Control Interno

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2.1 Definición de Control

Control, según uno de sus significados gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección.

El control es una actividad de monitorear los resultados de una acción que permite tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas. También tiene como propósito esencial, preservar la existencia de cualquier empresa y apoyar su desarrollo; su objetivo final es contribuir a lograr los resultados esperados.

Se puede afirmar por consiguiente que:

“El control interno de una entidad comprende el plan de organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia de las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. El control interno también promueve la eficiencia personal y provoca la adherencia a las políticas que prescribe la organización ”.

2.2 Clasificación del Control Interno

El control interno se clasifica en:

2.2.1 Control Contable

Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe diseñarse de tal manera que brinde la seguridad razonable de que:

• Objetivos de autorización.

Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.

• Objetivos de procesamientos y clasificación de transacciones.

Las operaciones se registran.

1. Para permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con las normas contables.

2. Mantener datos relativos a la custodia de los activos.

• Objetivo de salvaguarda física.

El acceso a los activos solo se permite de acuerdo a las autorizaciones de la administración.

• Objetivos de verificación y evaluación.

Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto de cualquier diferencia .

Para Andrés y Juan Andrés Narváez los objetivos del control contable interno son:

Los objetivos del control interno son básicamente los siguientes:

• Obtener información financiera correcta y segura.

• Proteger los activos de la entidad.

• La promoción de la eficiencia de las operaciones de la entidad.

• La ejecución de las operaciones se adhiere a las políticas establecidas por la administración.

La información constante, completa y oportuna es básica para el desarrollo de la entidad, pues en ella descansan todas las decisiones que deben tomarse y los programas que han de normar las actividades futuras. Sin una estructura de control interno apropiada, no siempre es posible contar con información adecuada y oportuna y muchas veces la misma ausencia del control interno impide asegurar su veracidad. El más claro objetivo del control interno es el de la protección de los intereses de la entidad.

Un plan de seguros adecuados a las necesidades de la entidad es un complemento imprescindible del control interno desde el punto de vista de la protección de sus propiedades y recursos .

Andrés y Juan Andrés Narváez nos mencionan que a pesar de que cada entidad es única y por consiguiente cualquier sistema de control debe ser establecido de acuerdo con sus características; sin embargo existen ciertos elementos que son básicos para un adecuado sistema de control interno, estos elementos se clasifican en cuatro agrupaciones:

• Organización

Respecto a esto Javier Romero menciona que el adecuado desarrollo de la organización, requiere ubicar a cada individuo en el puesto en que sus cualidades, aptitudes, conocimientos, actitudes, brinden el mayor beneficio, considerando a la empresa como un sistema o un todo homogéneo.

Los elementos de control interno en que interviene la organización son:

1. Dirección: Esta debe asumir la responsabilidad de la política general de la organización y de las decisiones tomadas en su desarrollo. Esta es quien tiene la responsabilidad primordial de establecer y mantener un adecuado sistema de control interno.

2. Coordinación: Que haya una adopción de las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la organización a un todo homogéneo y armónico; que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.

3. Separación de funciones: esta define claramente la separación de funciones de operación, custodia y registro, en este aspecto el principio de control interno es que ningún área de la empresa tenga acceso a los registros contables en que se controle su propia operación. Bajo este mismo principio el área de contabilidad no debe tener funciones de operación o custodia, sino concretarse al registro correcto de datos, verificando sus respectivas operaciones y evidencia de controles aplicables.

4. Asignación de responsabilidad: Que establezca con claridad los nombramientos dentro de la organización, su jerarquía y delegue facultades de autorización congruentes con las responsabilidades asignadas.

• Procedimientos

Sobre esto Andrés y Juan Andrés Narváez nos aclara que la existencia de un control interno no se demuestra solo con una adecuada organización, porque es necesario que sus principios se apliquen en la práctica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización.

Los elementos de procedimientos son:

1. Planeación y sistematización: Es deseable encontrar en uso un instructivo general y una serie de instrucciones sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores y el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.

2. Registros y formas: Se debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de las cuentas contables.

3. Informes: El elemento más importante es la información interna, en este sentido no basta con prepararlos sino su estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlo y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

• Personal

Por sólida que sea la organización y buenos procedimientos implantados, el control interno no puede cumplir sus objetivos sino está en el personal idóneo para realizar esta labor.

Los elementos de personal que intervienen en el control interno son:

1. Entrenamiento: Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentre en vigor, más apto será el personal encargado de los diversos de diversos aspectos de la organización.

2. Eficiencia: Después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad. La eficiencia constituye un coadyuvante del control interno.

3. Moralidad: Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por el comportamiento del personal son en efecto ayudas importantes al control.

4. Retribución: Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propósitos de la organización con entusiasmo y concentra en cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar a la organización.

• Supervisión

No es solamente el diseño de una excelente organización sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización.

Los elementos de supervisión son:

1. Ejecutivos: Encargado de tomar decisiones, estos se deben percatar que no se desvíen las políticas prescritas, son los responsables de establecer y ejecutar los procedimientos de controles establecidos.

2. Auditoria Interna: En organizaciones grandes la supervisión de control interno amerita un auditor interno que actúe como vigilante constante del cumplimiento de los otros elementos de control interno antes mencionados.

3. Auditoria Externa: Esta actividad es realizada por profesionales independientes, que dentro de sus funciones está la de estudiar y evaluar el control interno para determinar el alcance de sus pruebas de auditoria e informar a la empresa de las deficiencias observadas en el control interno.

2.2.2 Control Administrativo

“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que por lo común solo tiene que ver indirectamente con los registros financieros. Generalmente incluye controles tales como: los análisis estadísticos, estudios de tiempo, y movimiento, informe de desempeño, programa de adiestramiento del personal y controles de calidad ”.

Los elementos del control administrativo interno son:

• Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.

• Clara definición de funciones y responsabilidades.

• Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.

• El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación independiente, representada por la auditoría interna, encargada de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un servicio constructivo

...