Caso de Negocio del Proyecto Implementación de Boletas Electrónicas.

1. Introducción/ Antecedentes.

En Perú, las empresas del sector privado tienen la obligación de entregar a sus empleados un documento que acredite el pago de su remuneración, identificado como boleta de pago. De acuerdo al Decreto Supremo 001-98-TR artículo 19,  la entrega debe realizarse en un plazo máximo de tres (03) días hábiles desde la fecha de pago. Actualmente la mediana y gran empresa cumplen dicha obligación de manera extemporánea, inclusive en algunos casos no lo cumplen debido a que el personal está destacado en zonas de difícil acceso quedando expuestos por incumplimiento legal a sanciones por el ministerio de trabajo.

2.0 Objetivos del Negocio

1. Lograr la implementacion del modelo de boletas electronicas en el 10% del Mercado nacional, periodo 2017 - 2019
2. Consolidarnos dentro del top cinco (05) de empresas que brindan este tipo de soluciones tecnológicas para el segundo semestre del año 2019.
3. Destinar el 15% de las utilidades para investigación y/o innovación tecnológica

3.0 Situación actual y Problemas / Enunciado de Oportunidades

• Como se describió al principio, en nuestro país las empresas se encuentran obligadas a entregar a sus empleados una boleta de pago certificando de esta forma el pago de sus haberes. Actualmente Repsol cumple dicha obligación de manera extemporánea, inclusive en algunos casos no lo cumple debido a que el personal está operando en diferentes regiones, algunas con acceso geográfico restringido.
• Repsol Perú tiene contratado un servicio de Gestión Documentaria con la empresa Iron Montain, que entre sus principales funciones tiene incluidas las tareas necesarias para la gestión de las boletas de pago

4.0 Asunciones críticas y restricciones

• El desarrollo del modelo y la  implementación del sistema en la organización debe estar en marcha desde el mes de 30 Enero 2017, El desarrollo del modelo  e implementacion del mismo en todas sus fases no deberá durar más de 9 meses.
• Implementar el sistema en un 40% de la planilla actual (1200 trabajadores).
• El diseño, implementación y puesta en marcha del sistema no deberá de exceder de $150,000.00

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5.0 Análisis de Opciones y Recomendaciones

• Para la puesta en marcha del proyecto de boletas digitales es importante detallar los procesos que enmarcan el funcionamiento del sistema:

• Generación del envío de correo de publicación del recibo de nómina. Construir un programa que permita la notificación (vía email) de que el recibo salarial ya está listo para ser visualizado.
• Registro de la Visualización del recibo por parte del empleado para tener su validación.
• Adicionalmente, se requiere guardar en el expediente del empleado en INVESDOC el mail que se envía desde la aplicación para que quede registro de dicho envío.
• Informe de Seguimiento del Envío de la comunicación de la publicación, de forma que se pueda trazar en todo momento el estado de las boletas. Generación de la funcionalidad que permita el registro de los estados de un recibo de salario (enviado, visto).
• Reenvío de Notificación para la visualización de boleta en caso de que el empleado no haya visto su recibo.
• Adaptación de la ficha del empleado para la visualización de los nuevos recibos.
• Adaptación del entorno Chatter para la visualización de los nuevos recibos por parte de los empleados sin usuario de red.

6.0 Requisitos Preliminares del Proyecto

• Los usuarios puedan visualizar sus boletas de pago antes de los 3 días posterior al depósito en sus cuentas bancarias.
• El sistema debe enviar automáticamente las boletas electrónicas a todos los trabajadores que cuenten con usuario corporativo los primeros días del mes; asimismo, pueda ser reenviado cada vez que el usuario lo solicite.
• El sistema debe presentar las boletas de pago en un formato compatible de acuerdo a la normativa vigente.
• Desarrollo de un Manual de Usuario y capacitación a los usuarios.
• Consultores desarrolladores (contratista) deben tener certificación en programación ABAP SAP HCM y experiencia en el proyecto de Reingeniería de Nóminas.
• Cumplir con el estándar de Seguridad de Tecnología de la  Información del ISO 27000.

7.0 Presupuesto estimado y Análisis Budget Financiero

- Ingeniería de Proyecto:                              $ 40,000.00

- Procura y Desarrollo:                                 $ 75,000.00

- Implementación y Puesta en Marcha:        $ 35,000.00

  Total                                                          $ 150,000.00

8.0 Estimación del Cronograma (hitos)

• Acta de Constitución aprobada                                         16/05/16
• Estudio de Especificaciones Funcionales                                 15/07/16
• Informe de Funcionamiento del Sistema                                 17/10/16
• Documento de aceptación de calidad del sistema                     30/11/16
• Informe de implementación y puesta en marcha en Repsol         30/01/17

Duración total: 9 meses

9.0 Riesgos Potenciales

- Oposición del Sindicato de Trabajadores a la implementación del sistema de boletas electrónica, considerándose un incumplimiento de los objetivos del proyecto.

- Caída de servidores del sistema, que están ligados a la captura de lecturas de las boletas electrónicas,

- Incumplimiento de las especificaciones técnicas y requisitos de funcionamiento del sistema.

- Incumplimiento de las actividades relacionadas por parte del Área de Administración de Personal en la implementacion del sistema debido a un incremento de las actividades No Calendarizadas por entidades externas (Ministerio del Trabajo, SUNAT, Etc).

- Incremento positivo del porcentaje (%) de usuarios finales (en planilla) al sistema de boletas electrónicas, incrementando el ahorro de acuerdo al objetivo estratégico.

- Oportunidades para la empresa de consolidar buenas relaciones con sus trabajadores actuales y ampliar su cartera (en planilla), durante la ejecución del proyecto.

- Oportunidad de implementar y  consolidar el modelo del sistema de boletas electronicas de manera exitosa y poder ofrecerlo a diversas medianas y grandes empresas del sector privado.

10.0 Cuadro del Flujo de Caja de la valoración del proyecto