia y el desarrollo de una nueva profesión de expertos en inteligencia. El servicio lo proporcionan especialistas que saben (o averiguan) qué información necesitan los administradores y cómo digerirla e interpretarla para su uso gerencial. Algunas compañías han establecido unidades organizacionales con los nombres de servicios administrativos o análisis y servicios de administración para hacer la información comprensible y útil.

Uso de las computadoras en el manejo de información

La computadora almacena, recupera y procesa datos para convertirlos en información. La minicomputadora tiene menos memoria y es más pequeña que la mainframe, y a menudo está conectada a equipo periférico. La microcomputadora es aún más pequeña y puede ser de escritorio, para el hogar, personal, portátil o pequeña para un sistema de negocios; sin embargo, cada vez más las grandes organizaciones utilizan minicomputadoras, independientes o como parte de una red.

Efecto de las computadoras en las funciones de los administradores de diferentes niveles organizacionales

La información necesita variar a diferentes niveles organizacionales, por lo que el efecto de las computadoras también será diferente: a nivel supervisor, casi siempre las actividades son muy programables y repetitivas, y en consecuencia el uso de computadoras está muy difundido; programación, planeación diaria y control de las operaciones son sólo algunos de sus usos.

Aplicación y efectos de las microcomputadoras

La computadora personal se vuelve cada vez más atractiva para los gerentes porque es flexible y relativamente poco costosa, y puede utilizarse con mayor rapidez que la computadora central o mainframe.

Sus aplicaciones incluyen hojas de cálculo, presentaciones gráficas, análisis financieros, preparación de presupuestos, pronósticos, modelado de simulación, procesamiento de palabras, correo electrónico (e-mail), acceso a bases de datos y uso compartido de recursos.

El fenómeno Twitter

Las personas emiten mensajes cortos de no más de 140 caracteres; es una red social gratuita con un autor que tiene seguidores. Los mensajes pueden ser para el público o restringidos a los amigos; el programa se abre con una pregunta: “¿qué estás haciendo?”, que, sin embargo, muchas personas no contestan. De todos modos, es una forma de empezar a conectarse. Twitter comenzó en 2006, durante una sesión de lluvia de

Ideas, y desde entonces crece rápidamente. Los tweets son usados no sólo por amigos sino también por políticos, reporteros de noticias, Estados Unidos en 2008 usó Twitter,

Investigar en que se diferencia y en que coinciden con facebook linkedin

Oportunidades y retos creados por las tecnologías

de la información

1) Resistencia al uso de computadoras

2) Dispositivos de reconocimiento de voz

3) Teleconmutación

4) Redes de computadoras

5) Internet

Resistencia al uso de computadoras

Si bien los estudiantes de preparatoria pueden sentirse cómodos utilizando una computadora, algunos administradores le temen; un estudio reveló que el ejecutivo típico afectado por esta fobia es hombre, de unos 50 años de edad y que ha trabajado la mayor parte de su vida para la misma compañía; algunos son renuentes a usarla porque temen parecer no estar calificados si son incapaces de comprender la nueva tecnología o no tienen la habilidad mecanográfica a menudo necesaria para ingresar los datos (en el pasado la mecanografía se consideraba tarea de la secretaria, no del gerente).

Dispositivos de reconocimiento de voz

Una forma de fomentar el uso de las computadoras es mediante dispositivos de reconocimiento de

Voz, cuyo objetivo es ingresar los datos en la computadora al hablar de manera natural en lugar

De utilizar el teclado; varias compañías trabajan en esos dispositivos (un programa llamado Dragón

Naturally Speaking, de Nuance, mejora continuamente con cada nueva edición*).

Teleconmutación

Es decir, que una persona pueda trabajar en una terminal de computadora desde su casa en lugar de desplazarse al lugar de trabajo. Algunas de sus ventajas son mayor flexibilidad en la programación del

Trabajo, evitar los congestionamientos de tránsito y la menor necesidad de espacios de oficina.

Redes de computadoras

El amplio uso de las computadoras independientes a menudo genera una duplicación de esfuerzos; por ejemplo, puede que la base de datos que está en la mainframe o minicomputadora no sea accesible desde el equipo de escritorio, por lo que se han desarrollado redes que enlazan las estaciones de trabajo entre sí, con computadoras más grandes y con equipo periférico.

Internet

Es la mayor red de computadoras y una red de redes que va desde redes formales grandes en AT&T, hasta redes informales que cualquiera puede consultar; Nadie está seguro de cuántas personas utilizan internet, aunque se ha estimado que la cantidad de usuarios era de unos 2 000 en 1993, más de 33 millones en 1996 y entre mil y 2 000 millones en 2001,21 y la cifra sigue creciendo.

Capitulo 20

Problemas de la productividad y su medición:

En el siglo xxi, la productividad es sin duda una de las preocupaciones más importantes de los

Administradores en muchas partes del mundo; hasta en Japón, país admirado por sus mejoras en

La productividad, están preocupados por mantenerse competitivos en el mercado mundial.

