Departamento De Ventas En Un Hotel

INTRODUCCION

El siguiente informe se hace con el fin de especificar la importancia que tiene para un hotel el departamento de ventas, así como la relación para con las demás áreas, del mismo modo es importante mencionar que el organigrama de este departamento es fundamental para que opere adecuadamente con los respectivos clientes, relaciones personales y relaciones con el personal .

Como bien sabemos el departamento de ventas surgió de la necesidad del desarrollo de la industria hotelera y es también parte integra de la administración, por lo tanto es esencial que el personal del hotel tenga especificado las funciones administrativas y operativas del ya mencionado departamento. Esto nos dará como resultado un mejor funcionamiento del are de ventas y por ende del hotel.

DESARROLLO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

DIRECTOR DE VENTAS

El departamento está encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un título inferior como el de gerente de ventas. En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas subáreas en las que normalmente se divide la función de ventas. Las funciones que realiza son

• Desarrollar estrategias de ventas, objetivos y planes (para su equipo)

Revisión de información de ventas y marketing, tanto históricos como actuales.

Asistir a las reuniones de gestión.

Mira a los competidores, evalúa y desarrolla estrategias para competir

• Comunicar los mensajes del corporativo al equipo de ventas.

Trata una variedad de cuestiones administrativas:

Manejar los problemas de personal

Trabajar con la comercialización

Es él Jefe de las reuniones de ventas.

Mide resultados

Satisface las necesidades del equipo - esta ahí para ellos cuando lo necesitan, no es un gerente ausente .

• Determinación de las cuotas

El cálculo de las cuotas de ventas es importante para que su empresa tenga éxito

• Motivando al equipo de ventas

Ofrezca un salario base, además de la comisión. Pague un salario base digno, además de su comisión.

• Proporcione la formación adecuad.

Mantenga una política de puertas abiertas. Si los vendedores no sienten que pueden expresar sus quejas o los agravios contigo, se desmotivarán y bajará la moral. Debes estar disponible para cualquier vendedor que necesita hacer el check in de vez en cuando para compartir sus inquietudes o solicitar una retroalimentación constructiva.

• Temporadas: épocas o estaciones que se presenten durante el año. Debemos tener en cuenta que hay productos que se demandan durante todo el año (tienen una demanda continua), hay otros que sólo son demandados en determinadas épocas del año, y hay otros que tienen una demanda irregular, es decir, que su demanda suele aumentar o bajar en determinadas épocas.

Aspiraciones de ventas: debemos tener en cuenta nuestras aspiraciones de ventas, es decir, tener en cuenta cuánto es lo que quisiéramos vender, o cuáles quisiéramos que sean nuestros objetivos de ventas.

• Fijación de precios y obtención de utilidades.

Lo primero que hace la empresa es decidir dónde quiere posicionar su oferta de mercado. Cuánto más claros sean los objetivos de la empresa, más fácil será fijar el precio: Una empresa puede buscar cualquiera de cinco objetivos principales al fijar sus precios:

• Supervisión.

Una versión muy interesante de supervisión es aquella que dirige y motiva a su fuerza de ventas ayudándola a: 1) identificar los clientes objetivo, 2) fijar las normas de visita, 3) establecer el tiempo que se debe dedicar a la búsqueda de nuevos clientes, 4) la planificación y realización de otras actividades que son importantes como actividades de relaciones públicas con los clientes más importantes, asistencia a ferias comerciales del sector, etc... y 4) el análisis de tareas y tiempos (desplazamientos, tareas administrativas, descansos, etc...).

VENTAS A GRUPOS Y CONVENCIONES.

Dentro de la estructura del departamento de ventas del hotel, las ventas a grupos y convenciones constituyen el mayor elemento, no sólo en cuanto a tiempo y esfuerzo, sino respecto al número de personas empleadas. En un hotel grande para convenciones, el número de personas que trabajan en las ventas a grupos y convenciones es de ocho a diez.

