Gestion Guía de Aprendizaje Agrupaciones

Programa de Formación:

Tecnólogo en Gestión Documental

Código: 521213

Versión: 2

Nombre del Proyecto:

Implementación de los procesos de la gestión documental, de acuerdo a las necesidades de las organizaciones públicas y privadas de Santander, las políticas de la calidad y la legislación vigente.

Código: 659664

Fase del proyecto:

Planeación

Actividad (es) del Proyecto:

Describir los procesos de gestión y trámite de documentos de acuerdo con la normatividad y políticas de la organización.

Actividad (es) de Aprendizaje:

Identificar las agrupaciones documentales en la estructura orgánica de acuerdo con las normas de calidad y normatividad vigente en la organización

Ambiente de formación ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Ambiente de Gestión Documental 204-A

MATERIALES DE FORMACIÓN

DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo)

Equipos de Computo

Portátiles

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)

Resultado de Aprendizaje:

Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación vigente.

Competencia:

Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.

Duración de la guía (en horas):

80 horas

En el procesos de Clasificación Documental hay que tener en cuenta que “los documentos, y con ellos la información que contienen, siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo y su interpretación ha de ofrecer la organización plasmada en un Cuadro de Clasificación Documental. Esta permite establecer las agrupaciones documentales en torno a las cuales se reúne la documentación producida y conservada en las instituciones. Igualmente, facilita la codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones específicas asignadas a cada dependencia”.

Tomado de: Cartilla de Clasificación Documental, AGN, Bogotá D.C. 2001.

1. Actividades de Reflexión inicial. 

•Realice una reflexión sobre cómo se estructura su familia y cuáles son los roles y tareas desarrolladas por cada miembro de la familia. Establezca similitudes con el organigrama de una empresa.

1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

• A través de una actividad lúdica, aplique el siguiente glosario: Organigrama, Unidades de información, Biblioteca, Centro de documentación, Museo, fondo, sección, subsección, funciones, series, subseries, unidades documentales, tipos documentales, principios archivísticos, ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).

1. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

• Consulte en la biblioteca del centro física o digital sobre los antecedentes históricos de los archivos.

• Consulte en internet la definición de las siguientes ciencias auxiliares de la archivística: Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica, Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación

• Analice los siguientes documentos: Programa de formación (competencias y ocupaciones), código de ética del archivista y la Ley 1409 de 2010 y desarrolle la actividad planteada.

• Ubique la Ley 594 de julio de 2000 en la página del A.G.N. y haga lectura comprensiva.

• Investigue los procesos de un programa de gestión documental (Decreto 2609 de 2012) y elabore un Mapa Mental.

• Investigue sobre las unidades de información: centros de documentación, bibliotecas, museos y archivos (concepto, clases, servicios, usuarios, tipologías documentales y funciones) y plasme la información en un cuadro descriptivo.

• Analice el material sobre Clasificación Documental, desarrolle y socialice cuestionario. Además, prepárese para un conversatorio.

• Consulte el Decreto 2578 de 2012, sobre el Comité Interno de Archivo y socialice. (Concepto, funciones, integrantes).

1. Actividades de transferencia del conocimiento.

• Elabore un informe sobre los antecedentes históricos de los archivos y participe en el Foro Temático.

• Elabore Rejilla de conceptos con las ciencias auxiliares de la archivística.

• Elabore un ensayo sobre la profesión del archivista en Colombia, de acuerdo a los documentos analizados en el punto anterior.

• Elabore un mapa conceptual sobre la Ley 594 de 2000 y prepárese para un conversatorio.

• Consulte sobre las funciones de la Unidad de correspondencia.

• Participe en el conversatorio sobre Clasificación Documental.

• Realice los ejercicios indicados sobre: Agrupaciones documentales.

• Identifique las secciones y subsecciones en dos organigramas.

• Con el material entregado por su instructor, elabore: organigrama de la entidad, codifique las unidades administrativas, cree las series y subseries para cada una de las unidades administrativas, a partir de las funciones dadas y finalmente presente un cuadro de clasificación.

• Elabore cuadro de clasificación para una unidad administrativa, según Guía Taller 1.

• Aplique proceso administrativo en una unidad administrativa (Unidad de correspondencia) según ciclo PHVA.

1. Actividades de evaluación.