Conceptos generales de archivado

ARCHIVO

CONCEPTOS GENERALES

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada función. Pero cuando el número de esta documentación comienza a incrementarse, nos enfrentamos ante la interrogante de cómo guardarlos, bajo qué principios, y sobre todo, cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda. En este punto de partida, se crea la necesidad de un Archivo, pero, ¿Qué es un Archivo?.

Generalmente la palabra “Archivo” se asocia con sótanos húmedos, suciedad, polvo, amontonamiento de papeles que no se mueven de lugar por años y que nadie consulta. También existen varias acepciones de la palabra, como puede ser:

->Lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros) ->Institución que conserva y maneja la documentación (Archivo Nacional)

->El papel como documento en sí.

Pero el concepto de Archivo que tratamos en la archivística se define como:

El archivo es un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad.

Importancia de los Archivos.

Para poder comprender la importancia de los Archivos es necesario conocer los valores de los mismos, que se basan fundamentalmente en que los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.

->Los Archivos son Patrimonio: Porque son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social o cultural de un país. Se crean de manera espontánea con la voluntad de justificar derechos y propiedades, y convertirlos en medios legitimadores de poder. Se promueve por ello una legislación específica para su defensa y proyección como patrimonio.

-> Los Archivos son Memoria: es la atribución más común e inmediata ya que la sociedad valora la función de los archivos como elementos que garantizan la posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica buscando aplicar una filosofía común: la necesidad de construir el futuro sobre las sólidas bases de un conocimiento amplio y crítico del pasado.

Actualmente, se constata que nos encontramos en tiempos en que lo efímero, de la desmemoria y el olvido, son tendencias en donde el papel de los archivos es importante ya que actúa como un antídoto ante la creciente amnesia que, en realidad actúa como un elemento que divide a la comunidad.

Por tanto la función de la recuperación de la memoria es una tarea educativa y cívica cargada de futuro en la que los archivos se encuentran comprometidos a lo largo de la historia. Uno de los casos de aplicación de memoria se encuentra en Grecia en donde se encontraba el Mnemon (hombre de la memoria) quien tenía la misión de recordar las sentencias pronunciadas por el juez, y los contratos estipulados también oralmente entre los particulares. Posteriormente ante su dudosa fiabilidad desaparece esta figura y pasan a ser privilegiados el documento escrito y los depósitos de archivos.

Sin embargo en la actualidad, los archivos se enfrentan a un futuro de información efímera producto de los nuevos soportes que cuya perdurabilidad en el tiempo es dudosa por la rápida obsolescencia, así mismo la calidad del papel y la calidad de las fotografías a color hacen que en la efervescencia de la sociedad de la información, sea la información la que esté a punto de desaparecer; por lo que se debe fomentar la preservación y conservación de los fondos documentales.

-> Los Archivos son Identidad: la recuperación y fortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenización que puede traer el proceso de globalización. Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer sus orígenes personales o de la sociedad donde han desarrollar su vida e interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad. En la mayoría de los casos la destrucción de la memoria escrita conlleva una pérdida de la identidad del colectivo afectado.

Un dato curioso en el sarcófago de TUTANKAMON se encontró escrito: he visto el pasado conozco el futuro, evidencia que la ignorancia del pasado compromete la capacidad de entender el presente y construir el futuro, tal como lo señalo el político Winston Churchill: Una nación que olvida su pasado no tiene futuro. Estas reflexiones no hacen más que resaltar la dimensión cívica de los archivos como depositarios de memoria colectiva y como elementos para recuperar la identidad y fortalecer la conciencia histórica de los ciudadanos.

-> Los Archivos son Conocimiento, es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas o en imagen existente en los archivos. Aquí la gama de servicios que puede ofrecer un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorar su nivel cultural.

Niveles de Archivos.

-> Archivo de Gestión, administrativos o de Oficina: Es donde se generan los documentos, en los que se guardan con carácter temporal aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. En nuestra legislación se considera que los documentos deben estar en las oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años.

-> Archivo Central: Es el que recibe, organiza y guarda, por un plazo de hasta 25 años los documentos transferidos por los Archivos de Gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente; y coordina el funcionamiento de dichos archivos.

-> Archivo Intermedio: Es aquel que se ha de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. No pueden conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad. La legislación cubana no contempla este tipo de archivos.

-> Archivo Histórico: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio (en el caso de Cuba, desde los Archivos Centrales) la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

Sistema Institucional de Archivo.

El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institución integrado por todos los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se garantice el seguimiento de la documentación desde su origen hasta su valoración final.

Para comprender el concepto de sistema archivístico se debe tener en cuenta que el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico, donde es considerado, además de como testimonio al servicio de los ciudadanos, como fuente primaria de investigación.

En un primer momento el lugar de conservación de los documentos serán los archivos de gestión y estos quedaran ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor (oficinas), mientras que su utilización sea constante, y un segundo momento los documentos se conservarán en el archivo central, cuando la utilización sea menos frecuente.

En un sistema institucional de archivo podemos encontrar los denominados archivos periféricos, (en el caso de Cuba se le denomina a estos archivos de gestión centralizados) y es preciso indicar que estos no constituyen un nivel de archivo dentro del ciclo vital debido a que se constituyen cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento: Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información. Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta en un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información).

Elementos Constitutivos.

De los conceptos anteriores se deduce que el documento tiene la siguiente estructura:

Soporte: puede ser el papel, papiro, pergamino, celuloide, lienzo, madera

Medio: para fijar el contenido en el soporte puede ser la escritura, gráfico, colores, notas musicales.

Contenido: información

Documento de archivo: es el que contiene información, de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad.

Documento de apoyo informativo: Son los que ayudan a las oficinas a informarse para la instrucción o resolución de un expediente relacionado con la gestión. Son ejemplares múltiples. Ej.: boletines oficiales, revistas, fotocopias de documentos.

...