Planificación y control de cambios al sistema de gestión

INSTRUCTIVO: PLANIFICACION Y CONTROL DE CAMBIOS AL SISTEMA DE GESTION DEL GRUPO EMPRESARIAL PROVISEG

CONTENIDO

1. OBJETIVO.........................................................................................................................2

 2. CRITERIOS ORIENTADORES............................................................................................2

3. PLANIFICACIÓN YSEGUIMIENTO DE LOS CAMBIOS.....................................................5

4. COMUNICACIÓN DE LOS CAMBIOS.............................................................................6

5. GESTIÓN DEL CAMBIO PARA EL COMPONENTE DE GESTIÓN AMBIENTAL................6

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para identificar la necesidad de cambios, analizar el efecto potencial de estos cambios, planificar, realizar seguimiento y evaluar la eficacia de los cambios, determinando la afectación al Sistema Integrado de Gestión (SIG) del grupo empresarial PROVISEG.

2. CRITERIOS ORIENTADORES

Con el fin de gestionar de manera planificada los cambios al Sistema Integrado de Gestión – SIG, dentro de PROVISEG se han definido los siguientes aspectos, a tener en cuenta, para la gestión del cambio:

a) Entradas para la planificación del cambio en el Sistema Integrado de Gestión -SIG de PROVISEG:

La necesidad de cambios en el SIG se puede asociar a los resultados que se obtienen de:

1. Unidad de Negocios Tecnología y Proyectos
2. Unidad de Negocios Servicios Generales
3. Unidad de Negocios Vigilancia Privada
4. Cambios en la Normatividad, Leyes nacionales o modificaciones emitidas por la Superintendencia de Vigilancia
5. Actualizaciones a los lineamientos de acreditación institucional y de programas
6. Cambios en la Estructura Organizacional
7. Revisión de política y objetivos del SIG
8. Revisiones de la alta dirección
9. Encuestas de satisfacción
10. Análisis del Contexto de la Organización
11. Auditorías internas y externas
12. Revisiones efectuadas a los documentos del SIG, para su actualización
13. Desarrollo en conocimiento y tecnología
14. Cambios en el conocimiento o la información sobre los peligros y riesgos para la SST
15. Procesos y procedimientos
16. Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de SST

b) Clasificación de los cambios:

Para realizar la gestión del cambio en la UNAD, se establecen las siguientes categorías, según las cuales se dará tratamiento a los registros asociados y se asignarán las responsabilidades:

Cambios mayores: hace referencia a aquellas situaciones que implican modificaciones que por su magnitud podrían llegar a afectar lo definido en el alcance, la política y los objetivos del SIG o de los procesos que lo constituyen. Estas modificaciones podrían estar asociadas a cambios en la normatividad, modificaciones del contexto interno o externo, necesidades y/o expectativas de las partes interesadas, actualización en normas de Sistemas de Gestión, cambio en estructura organizacional, cambios en los procesos y sus caracterizaciones, cambios en el producto/servicio, Innovación, riesgos y/u oportunidades identificados, disponibilidad de recursos; entre otros y deben ser atendidas según lo definido por la Gerencia General.

A continuación, se enuncian algunos ejemplos de lo que podría originar un cambio mayor dentro del SIG

Ejemplos

¿Se han presentado cambios en la normatividad asociada al proceso? Ejemplo: Emisión de actos administrativos externos como Acuerdos, resoluciones, circulares o normas regulatorias externas de estricto cumplimiento como: Leyes, decretos, códigos, ordenanzas, sentencias, resoluciones, manuales, certificación o actualización de normas voluntarias (ISO).

¿Se han presentado cambios en las condiciones internas de PROVISEG que influyan de manera positiva o negativa en el cumplimiento del objetivo del proceso? Ejemplo: Implementación de sistemas de información, Implementación o cambio de políticas de la empresa específicas, Nuevo plan de objetivos.

¿Se han presentado cambios en las condiciones externas de PROVISEG que influyan de manera positiva o negativa en el cumplimiento del objetivo del proceso? Ejemplo: Aumento de la oferta, Implementación de políticas, ajuste en lineamientos para oferta a clientes, cambios aplicables a entidades públicas, actos sancionatorios, nuevos programas gubernamentales.

¿Se han identificado nuevas necesidades y/o expectativas de las partes interesadas que deban ser atendidas desde el proceso? Ejemplo: cambios en la rentabilidad del negocio, mejoras en la atención al cliente,  nuevas leyes en materia de seguridad en el trabajo, cambios en la política para la protección del medio ambiente. (Verificar información en la Matriz de partes Interesadas).

¿Se han presentado cambios en la estructura organizacional que afecten a lo definido por el proceso? Ejemplo: Eliminación de roles, reasignación de responsabilidades o funciones.

Cambios en los estatutos organizacionales, cambios en la distribución de areas, cambios en manuales de funciones y competencias laborales, rotación de personal, cambio de directivos.

¿Se han presentado cambios en los procesos del Sistema Integrado de Gestión con los que interactúa el proceso? Ejemplo: Redefinición de salidas de proceso, supresión de procedimientos.

¿Se han identificado nuevos requisitos asociados a las salidas de los procesos o los resultados de los procedimientos? Ejemplo: Definición de tiempos para el desarrollo de actividades asociados al requisito de oportunidad.

¿Se han implementado innovaciones dentro del proceso? Ejemplo: automatización de actividades, introducción de novedades, modificaciones en el proceso de elementos ya existentes con el fin de mejorarlos o renovarlos.

¿Se han identificado nuevos riesgos u oportunidades asociados al proceso? Ejemplo: Riesgos u oportunidades por análisis de indicadores, salidas no conformes, partes interesadas.

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