Agustín Cernuda del Río

Informática - Microsoft Excel (I)

Versión 1.0 © Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

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Contenidos

Introducción...................................................................................................................... 3 Hojas de cálculo................................................................................................................ 3 Visualización .................................................................................................................... 3

Partes de la pantalla ...................................................................................................... 3 Edición.............................................................................................................................. 4 Manejo de los archivos ................................................................................................. 4 Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo ...................................................... 4 Elementos del documento: definiciones ....................................................................... 5 Celdas ....................................................................................................................... 5 Filas .......................................................................................................................... 5 Columnas.................................................................................................................. 5 Rangos ...................................................................................................................... 5 Formato..................................................................................................................... 5 Elementos del documento: manejo............................................................................... 5 Selección de elementos............................................................................................. 5 Introducción de valores ............................................................................................ 7 Repetición de valores................................................................................................ 7 Ajuste de columnas....................................................................................................... 8 Columnas de ancho arbitrario................................................................................... 8 Igualar el ancho ........................................................................................................ 9 Ajustar el ancho ........................................................................................................ 9 Ajustar los textos ...................................................................................................... 9 Formato de celdas....................................................................................................... 10 Fórmulas ..................................................................................................................... 12 Escritura manual ..................................................................................................... 12 Inserción directa ..................................................................................................... 12 Escritura interactiva................................................................................................ 13 Copia de fórmulas................................................................................................... 14 Hojas........................................................................................................................... 14 Gráficos ...................................................................................................................... 14

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Introducción

El presente documento es una descripción a nivel básico de la hoja de cálculo Microsoft Excel. En primer lugar se realiza una introducción general a las hojas de cálculo y su utilidad, y después se entra en detalles sobre la hoja de cálculo Microsoft Excel. Se asume un conocimiento básico del sistema operativo Windows.

Hojas de cálculo

Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusión de tablas en los documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen información estática; si en las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o la media de los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se convierte en información textual como otra cualquiera. Si el cálculo ha sido erróneo, el procesador de textos no lo detectará.

Si la información de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie, los resultados que dependían de ese valor tampoco se actualizarán de manera automática; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede convertirse en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Téngase en cuenta que pueden existir multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habría que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar manualmente todos los cálculos.

Más aún, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con la “vocación” de que su usuario introduzca datos y el documento realice los cálculos; por ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo informático, basándose en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como mucho se escribiría un documento con las instrucciones pertinentes y la información numérica sobre diversos coeficientes, descuentos, precios... Sin embargo, sería mucho más cómodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario esto, sino evitar que viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la información “imprescindible”.

Las hojas de cálculo nacen para abordar esta problemática. Los programas de hoja de cálculo manejan documentos que, de forma análoga a los procesadores de textos, son en realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos se llaman también “hojas de cálculo”. Un documento de hoja de cálculo puede verse básicamente como una tabla, pero en ella el contenido de una celda puede no ser un simple texto o número (como ocurre con las tablas en los procesadores de textos) sino que puede ser una fórmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras celdas.

Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de cálculo responde en realidad al concepto de “libro”, de modo que contiene varias “hojas” (cada una de las cuales es una tabla como las descritas). Las fórmulas que hay en una hoja pueden hacer referencia a valores de celdas que están en otra hoja dentro del mismo libro.

Visualización

Partes de la pantalla

La ventana principal de Microsoft Excel tiene, como es habitual, unas zonas características:

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• Barra de título, barras de herramientas, barra de menús, barra de estado. Son las típicas en cualquier aplicación Windows.

• Área de documento. Es donde se ve realmente la tabla cuyo contenido se va a editar. Cuenta con barras de desplazamiento, pero la barra horizontal está “comprimida” para dejar sitio a otros elementos.

• Cabeceras de fila y columna. Independientemente de las cabeceras que escribamos para las filas y columnas de la tabla, existen unas cabeceras “externas”, identificables porque aparecen de color gris y con forma de botones.

• Solapas. Al lado de la barra de desplazamiento horizontal (parte inferior) hay unos trapecios, unas solapas que permiten activar las diversas hojas del documento. También hay pequeños botones que permiten ir cambiando de hoja por orden, ir a la primera y la última, etc. y que son útiles si el libro que se está manejando tiene muchas hojas.

Edición

Manejo de los archivos

El manejo de los archivos (abrir, cerrar, guardar) es similar al de otras aplicaciones Windows; por ejemplo, se puede recurrir a los conocimientos que se tengan sobre manejo de archivos en Word.

En el caso de Excel 2000, también valen las consideraciones hechas respecto a Word y las ventanas MDI.

Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo

Al trabajar con Excel se pueden señalar ciertas ideas básicas que conviene tener presentes.

• En principio, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es decir, en la información; el aspecto que finalmente tendrá esa información se resuelve posteriormente.

• Hay que tener claro qué información es “arbitraria” (los datos en sí mismos) y qué información se calcula a partir de esta. No se debe introducir como “arbitraria” información que no lo sea (por ejemplo, anotar un “total” de una columna con el número). Las celdas que se calculan a partir de otras, deben expresarse como dependientes, por medio de fórmulas.

• En el caso de una hoja de cálculo, la impresión puede ser un poco menos “obvia” que en un procesador de textos. La tabla que se maneja puede tener muchas filas o columnas, y no caber en una página; al trabajar con la hoja de cálculo no se está trabajando “sobre papel”, no es tan WYSIWYG como los procesadores de textos (muchas hojas de cálculo ni siquiera se pretende que acaben siendo impresas). Al imprimir tablas grandes, saldrán en varias páginas. Si la hoja se pretende imprimir, conviene recurrir con más frecuencia a la “presentación preliminar”.

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Elementos

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