Problemas de productividad

La productividad supone la medición, que a su vez es un paso esencial del proceso de control; aun

Cuando existe un acuerdo general respecto de la necesidad de mejorar la productividad, hay poco

Consenso sobre las causas fundamentales del problema y qué hacer con él, y se sugieren diversos

Factores: algunos estiman que se debe a una mayor proporción de trabajadores poco calificados

Respecto del total de la fuerza de trabajo, aunque hay quienes no están de acuerdo; otros argumentan

Que la principal razón es la reducción en la investigación y el enfoque en resultados inmediatos;

Otros lo atribuyen a la creciente prosperidad de las personas, que las hace menos ambiciosas;

Otros más a la desintegración de la estructura de la familia, las actitudes de los trabajadores o las

Politicas y reglamentos del gobierno, y cada vez más la atención se enfoca en la administración

Como la causa del problema, y su solución, enfoque de este libro.

Medición de la productividad de los trabajadores del conocimiento:

La productividad es el cociente producción-insumos

Dentro de un periodo, considerando la calidad; esta definición puede aplicarse

A la productividad de organizaciones, gerentes, personal de staff y otros trabajadores.

La medición del trabajo calificado es relativamente sencilla, pero se complica en el

Calculo del capital intelectual.

Administración de la producción y de operaciones: manufactura y servicio

Administración de la producción: Se ocupa de las actividades necesarias para fabricar productos.

Administración de operaciones: Se ocupa de las actividades necesarias para generar y entregar

Un servicio o un producto físico.

Medición de la calidad en la era de la información

Antes los conceptos de calidad se aplicaban sobre todo a productos como autos y refrigeradores, En la era de la información la calidad adquiere nuevas dimensiones, por ejemplo, los paquetes

de software no solo incluyen confiabilidad, sino también servicios de soporte técnico, compatibilidad, capacidad de actualización e integración de la infraestructura de información, no solo con la compañía, sino también con sus proveedores y clientes; Walmart, por ejemplo, obtiene una ventaja competitiva mediante la administración de la cadena de suministro. Enfocarse en la calidad de la infraestructura de la informacion es esencial para el éxito de las compañías en la nueva

Era de la información.

Herramientas y técnicas para mejorar la productividad

Existen muchas herramientas y técnicas disponibles para mejorar las operaciones de manufactura

Y servicios, entre ellas la planeación y el control de inventarios, el sistema de inventarios justo a

tiempo, la contratación externa, la investigación de operaciones, la ingeniería de valor, la simplificación del trabajo, los círculos de calidad, la administración de la calidad total, la manufactura esbelta, el diseño asistido por computadora y la manufactura asistida por computadora.

Planeación y control de inventarios

Sistema de inventario justo a tiempo

Sistema en el que el proveedor entrega los componentes y las partes a la línea de producción solo

Cuando son necesarios y justo a tiempo para ser ensamblados. A este u otros métodos muy similares se les conoce también como cero inventarios y producción sin inventario.

Para que este método funcione deben cumplirse varios requisitos:

1. La calidad de las partes debe ser muy alta, una parte defectuosa podría detener la línea de

Ensamblaje.

2. Deben existir relaciones confiables y una buena cooperación con los proveedores.

3. Idealmente, estos deben estar ubicados cerca de la compañía, con transportación confiable

Disponible.

Contratación externa

La producción y las operaciones se contratan con proveedores externos que tienen experiencia en areas específicas; el objetivo puede ser reducir costos al ahorrar en prestaciones al personal,

Contratar menos trabajadores o reasignar a los empleados a otras actividades más importantes.

Investigación de operaciones

Es la aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas en una situación problema, con la visión de obtener una base cuantitativa para llegar a la mejor solución.

Ingeniería de valor

Proceso mediante el que se analizan las operaciones de un producto o servicio, se estima el valor de cada operación y se intenta mejorarla al tratar de mantener bajos los costos en cada paso o parte.

Simplificación del trabajo

Proceso mediante el que los trabajadores participan para simplificar su trabajo.

Se realizan sesiones de capacitación en las que se ensenan conceptos y principios de técnicas como los estudios de tiempos y movimientos, el análisis de los flujos de trabajo y la estructura de la situación laboral.

Círculos de calidad

Grupo de personas de la misma área de la organización que se reúne con regularidad para resolver los problemas que experimentan en el trabajo. En ambos enfoques los trabajadores participan para resolver problemas relacionados con el trabajo.

Administración de la calidad total

Compromiso a largo plazo de tender a la mejora continúa de la calidad, en toda la organización

Y con la participación activa de los miembros de todos los niveles, para cumplir y exceder las expectativas de los clientes. Las personas necesitan que se les otorgue poder para iniciar e instrumentar, Los esfuerzos por mejorar la calidad deben monitorearse de manera continua mediante la constante recopilación de datos, su evaluación, realimentación y programas de mejoría. cambios necesarios.

...