Conceptos básicos De La Hoja De Calculo

CONCEPTOS BÁSICOS

DE LA HOJA DE CÁLCULO

ASIGNATURA: INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN

CÓDIGO: C24

TITULACIÓN: DIPLOMATURA EN EMPRESARIALES

CARÁCTER: TRONCAL

SEMESTRE: SEGUNDO

CRÉDITOS: 6

INDICE

1. Introducción 3

1.1 ¿Qué es MICROSOFT EXCEL? 3

1.2 ¿Cómo arrancar el programa Excel? 5

1.3 Entorno de trabajo de Excel 5

1.4 Funcionamiento del libro de trabajo 7

1.5 Introducción de datos 7

2. Gestión de archivos 8

2.1 Crear libros de trabajo nuevos 8

2.2 Abrir y cerrar libros de trabajo 8

2.3 Guardar libros de trabajo y áreas de trabajo 9

3. Edición en la hoja de cálculo 9

3.1 Datos admitidos en Excel 9

3.2 Posible información de error en la celda 9

3.3 Editar comentario en la celda 10

3.4 Selección de celdas 10

3.5 Desplazamientos 10

3.6 Copiar / Cortar / Pegar 81

3.7 Copia incrementada 91

3.8 Definición de series 102

3.9 Deshacer y repetir 102

3.10 Arrastrar y colocar 113

3.11 Borrar y eliminar 113

3.12 Buscar, reemplazar e ir a 113

3.13 Mover o copiar hoja 124

3.14 Ordenar datos 113

4. Trabajo con la hoja de cálculo 14

4.1 Funciones y fórmulas 14

4.2 Principales funciones 14

4.3 Formato de hoja de cálculo 18

4.4 Insertar elementos 24

5. Dibujos y Gráficos 25

5.1 ¿Qué son y para qué sirven? ¿Cuál es la diferencia? 25

5.2 Dibujos de Excel 25

5.3 Gráficos en Excel 25

6. Impresión de hojas de cálculo 29

6.1 Impresión de documentos 29

6.2 Vista preliminar 29

7. Burcar objetivo y Solver 29

7.1 Buscar objetivo 29

7.2 Solver 29

8. Otras operaciones 30

8.1 Inmovilizar secciones 30

8.2 Proteger archivos 30

Bibliografía 51

1. Introducción

1.1 ¿Qué es MICROSOFT EXCEL?

Hoja de cálculo del paquete de ofimática de Microsoft Office.

Se puede considerar como un conjunto homogéneo con cuatro entornos de trabajo: Hoja de cálculo, Base de datos, Gráficos y Macros.

Hoja de Cálculo: Permiten introducir modelos numéricos, una vez introducidos se pueden utilizar tantas veces como se desee para realizar cálculos y análisis.

Base de datos: Hojas de cálculo cuya información es procesada basándose en una estructura lógica definida. Permite realizar operaciones globales sobre ciertos conjuntos de datos y extraer aquellos que cumplan determinadas condiciones.

Gráficos: Generación de gráficos procedentes de los datos numéricos de una hoja de cálculo. Excel tiene una gran capacidad gráfica.

Macros: Son hojas que incluyen programas diseñados por el usuario. Permiten automatizar un conjunto de tareas rutinarias.

• Aplicaciones de EXCEL: las Finanzas, la Estadística, la Gestión, el control de Fabricación, la Bolsa, etc.

1.2 ¿Cómo arrancar el programa de EXCEL?

1.- Pinchar en el icono del escritorio (acceso directo).

2.- Si no existe, arrancar desde “inicio”, “programas” y “Microsoft Excel”.

3.- Para crear un acceso directo al programa pinchar con el botón derecho del ratón y arrastrar hasta el escritorio e indicar que se desea hacer un acceso directo.

1.3 Entorno de trabajo de EXCEL

Al arrancar, Excel muestra un libro de trabajo, Libro1, compuesto inicialmente por un número de hojas determinado. Cada hoja consta de 65.536 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas de forma creciente y las columnas siguen el abecedario. La intersección de una fila y una columna concretas recibe el nombre de celda.

Vamos a describir el entorno de trabajo de Excel 2000, comentando algunos de los elementos más relevantes, para ello, lo mejor es ver la ventana que aparece al arrancar la aplicación, que se puede apreciar en la figura 1.

• El entorno Microsoft Windows: puesto que esta es una aplicación bajo Windows, tiene un manejo mediante ratón idéntico al resto de aplicaciones con esta característica: activar ventanas, cambiar de aplicaciones sin cerrar otras, maximizar, minimizar y restaurar ventanas, etc.

Hay que destacar los cambios de aspecto del puntero del ratón a su paso por las distintas zonas de la pantalla, que nos permite cambiar el tamaño de las ventanas, seleccionar filas y columnas, acceder a la barra de fórmulas, etc.