• Asignación de habitaciones. Todo hotel que busca tener negocios que se deriven por la venta a grupos debe evaluar el número de habitaciones que desea asignar a estos grupos. La asignación de habitaciones para tal objeto variará de mes a mes, dependiendo del volumen de negocios esperado de los huéspedes transitorios regulares. Por lo tanto, debe estimarse primero el volumen de negocios transitorios y asignar el resto de habitaciones disponibles proyectadas a la venta a grupos.

• Planeación. Es la responsabilidad más importante de este departamento en cualquier hotel. En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeación de largo alcance se vuelve indispensable. Debe existir una comunicación continua con estas organizaciones para conocer las decisiones tomadas con respecto a las fechas y áreas geográficas consideradas para futuras convenciones. Todavía de mayor importancia es el conocimiento de cuándo estas decisiones estarán en etapa de revisión y quién será el responsable de tomarlas. Solo así puede tenerse el contacto adecuado con la gente adecuada en el momento adecuado.

Muchas organizaciones crean comités de planeación para recomendar o tomar una decisión sobre el sitio en que se celebrarán futuras convenciones. Estos comités son normalmente designados en el curso de una convención.

• Incentivos y grupos. Gran parte del volumen de ventas a grupos y convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes compañías.

• El coordinador. Tal vez la mayor herramienta de ventas para lograr negocios con grupos y convenciones es el manejo adecuado de la operación ya reservada. La mayoría de los hoteles que manejan este tipo de negocios emplean un coordinador de grupos y convenciones, puesto que es parte integrante o extensión de la función de ventas a grupos y convenciones. La principal tarea del coordinador es trabajar estrechamente con el dirigente o dirigentes del grupo para cerciorarse de que todo el evento será manejado con propiedad de principio a fin. Aunque muchos grupos, particularmente aquellos procedentes de los programas de incentivos, son manejados por líderes de grupo profesionales, otros cuentan con líderes de grupos inexpertos en lo concerniente a coordinación. Por esta razón el coordinador del hotel es requerido en muchos casos para resolver problemas, suavizar a huéspedes exaltados y atender emergencias. Debe estar disponible en todo momento cuando el grupo se encuentre en el hotel.

Las siguientes son áreas específicas en las que el coordinador tiene una importante responsabilidad:

1. El manejo de llegadas al aeropuerto por vuelos regulares o fleteados exige una coordinación adecuada. Deben hacerse trámites para facilitar el paso de los pasajeros por inmigración y aduanas, para que dispongan de transporte adecuado al hotel y para que saluden a los miembros del grupo a su llegada.

2. El manejo del equipaje debe ser supervisado y coordinado junto con el alojamiento de los huéspedes.

3. Toda función debe ser adecuadamente vigilada para cerciorarse no sólo de que se desempeña correctamente, sino de que las necesidades del grupo se están cumpliendo.

4. El coordinador debe verificar diariamente con el líder del grupo los cambios en las cuentas maestra del mismo. De esta forma, se evitarán discusiones al terminar la convención y los problemas o malentendidos quedarán resueltos en la medida en que ocurran y antes de que se borren de la memoria.

Por lo tanto, el valor de un buen coordinador no puede ser exagerado en lo que se atañe a la reputación del hotel y eventualmente a la ampliación de las ventas a grupos.

• Registros. Las actividades del vendedor individual deber ser vigiladas y registradas. Esto se logra mediante la preparación de informes de visita y hojas de reservación para grupos. En el informe de visita a un cliente potencial se registran los datos de esta. En la hoja de reservación para grupos se anotan los detalles de una venta potencial, trátese de una solicitud, una tentativa o el cierre de la venta. Estas dos formas se preparan con copias para permitir su seguimiento o para informar a los interesados acerca de la visita a un cliente o la reservación para un grupo.

VENTAS A AGENCIAS DE VIAJES

Las agencias de viajes requieren un buen volumen de de viajes por parte del personal de ventas. Existen dos tipos de agencias de viajes: la mayorista y la minorista.

Mayorista. Es cuando el hotel le vende a la agencia los cuartos a una tarifa piso es decir la tarifa más baja. Trabajan directamente con los hoteles y las líneas aéreas para elaborar paquetes que pueden venderse al público.

Minorista. Es aquella que vende al público. Además de esto, detrás del negocio de viajes, están diversas agencias que

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