Diseño De La Organizacional

DISEÑO DE LA

ORGANIZACION

La planeación de la organización debe proyectarse para ayudar a

lograr los objetivos de un organismo social. En todo organismo los recursos

son limitados y hay que utilizarlos eficazmente si se desea que la organización

subsista y se desarrolle. Esto requiere la fijación de objetivos y

una asignación de responsabilidades.

La asignación de responsables es esencial, nos dice el autor Gómez Ceja

(Planeación y Organización de empresas, p. 187, ed. Edicol, Méx.,

1975), incluso si la organización se compone de poco personal, porque éstos

deben distribuirse su tiempo tan eficazmente como sea posible.

Lo esencial para diseñar estructuras organizacionales es tener conocimiento

actual y un buen conocimiento de las necesidades futuras, posibilidades

que el sistema propuesto tienda a ser deficiente.

La acción de diseñar estructuras organizacionales implica básicamente

establecer la interrelación que presentan los "principios de organización'

al desarrollo del nuevo sistema. El propósito de estos principios ha

sido guiar a los demás en la organización y la forma de crear adecuados

sistemas de organización.

El autor L.F. Urwick (adaptado de Elementos de la administración. Edi-

'nríal Herrero, Méx., 1961), estableció un conjunto de principios bási

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28 Cómo Elaborar y Usar lOS Manuales Administrativos

cos hace ya varias décadas, que aún son consideradas como una de las

principales guías para el establecimiento de una correcta organización y

que son:

1. La organización debe ser una expresión de los objetivos.

2. La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares,

deben ser requeridas en lo posible.

3. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo,

son propósitos básicos de toda organización.

4. La autoridad suprema debe descansar en la alta administración,

con líneas claras de autoridad para cada responsable dentro del

organismo.

5. La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad

y relaciones, deben ser establecidas por escrito (Manual

de organización) y puestas en conocimiento de todos los

miembros del grupo.

6. La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación

de sus subordinados, es absoluta.

7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.

8. Por lo que respecta a la capacidad de control. ninguna persona debe

supervisar más de cinco subordinados.

9. Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan

en proporción a su autoridad y responsabilidad.

10. Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio

y en nuevas técnicas o aplicaciones.

Estos principios, en los que se basa la organización, han sido objeto de

estudio continuo; por tanto, a éstos en la actualidad se pueden adicionar

otros principios más que pueden ser tomados en cuenta para el establecimiento

de toda organización.

2.1 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA ORGANIZACION.

Un organismo social, o los resultados de la organización, puede decirse,

consiste en dos componentes: "Partes y relaciones".

LAS PARTES pueden considerarse como unidades "trabajopersonas",

cada una de las cuales se forma por las tareas que es necesario

realizar y por las personas designadas para hacerlo.

Las relaciones en "trabajo-persona" tienen un lugar como resultado

de la importancia comparativa que se da a cada Unidad y la operación de

la persona que ejecuta estas tareas respectivas.

Ahora abordaremos lo que se refiere a las organizaciones, en términos

de sus elementos.

Diseño de la Organización 29

* ORGANIZACION FORMAL E INFORMAL.

Todo organismo social de hecho es en sí formal, sin embargo puede

contener varios grupos organizados adicionalmente de carácter informal.

La "organización formal", es aquella estructura organizacional planeada,

y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación

entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera

efectiva.

Una organización formal se identifica por dos características:

a) Una estructura en la cual el personal trabaja colectivamente para

alcanzar los objetivos del grupo.

b] Una estructura que permite el desempeño efectivo de las actividades

relacionadas con el objetivo.

La organización formal, es el resultado de decisiones explícitas y de

naturaleza prescriptiva, una "guía" de la manera en que las actividades

deben ser realizadas. Se puede representar mediante un organigrama y se

incluye ,en los "manuales de organización", descripción de puestos, y

otros documentos formales.

Una "organización informal" está caracterizada por una actividad colectiva

que no está orientada específicamente hacia objetivos definidos del

grupo.

Cualquiera que haya participado en una organización, reconoce que

ocurren muchas interacciones, que no están prescritas por la estructura

formal. Es decir se refiere a los aspectos del organismo que no están formalmente

planeados sino que surgen de manera espontánea de las actividades

e interacciones de los participantes.

* DIVISION DEL TRABAJO

La división del trabajo es la asignación de tareas especializadas a los

miembros de un grupo. Cuando se coordinan los esfuerzos individuales,

se obtiene como resultado el logro de objetivos colectivos.

La división departamental y asignación de funciones, entre más grande

sea la empresa, habrá más división de trabajo, más especialización y

más departamentos.

Esta decisión de división del trabajo da lugar a uno de los principios

de la administración y punto de partida de toda organización compleja,

aunque no es fácil lograrlo.

30 Cómo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

De ahí la división del trabajo, requiere de que las diferentes operaciones

se organicen de tal manera que haya posibilidad de asignarlos al

personal. y es necesario que se establezcan políticas y normas para las distintas

personas o unidades administrativas que intervienen en la organización,

a fin de mantener uniformidad en las decisiones.

* EXTENSION DEL PUESTO.

Algunos organismos sociales han encontrado que la sobre especialización

tiene efectos negativos sobre la eficiencia de la producción. Al res-

. pecto el autor Fulmer R.M. (Administración y organización p. 101, ed.

CECSA,Méx. 1983), nos dice que en una producción por línea de montaje

el total del trabajo se divide en las unidades de actividad más pequeñas, y

se asignan al trabajador una o dos de estas tareas. La práctica ha demostrado

que el trabajador crea sentimientos negativos hacia sus puestos. Encuentran

su labor aburrida, monótonas y tan fragmentadas que de hecho

no ven su contribución en el producto terminado. Esto da como resultado

inconformidad, moral baja, falta de interés y disminución de la eficiencia.

Los programas de la extensión del puesto se diseñan y se imparten a

fin de elevar la moral y la eficiencia aumentando el número de tareas que

desempeña el trabajador. La extensión del puesto es más efectiva cuando

los trabajadores terminan varias operaciones que funcionan como una

unidad con un principio y un resultado discernible.

La I.B.M., reorganizó una división de fabricación de partes para dar a

los operarios de máquinas más control sobre su trabajo. Después del estudio,

cada operador era responsable de hacer los ajustes para el trabajo,

preparar las herramientas, ajustas y operar el equipo e inspeccionar el

producto terminado. El resultado fue moral mejorada, mayor interés del

operador, costos más bajos y mayor calidad.

Para toda organización, debe existir un equilibrio óptimo entre la división

del trabajo y la extensión del puesto. El organismo social debe maximizar

la eficiencia de la especialización y minimizar sus efectos negativos

sobre la moral y la productividad del personal.

2.2 LA ACCION DE ORGANIZAR.

La acción de organizar implica la creación de una estructura orgánica

que funcione con eficiencia para lograr los objetivos de un organismo. Para

alcanzar una acción organizativa efectiva se requiere considerar dos aspectos:

"requisitos estructurales y una lógica de la estructura". Al respecto

el autor Fulmer R. (Adoptado op. cit. p. 102), nos dice:

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REQUISITOS ESTRUCTURALES. Se recomiendan para una organización

efectiva los requisitos siguientes:

La estructura orgánica permite la coordinación de las actividades

necesarias para lograr objetivos organizacionales.

La estructura orgánica aprovecha las formas de autoridad administrativa

formalmente prescritas.

La estructura orgánica refleja el ambiente físico y social del organismo.

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