• La ventana de aplicación de EXCEL: hay que distinguir (al igual que en Word) entre la ventana de la aplicación Excel y las ventanas de documentos, que pueden ser hojas de cálculo, hojas de gráficos y hojas de macros.

Elementos de la ventana de la aplicación: barra de título, menú de control, botón maximizar, botón minimizar, botón restaurar, barra de estado, área de trabajo. (Comunes Windows); barras de herramientas, celda activa, barra de fórmulas. (Solo EXCEL).

Elementos de la ventana de documentos: Hojas de cálculo: Barra de título, Menú de control, botón Minimizar, botón Maximizar, Barras, Flechas y botones desplazamiento, Etiquetas columna, Etiquetas fila, celda activa, celdas, líneas divisorias de celdas, botones primera, última, anterior y siguiente hoja.

Figura 1. Pantalla general de Microsoft Excel 2000.

• Los menús, cuadros de diálogo y mensajes de alerta: los menús son desplegables y están agrupados por funciones, similares al resto de entorno Windows.

• Los ficheros: los documentos generados por Excel se guardan en forma de ficheros de datos, se pueden distinguir los distintos tipos de ficheros de Excel por la extensión “.xls”.

1.4 Funcionamiento del libro de trabajo

Para cambiar el nombre de las hojas de un libro, pinchar el botón derecho del ratón y dar a la opción de “cambiar nombre”.

Para insertar una nueva hoja, pinchar el botón derecho del ratón y dar a la opción de “insertar...”.

Para eliminar una hoja, pinchar el botón derecho del ratón y dar a la opción de “eliminar”.

Cada vez que abrimos un nuevo libro, se crean un número determinado de hojas. Para cambiarlo pinchar en “herramientas” y luego en “opciones” y “general”, donde encontraremos una casilla para indicar el número de hojas que queremos que contengan los nuevos libros.

Para mover las hojas de un libro y cambiar su posición, arrastrar con el ratón.

1.5 Introducción de datos

En todo momento, la celda activa está remarcada por un borde más grueso llamado cursor de celda (figura 2), es en la única que podemos escribir en un momento dado. Además, la columna y la fila de la celda activa también vienen resaltadas con un borde un poco más oscuro. Los datos se introducen por teclado, conforme se introduce datos se visualiza en la barra de fórmulas (figura 3) y en la celda activa a la vez:

Figura 2. Cursor de celda. Celda activa A1.

Figura 3. Barra de fórmulas.

Figura 4. Introducción de datos, se visualiza en la barra de fórmulas y la celda activa.

Cuando estamos introduciendo los datos, la cruz roja que aparece en la barra de fórmulas sirve para descartar los datos introducidos, es como si pulsásemos la tecla de Escape para cancelar todo lo que hemos escrito. Si por el contrario, lo que queremos es confirmar los datos introducidos, podemos pulsar la tecla de Intro o bien la marca de verificación verde que aparece en la barra de fórmulas.

Para modificar una entrada de datos:

- Si la entrada de datos se está realizando en ese momento basta con moverse con las flechas de desplazamiento de cursor y situarse sobre el carácter a cambiar. Pulsando la tecla “Esc” puedes empezar de nuevo.

- Si la entrada de datos ya ha sido efectuada:

1. seleccionar la celda que contiene el dato

2. pulsar F2 o hacer clic en la barra de fórmulas, aparecerá el cursor

3. corregir el texto de igual forma que en el apartado anterior

4. Si pulsas “Esc” recuperas el dato antiguo

2. Gestión de archivos

La gestión de archivos en Microsoft Excel es totalmente análoga a otras aplicaciones Microsoft como pueda ser Microsoft Word.

2.1 Crear libros de trabajo nuevos

El comando “Archivo”+”Nuevo...” abre un nuevo libro vacío, con el número de hojas determinado por las opciones de configuración almacenadas en Excel. El botón de archivo nuevo situado en la barra de herramientas, , también permite crear un libro de trabajo nuevo y vacío. Como ya dijimos en su momento, Excel abre directamente un libro de trabajo con un número determinado de hojas, dichas hojas y libro tienen nombre estándar: Hoja1, Hoja2,... y Libro1.

2.2 Abrir y cerrar libros de trabajo

Estas operaciones son idénticas a cualquier aplicación Windows por lo que no vamos a extendernos demasiado en ellas. Los cuadros de diálogo desplegados en estas opciones son iguales, lo cual es una ventaja, pues cuando uno se acostumbra a manejar dichos comandos en una aplicación Microsoft, en el resto se hace de la misma forma.

Se pueden abrir varios libros de trabajo sin tener que cerrar otros. A la hora de cerrar un libro, si ha sufrido cambios y no se han guardado, se pedirá la confirmación de guardar los cambios o no. El menú por el cual se acceden es, al igual que en Microsoft Word 2000, el de “Archivo”.

Si

...