Digitaliacion De Archivo Centra

TEMA: DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL

1. Información General:

Como estrategia de ejecución del presente proyecto, se organizó las actividades en dos grandes fases: Fase de Implementación en la cual se realizará las actividades de habilitación del equipamiento necesario en las oficinas asignadas para esta labor y, la Fase de Operación en la cual se realizaran las actividades de producción (digitalización).

a. Objetivo General:

Disponer de imágenes con valor legal que sustituya al documento original para las acciones operativas y administrativas de los funcionarios del SAT, asimismo, definir el conjunto sistemático de actividades que permitan establecer las características que se utilizarán para gestionar, operar/ejecutar el Servicio de Digitalización de Documentos.

b. Objetivo Especifico:

- Mejorar la atención del Ciudadano contando con la información necesaria para resolver oportunamente sus reclamos y solicitudes.

- Atender oportunamente al Poder Judicial a fin de evitar las Multas por no cumplir con los plazos de respuesta establecidos.

2. Gestión del Alcance del Proyecto

a. Dentro del Alcance:

• El alcance considera la digitalización declaraciones juradas de predial del año 1999-2012 e incluirá la documentación generada hasta el 30 de diciembre del presente año con valor legal en la Línea de Digitalización el cual constituirá del escaneo e indexación de cada documento, así como la custodia de las microformas generadas en BluRay con valor legal, en la bóveda de microarchivo designada.

• El alcance considera la digitalización resoluciones del año 2010-2012 e incluirá la documentación generada hasta el 30 de diciembre del presente año con valor legal en la Línea de Digitalización el cual constituirá del escaneo e indexación de cada documento, así como la custodia de las microformas generadas en BluRay con valor legal, en la bóveda de microarchivo designada.

• Dotación del equipamiento para la digitalización de los documentos físicos y computadoras para la operación por parte de los operadores de la aplicación.

• Dotación de personal especializado para la operación de los equipos de digitalización y el proceso de clasificación de los documentos utilizando la aplicación informática.

• Participación del Fedatario Juramentado con especialización en informática.

• Bóveda de microarchivo con Certificado vigente de Comprobación de las Condiciones de Seguridad de los Locales de Almacenamiento y Conservación de las Microformas y de Cumplimiento de las Normas Técnicas.

• Desarrollo y Adecuación del sistema SIAT conteniendo las siguientes funcionalidades:

 Visualización de las imágenes digitalizadas

 Búsqueda e impresión de imágenes

• Desarrollo de sistema WEB conteniendo las siguientes funcionalidades:

 Código autogenerado por contribuyente

 Visualización e impresión de imágenes

b. Fuera del Alcance:

• El proyecto no contempla preparar una versión integrada con el Sistema de Gestión Documentaria.

• No está en el alcance del proyecto automatizar procesos y/o funcionalidades adicionales a las que tiene actualmente el SIAT.

• El proyecto no contempla la continuidad de las digitalizaciones para los documentos correspondiente al año 2014.

c. Supuestos:

Entre los Acontecimientos que deben ocurrir para que el proyecto sea ejecutado con éxito, se ha identificado:

• El presupuesto se encuentra planificado y aprobado, de manera que permita lograr la ejecución de todas las actividades programadas.

• proveerá un ambiente adecuado para implementar la línea de digitalización con las siguientes características:

 Área de 65 m2

 Puntos de red

 Luces de Emergencia

 Vigilancia personal

• El desarrollo de las funcionalidades está a cargo de la Gerencia de Informática.

• La Gerencia de Informática cuenta con los equipos y licencias necesarias para almacenar las imágenes digitalizadas.

• Las gerencias involucradas proporcionara oportunamente a la Unidad de Archivo los documentos a digitalizar

d. Estructura de Descomposición del Trabajo – EDT:

3. Gestión del Tiempo del Proyecto

Para esto tenemos que tener en cuenta:

a. Planificación de la Producción:

La Planificación de la producción es aplicable a las siguientes series documentales, a ejecutarse en los 6 meses de la Etapa Operativa:

SERIE DOCUMENTAL AÑOS CANTIDAD

DDJJ de Impuesto Predial 1999-2013 4´758,652

Resoluciones 2010-2013 1´052,235

TOTAL 5´810,887

El proceso de digitalización se ciñe a lo indicado en la Norma Técnica Peruana 392-030-2:2005 y Decreto Legislativo Nº 681 que regula la digitalización con valor Legal.

De acuerdo a la cantidad folios a digitalizar por serie documental se presenta la programación de producción por mes, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

PROGRAMACIÓN DE CICLO DE PRODUCCIÓN

Total Producción (Imágenes) 2013 2014

Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril

5´810,887

b. Características de Documentos

Especificaciones técnicas:

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