EL CONTROL GERENCIAL.

EL CONTROL GERENCIAL

El Control es una actividad o función fundamental en toda empresa que consiste en comparar lo planeado con lo que realmente se ha logrado. Esta comparación tiene por finalidad detectar las desviaciones y sus causas e introducir oportunamente las medidas correctivas.

El control implica el uso de un sistema de información y normas confiables, fácil de entender y sensible, que asegure que se obtengan y utilicen los recursos apropiados de modo efectivo y eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Ante tal marco de cosas, un sistema de control administrativo puede definirse como un conjunto de políticas, procedimientos y procesamiento de información conexa, diseñadas para dar dirección a las actividades de la organización en las siguientes maneras:

1. Estableciendo objetivos con toda claridad.
2. Midiendo el progreso logrado en la consecución de tales objetivos; e
3. Indicando la necesidad de acción correctiva.

Esto demuestra que el “control histórico” resulta inadecuado: el control debe orientarse hacia el futuro, de conformidad con lo que se desea y no por los accidentes del pasado.

Tomando el futuro como la dimensión apropiada de tiempo, pueden trazarse claras distinciones entre:

1. Planeación estratégica y control, cuya preocupación se concentra sobre políticas y objetivos generales a largo plazo;
2. Control administrativo, que se discutió antes; y
3. Control operacional, que se refiere a tareas cotidianas.

Las tres formas de control tienen gran pertinencia en el contexto de control financiero. Por ejemplo, el marco de las políticas financieras es una actividad de planeación estratégica, mientras que la planeación e informes sobre los requisitos de capital de trabajo cae dentro de la esfera de control administrativo y, en un nivel más detallado, el control de concesiones de crédito se halla dentro de la esfera de control operacional.

El control administrativo es el foco principal de atención en los sistemas financieros. Algunas características significativas del control administrativo son que:

1. Es complejo, porque su alcance cubre la organización en total;
2. La información dentro de él tiende a ser exacta, integrada y desarrollada dentro de un conjunto prescrito de procedimientos;
3. Aun cuando la comunicación es difícil, su finalidad es conducir a resultados deseados, recabando la información necesaria de muchas personas, especialmente de los gerentes de línea y la gerencia superior; y
4. Tiene sus raíces en la sicología social, y las actividades mentales involucradas son esencialmente las de persuasión y motivación.

Contabilidad y control

La contabilidad fue una de las primerísimas metodologías de administración. Como método cuantitativo, los problemas en que descansa son los de observación, medición, análisis de sistemas, construcción de modelos y teoría de decisiones.

Los objetivos económicos de una empresa en cualquier margen determinado de tiempo, pueden ser diversos y quizá exclusivos para esa empresa. Pero un tanto tales objetivos tengan pertinencia a la contabilidad, pueden enumerarse como sigue:

1. Lograr los ingresos y costos fijados: problema de ingreso;
2. Lograr la cifra que se fijo de dinero disponible en todo momento durante el periodo: problema financiero o de liquidez; y
3. Lograr el patrón establecido de recursos, aparte de dinero, en todo momento durante el periodo: problema de estructura de activos.

FASES DEL CONTROL GERENCIAL

Las fases son:

1. Detectar a tiempo las desviaciones entre lo realizado y lo planeado.
2. Ubicar la causa de las desviaciones.
3. Tomar las medidas que eliminen la causa.

Para la primera fase la empresa debe contar con mecanismos o instrumentos de gestión adecuados. La oportunidad en la detención de las desviaciones es vital porque si las pérdidas son muy grandes será difícil que la empresa se recupere.

Para la segunda fase se debe recopilar y evaluar toda la información relacionada con el problema que se quiere resolver y mediante su análisis lógico pasar de lo general a lo particular, del efecto evidente a la causa menos obvia.

Para la tercera fase, con pensamiento creativo y criterio amplio, se debe hacer un listado de soluciones alternativas y luego de analizarlas y evaluarlas objetivamente decidir por aquella que elimine total y definitivamente el problema.

EL CONTROL Y LAS MEDIDAS CORRECTIVAS: Para que el Control sea eficaz, no sólo se deben analizar las variaciones entre lo real y lo presupuestado, sino que la gerencia debe tomas las medidas correctivas pertinentes y controlar posteriormente estas medidas, para ver si han sido corregidas.

El proceso a seguir una vez que se han identificado la variación importante es:

• Reunión de los gerentes implicados para decidir las medidas correctivas que se han de tomar.
• En la reunión mencionada, se fija la fecha en la que se controlara la eficacia de las medidas correctivas.
• En la fecha fijada, se controla la eficacia de las medidas tomadas. Si los resultados no son positivos se han de tomar otras medidas.

TOMA DE DECISIONES

Dentro del proceso de toma de decisiones el gerente debe tener presente el concepto de costo de oportunidad, con la finalidad de que la decisión tomada sea eficiente y eficaz.

COSTO DE OPORTUNIDAD

Al determinar la rentabilidad de los productos o de otros segmentos del negocio se debe considerar lo que es el COSTO DE OPORTUNIDAD. Los Costos de oportunidad juegan un papel vital en la Toma de Decisiones. El costo de oportunidad es un beneficio que se hubiera derivado de una alternativa dada si esta no hubiera sido rechazada. Por ejemplo RAÚL REY, es estudiante de la Facultad de Contabilidad de la UNMSM, pudiera ganar S/. 2,500 después de deducir sus contribuciones sociales, y de cubrir otros costos adicionales trabajando en el verano, más no recibirá los S/. 2,500. El costo de su decisión de asistir a la Universidad en el verano, no solamente es el costo de la matrícula y de los libros, sino también el sacrificio de S/. 2,500 que él pudiera haber ganado. Los ingresos netos del trabajo en el verano son el Costo de Oportunidad de asistir a la Universidad en el verano.

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