Ensayo de administracion de proyectos

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CONTENIDO

1) INTRODUCCION

1.1) ¿Qué  es  la planeación?

 La planeación es definir los objetivos y metas de la organización, y no solo eso, es definir correctamente los objetivos. Generalmente las empresas toman como principal objetivo las utilidades, pero esto puede llevar a una dirección inadecuada para la empresa. Ya que tenemos definimos bien los objetivos y metas se establecen  estrategias para lograrlos y se desarrollan planes para integrar y coordinar las actividades laborales.

1.2) ¿Cual es la importancia de la planeación?

Cuando tienes una planeación tienes objetivos claros para el beneficio de la empresa y estos objetivos son adoptados por cada trabajador y esto ayuda que cada trabajador este consiente cual es su aportación para lograr dichos objetivos. Sin planeación y sin objetivos claros cada departamento y trabajador perseguirán objetivos individuales o distintos que los que requiera la empresa.

Otra razón por la cual es importante la planeación es tomar en cuenta todos los factores que reduzcan o que entorpezcan las operaciones para lograr los objetivos y tomar decisiones rápidas para efectuar cambios y saber el impacto de estos cambios.

Por otra parte cuando las actividades laborales están programadas mediante un plan es más fácil detectar las ineficiencias y poder corregirlas a tal grado de eliminarlas.

Por ultimo la planeación establece objetivos y metas, y a la hora de controlar estos objetivos se establecen estándares para alcanzarlos. Con estos estándares se logra medir el plan y el esfuerzo laboral y determinar si se alcanzaron los objetivos deseados para poder realizar cambios estratégicos si se requieren.

1.3) Tipos de planeación

Las formas más populares de clasificar  los tipos de planes son en función de su alcance, de su marco temporal, de su especificidad y de su frecuencia de uso.

1.3.1) clasificación en función de su alcance

Planes estratégicos y operativos

Los planes estratégicos son aquellos que abarcan a toda la organización y determinan los objetivos generales de la misma. Los planes que son aplicables exclusivamente a un área operativa de la organización se denominan planes operativos.

1.3.2)  clasificación en función de marco temporal

Se clasifican en planes largo plazo los cuales rebasan los 3 años y en planes corto plazo que son aquellos que cubren un año o menos.

1.3.3) clasificación por su especificidad

Se clasifican en planes direccionales los cuales son flexibles y solo establecen lineamientos generales y en planes específicos los cuales están definidos con toda claridad y no dejan lugar para la interpretación.

1.3.4)  clasificación según su frecuencia de uso

Planes de un solo uso son planes específicos que se implementan una única vez y son especialmente diseñados para satisfacer las necesidades planteadas por una situación en particular y planes permanentes los cuales son de implementación continua que ofrecen guía para el desempeño de actividades repetitivas.

2)  Diagrama de Gantt

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

2.1)  Ventajas del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt, como herramienta de gestión de proyectos, presenta numerosas ventajas. Es recomendable conocer cuáles son para poder exprimir todas sus posibilidades.

• Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de las fases de un proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todo aplicable, ya que la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso.

• Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.

• Demuestra el conocimiento, el “savoir faire” de quien lo crea. Cuando se diseña un diagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y adecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad del director del proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce a fondo las necesidades y objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus posibilidades de éxito.

• Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de los objetivos fijados. Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.

• Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica, cualquier persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo van a tener lugar las acciones planificadas.

2.2)  Usos del diagrama de Gantt

En la administración de proyectos y programas, se pude aplicar la técnica del diagrama de Gantt para:

• Exhibir una descripción básica de las actividades del proyecto.
• Planificar las actividades del proyecto.
• Determinar la trayectoria o ruta critica.
• Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas
• Asignar recursos.
• Comunicar las actividades del proyecto.
• Coordinar y manejar las actividades del proyecto.
• Supervisar el progreso de las actividades del proyecto.

2.3)  Fortalezas del diagrama de Gantt

• Buena descripción grafica. Técnica común. Fácil de entender.
• Proyectos de pequeño y mediano tamaño sin mas de aproximadamente 30 actividades.
• Puede ser apoyado con un software especializado en el planeamiento del proyecto para facilitar cálculos complejos y las distintas y complejas dependencias.

2.4)  Desventajas del diagrama de Gantt

• los proyectos son a menudo considerablemente más complejos como para poder ser expresados con eficacia a través de un diagrama de Gantt.
• los diagramas de Gantt representan solo la parte de apremios triples (tiempo, costo y alcance) de los proyectos, por que se centran sobre todo en la gerencia del cronograma establecido (tiempo).
• Los diagramas de Gantt no representan el tamaño de un proyecto o el tamaño relativo de los elementos de trabajo, por lo tanto, no representan la magnitud real de una condición retrasada por lo que puede ser interpretada erróneamente.

2.5)  Ejemplo de aplicación

Para elaborar un ejemplo practico del uso de esta herramienta tomamos un proyecto  de una carretera el cual se nos proporciono en la clase de reglamentaciones, la cual se localiza en la colonia valles del mirador ubicado en García nuevo león.

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