Diagnostico Situacional Del Entorno

Diagnóstico situacional del entorno.

La palabra Diagnóstico, viene del griego (Diagnostikós), en alemán se escribe: Dianose; francés: Diagnostic; inglés: Diagnostic; italiano: Diagnostico.

Perteneciente o relativo a la diagnosis.

Si lo que queremos es conocer la actual situación de una empresa y cuáles están siendo los principales obstáculos que le impiden seguir creciendo, el diagnóstico empresarial es una de las herramientas más recurridas y eficaces para poder realizar este tipo de estudios. Gracias a este diagnóstico podremos encontrar la raíz del problema, lo que nos permitirá poner todos los recursos necesarios para eliminarla y hacer que la corporación mantenga, o recupere, el buen rumbo.

A pesar de que en muchos casos este tipo de diagnósticos se dejan bajo la supervisión de expertos en el tema, como consultorías o profesionales ajenos a la empresa a evaluar, lo cierto es que también existe un gran porcentaje de aquellos responsables de sus propios negocios que optan por tomar esta responsabilidad.

El diagnóstico es una fotografía de la situación actual de la empresa, a partir de efectuar una valoración de todos los procesos y subdivisiones estructurales que integran la misma.

Para efectuar el diagnóstico es necesario desarrollar un examen analítico de la trayectoria y de la situación actual de la empresa respecto al cumplimiento de su misión, de sus objetivos y actividades, de la valoración del estado de sus recursos, de la caracterización de la cultura empresarial y de su funcionamiento técnico-organizativo.

El diagnóstico es ejecutado por la propia empresa u organización superior de dirección. En correspondencia con sus condiciones y con lo que se decida por la dirección, se podrán contratar los servicios de entidades consultoras que ayuden a la realización del diagnóstico.

El diagnóstico deberá abarcar a toda la empresa, sin excluir ningún área y analizar el funcionamiento de cada una de ellas.

También se ha encontrado varias denominaciones que refieren al diagnóstico en el área de la administración, como más relevantes y difundidos se citan: Diagnóstico Empresarial,

Diagnóstico Organizacional, Diagnóstico Situacional y Diagnóstico estratégico

Clases de diagnóstico empresarial: Dentro de las clases de diagnósticos que nos encontramos, podríamos reunirlos y clasificarlos a la gran mayoría en dos grandes grupos, éstos permiten diferenciar los unos de los otros en función de sus características y aplicaciones.

• Diagnósticos integrales: Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se puede aplicar. Para poner un ejemplo, podríamos encontrar el diagnóstico de Competitividad, un estudio que permite conocer las oportunidades, debilidades, ventajas y amenazas de una empresa. Y todo ello en base a la evaluación y consideración de numerosas variables que el consultor en cuestión ha puntuado e incluido en el análisis.

• Diagnósticos específicos: Se caracterizan por centrarse en aquellos procesos más concretos, es decir, estudia diferentes aspectos del mercado, estados financieros o procesos de gestión, y cualquier otro relacionado con la producción y su consumo.

• Los diagnósticos parciales se especializan en aspectos específicos, departamentos o algunas áreas de la empresa, o en determinados procesos de la empresa.

• Diagnósticos generales se dedican a distintos aspectos o variables de la empresa y su entorno, donde nos permite conocer la empresa desde una visión global.

• Para comenzar con cualquiera de los anteriores diagnósticos se debe establecer que es lo que se va a evaluar, luego se establecen las actividades con el tipo de fuentes a utilizar sean primarias o secundarias; así como los instrumentos a utilizar para lograr el objetivo como encuestas, entrevistas, fotografías, videos, etc., para pasar a determinar el alcance del diagnóstico.

• Con toda la anterior información recopilada se desarrolla un análisis Dofa (foda) e identifican las oportunidades para nuestra empresa o departamento y se diseña la estrategia más acorde para el objetivo que se quiere lograr a nivel corporativo.

El Diagnóstico Situacional:

a) Tiene como objetivo examinar el problema que afronta la organización y debe considerar con claridad y precisión qué se pretende conseguir con el desarrollo del diagnóstico.

b) Debe considerar factores internos y externos de la organización, valorados por su incidencia y repercusión.

c) No tiene una forma única de llevarse a cabo, pues cada autor pone a consideración alternativas y combinaciones diferentes.

d) Permite al investigador adelantar un pronóstico. Es decir, la evolución probable según las decisiones adoptadas.

e) No incluye la puesta en práctica de soluciones.

