Gerencia por Proyecto

Gerencia por Proyecto

Son las actividades gerenciales que realizan todas las organizaciones, las mismas consisten en la aplicación conjunta de varios aspectos relacionados en diferentes áreas como la Literatura Gerencial, que en las últimas décadas ha desarrollado herramientas de trabajo aplicables a cada una de las distintas áreas.

La investigación de operaciones ha creado un conjunto de herramientas para lidiar con problemas relacionados con el comportamiento administrativo

Modelos administrativos

Otro elemento de gran importancia que no debemos dejar de mencionar dentro del papel del gerente es la aplicación de MODELOS ADMINISTRATIVOS. Pudiendo definir los Modelos como representaciones de un objeto, sistema o idea de forma diferente a la de identidad misma. Por lo general el modelo nos ayuda a entender y mejorar un sistema.

Los Modelos Administrativos son Básicamente modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.

Funciones del Modelo

* Comparar

* Predecir

Importancia

En cierto modo, los modelos administrativos imitan la realidad de las empresas para buscar soluciones de ahí la importancia de diseñarlos específicamente para los problemas cuya complejidad impide describirlos o resolverlos con las ecuaciones matemáticas ordinarias. Tratan de reproducir una parte de las operaciones de la organización a fin de no ver lo que sucederá en ella con el tiempo, o de ensayar con esa parte modificando algunas variables

Concepto de modelos

Básicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.

Características:

- Son aplicados para producir un cambio.

- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.

- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.

- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través

de las herramientas aplicadas.

Ventajas del Modelo Administrativo

Desventajas del Modelo Administrativo

Ejemplo: el desarrollo de un modelo, gasta y quita tiempo y es costoso

1. El modelo no representa con exactitud la situación real.

2. No desenvolvemos adecuadamente las funciones que relacionan a las variables, podemos caer en el error de obtener resultados imprecisos.

3. En cuanto a los resultados nos permiten deducir que a los números no les podemos dar toda la credibilidad, durante que tiempo lo observamos, hay muchas cosas que tener en cuanta.

Selección del Modelo

El modelo que un gerente sustenta esta formado por lo general por las suposiciones que este tiene de las personas y por las interpretaciones que hace de las situaciones. Como los gerentes tienden a actuar según piensan, el modelo subyacente que prevalece en la administración de una empresa determina el ambiente de esa empresa. Esa es la importancia de los modelos.

Los modelos no solo pueden variar de una empresa a otra; también pueden variar dentro de los departamentos de una empresa.

Construcción de un Modelo

La construcción de modelos administrativos es un medio que le permite al administrador resolver problemas en base al análisis y el estudio del problema, así como le permitirá conocer las alternativas del hecho.

La construcción de modelos es una tarea de uso muy común, incluso la aplicamos sin darnos cuenta; por ejemplo:

Tenemos a una persona que desea redistribuir los muebles de una sala en su casa. El objetivo es tener una distribución que resulte atractiva pero también funcional para el grupo de invitados a una partida de cartas por la noche.

Una de las formas de abordar el presente problemas es mentalizar las diferentes posiciones que pudieran ocupar los muebles en el espacio determinado para la sala.

A esta forma de resolver situaciones se le conoce como MODELO MENTAL.

Claro que también se podrían mover los muebles de diferentes posiciones hasta encontrar el ideal, ya que el modelo mental limita los movimientos reales de los muebles, tal vez hayan mas elementos que acomodar en la sala que mentalmente no se consideren, además de que la dueña de la casa podría estar omitiendo alguna forma de acomodar los muebles.

Consideremos ahora el problema que enfrenta un administrador encargado de diseñar una planta en una empresa manufacturera. Difícilmente este problema podría ser resuelto mentalmente como en el caso del reacomodo de muebles. El administrador enfrenta restricciones mas importantes como la ubicación de aéreas especificas y de equipos.

Existe una gran diferencia entre los dos planeamientos expuestos, ya que el administrador no se puede permitir el pedirle a sus empleados el mover herramienta y equipo 3,4 o 5 veces para ver de que forma se utiliza mejor el espacio; sin embargo el administrador puede utilizar un MODELO A ESCALA donde el problema real se representa de forma reducida mediante una estructura.

Análisis del Sistema

1. Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de la empresa; identificar el tipo de decisiones que emanan de los mismos, las características de esas decisiones, las condiciones en que se desarrollan; las características de los decididotes. Las decisiones más frecuentes se relacionan con la planificación general, la formulación de políticas, los objetivos de producción, la delegación de autoridad, la división ycoordinación del trabajo, la disponibilidad de recursos físicos, humanos y financieros, etc.

2. Detectar los requerimientos de información de esos centros decisorios para que éstos, apoyados en esa información sistematizada, puedan cumplir eficientemente sus objetivos.

3. Diseñar el sistema que satisfaga las necesidades mencionadas en el punto anterior, aplicando la metodología y técnica más actualizada. Si bien esta es una actividad específica de los especialistas en sistema, no debe desarrollarse en forma aislada, sin considerar las opiniones e ideas de los funcionarios de línea afectados, pues su colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde el punto de vista de los resultados.

La actividad de diseño podrá consistir en:

a) la creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas por el sistema vigente (revisión de sistemas); o

b) la formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa (planificación de procedimientos)

c) simplemente poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología informática) las instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia); o

d) el establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes (control de registros, informes y formularios.

4. Programar la implementación. Para evitar inconvenientes en los momentos en que se esperan resultados, será necesario que todos quienes participen operativamente en el nuevo sistema conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No deben tener dudas respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar.

Para ello será necesario:

a) contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema;

b) contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan de entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar;

c) coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y cronograma de actividades.

5. Verificar, mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado respecto de las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el sistema –antes de la implementación- con un volumen reducido de la información y controlar los resultados. En esta actividad deberán también participar los funcionarios del sector afectado.

6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también oportunidades) diarios de la empresa; efectuar el seguimiento necesario para verificar si los sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los requerimientos de la organización. Con el transcurso del tiempo nuevas condiciones y nuevos factores producen deterioros en los sistemas y obligan a una continua vigilancia y observación de distorsiones para proceder a su corrección.

El papel del Gerente

En el mundo actual las organizaciones viven y experimentan tiempos de cambios rápidos y de adaptación imperativa, estas se desenvuelven en escenarios donde les corresponde crecer y ser altamente competitivas para poder sobrevivir en la nueva jungla, el mercado. Estas no escapan a los cambios constantes en que vivimos, la incertidumbre del mañana, el ciberespacio, la globalización, etc. hacen que los gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos para actuar.

La forma como respondan y se adapten a los nuevos tiempos determinará, en la misma medida si la organización puede salir airosa y mantenerse en el curso del tiempo.

Esta proposición nos lleva a preguntarnos… ¿Por qué empresas que han tenido éxito se ven aniquiladas, fracasadas y destinadas al decaimiento y hasta el cierre? … ¿Por

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