Esto se lleva a cabo en una fase siguiente.

Con respecto a la relevancia que las distintas teorías administrativas dan a estas variables, factores o dimensiones, se puede señalar cuanto sigue:

a) La tarea o actividad desarrollada por la organización en cuestión. Pone énfasis en esta variable las teorías que consideran a la administración como una ciencia aplicada a la racionalización y a la planeación de actividades operativas.

b) La estructura que se refiere tanto a la estructura organizacional como a los recursos físicos con que cuenta la organización. Esta variable es enfatizada por aquellas teorías que consideran a la Administración como una ciencia encargada de configurar y estructurar los componentes de la organización.

c) Las personas, recursos humanos y talentos que integran la misma. Esta variable es relevante para las teorías que consideran la Administración como una ciencia aplicada a las personas y sus actividades en las organizaciones.

d) El ambiente, lugar donde se desarrolla la organización. Acentúan la importancia de esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia que busca la adecuación de las organizaciones a las demandas y situaciones que ocurren en su contexto externo.

e) La tecnología o métodos y técnicas utilizadas. Dan especial énfasis a esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia encargada de la aplicación exitosa de la tecnología en la actividad organizacional. Y,

f) La competitividad, definida como la "capacidad de una organización para ofrecer productos y servicios mejores y más baratos, adecuados a las necesidades y expectativas del mercado, brindando soluciones innovadoras al cliente".

Cómo se logra un diagnóstico empresarial eficaz?

Independientemente del enfoque que pretendamos darle al diagnóstico, específico o integral, se deben tener en consideración 4 procesos que según algunos profesionales del sector, serán los que garantizarán un buen trabajo y estudio que permitirán obtener muy buenos resultados:

1. Evaluación. Estableceremos un parámetro que nos permitirá evaluar la actual situación o pudiera despertar el interés por la empresa, centrándonos en aquellos puntos sobre los que deseemos realizar el diagnóstico, consumidores, apartado financiero, proceso de producción, etc.

2. Visión detallada. En este punto es cuando el equipo o persona encargados de realizar este diagnóstico se centran especialmente en recoger toda la información posible acerca del sistema concreto de la empresa por el que se está interesado en estudiar. Este proceso es posible gracias a la toma de imágenes, tablas, gráficos, entrevistas y toda clase de recursos que permitan conocer de primera mano la situación actual.

3. Cálculos. Llegados a este punto y con la información recogida de la fase anterior, es el momento para establecer el grado de alcance en función del parámetro que se haya querido fijar.

4. Conclusiones. Se analiza toda la información que se ha recogido y se estudia para evaluar y conocer los motivos que impiden alcanzar aquellos parámetros que en su momento se establecieron. Conociendo los problemas, será mucho más fácil encontrar las soluciones.

Principales elementos del diagnóstico

Síntomas

Manifestaciones “molestas” fácilmente identificables, que perturban o dificultan el desarrollo normal del proceso organizacional.

(Reducción en el número de clientes)

Proceso

Conjunto de partes que interactúan entre sí para lograr un fin común. (Investigar por qué se ha reducido el número de clientes)

Fin común

Por ejemplo, ganar dinero en el presente y en el futuro. (Tener utilidades)

Causa

Es el origen verdadero de la disfunción organizacional. Es el generador de los síntomas. Provoca otros efectos, además de los síntomas. (Mal servicio y/o la competencia)

Origen de las causas

Consecuencia natural de la evolución de los sistemas abiertos, en su proceso de adaptación a su desarrollo y a su entorno cambiante.

Origen de los síntomas

Manifestación de la falta de adaptación del sistema a los cambios internos o externos que se están operando.

Normalmente, la mayoría de los síntomas son causados por un mínimo grupo de causas comunes que los ocasionan, cumpliéndose así el principio de Paretto.

Ejemplos de síntomas

• Falta de liquidez.

• Falta de materia prima.

• Reducción en las ventas.

• Costos y gastos muy altos.

• Inventarios muy altos.

• Equipos con demasiadas fallas.

• Frecuentes devoluciones de materiales.

• Alto rechazo

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