Guia Mapa De Procesos

septiembre de 2007

Estimados/as compañeros y compañeras:

El Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz contempla entre sus líneas de acción la elaboración de Mapas de Procesos que permitan conocer mejor el funcionamiento de nuestra universidad y contribuir a su mejora. Por otra parte, el contrato programa de las Universidades con la Junta de Andalucía, y el acuerdo por el que se establece el Complemento de Productividad para el Personal de Administración y Servicios obligan también a la UCA y al resto de las universidades públicas de Andalucía a elaborar mapas que reflejen el funcionamiento de sus procesos administrativos.

El Consejo de Dirección, al que pertenezco en mi condición de Gerente, considera que esta actividad puede y debe contribuir a centrar la atención de la estructura administrativa en los objetivos principales de nuestra Universidad: la Docencia y la Investigación, a la vez que ayude a poner en sintonía la actividad y los objetivos de cada unidad y servicio con los objetivos institucionales, articulados mediante nuestro Plan Estratégico y los Planes de Actuación que sirven para su desarrollo. Además, la definición de los Mapas de Procesos debe contribuir de forma decisiva a estimular los mecanismos de participación del PAS en la organización del trabajo.

En un contexto más amplio toda la administración pública está experimentando una transformación muy importante en sus estructuras, buscando mejorar su agilidad, eficacia y eficiencia, para satisfacer las expectativas de los usuarios, tanto internos como externos. La perspectiva de “cliente”, que se considera en repetidas ocasiones en este manual, no es más que un instrumento que ayuda a ponerse en la situación de los demás miembros de la comunidad universitaria y de otros interlocutores externos a nuestra Universidad, para conocer y valorar más adecuadamente sus perspectivas y opiniones, tratar de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta posible a sus necesidades, y lograr como meta satisfacer las expectativas que tienen puestas en la UCA y en cada uno de sus servicios.

Como responsable de los Servicios Económicos y Administrativos quiero pedir tu implicación y agradecer de antemano tu participación en la elaboración de los Mapas de Proceso de tu unidad en la confianza de que tus aportaciones junto con tu voluntad de encontrar espacios de consenso contando con las aportaciones de todos los compañeros, contribuirán a innovar e impulsar la mejora de nuestra institución: la Universidad de Cádiz.

Con un afectuoso saludo

Antonio Vadillo Iglesias

Gerente

INDICE DE LA GUÍA

Objetivo de la Guía 2

1. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 2

2. Constitución y formación del grupo de TRABAJO 3

3. Elaboración del mapa de procesos 3

3.1. DEFINICIÓN DE MISIÓN Y VISION 3

Misión de la UCA: 4

Visión de la UCA: 4

3.2. GRUPOS DE INTERÉS / CLIENTES / USUARIOS 5

3.2.1. Necesidades y expectativas de clientes/usuarios 5

3.2.2. Identificación de servicios 6

3.2.3. Necesidades y expectativas cubiertas 6

3.2.4. Ficha de grupos de interés / clientes / usuarios 7

3.3. MAPA DE PROCESOS 7

3.3.1. Procesos claves 8

3.3.2. Procesos estratégicos 8

3.3.3. Procesos de apoyo 9

4. Análisis de los procesos CLAVES 9

4.1. DIAGRAMA DE FLUJO 9

4.2. FICHAS DE PROCESOS 10

4.3. IDENTIFICACIÓN Y FICHAS DE INDICADORES 11

Indicadores de resultados 12

Indicadores de proceso 12

5. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 14

6. REVISIÓN DE LOS PROCESOS 15

7. BIBLIOGRAFÍA 15

ANEXO I: Diagrama de flujo del proceso de identificación y análisis de procesos 16

ANEXO II: Ejemplo de Misión y Visión 17

Área de Personal 17

Servicio de Extensión Universitaria 17

Biblioteca 17

Área de Auditoria y Control Interno 17

Área de Informática 18

Unidad de Evaluación y Calidad 18

Area de Deportes 19

Area de Biblioteca 19

ANEXO III: Ejemplos de Mapas de Procesos 20

Universidad del Valle (Cali – Colombia) 20

Universidad de San Buenaventura (Medellín) 21

Unidad de evaluación y calidad de la UCA 22

Servicio de Gestión Académica de la U. de Jaén 23

Servicio de Informática. Universidad Católica San Antonio de Murcia 24

Área de Biblioteca. Universidad de Cádiz 25

ANEXO IV: Ejemplos de Diagramas de Flujo 26

Flujogramas de los procesos de la Directriz 1.3. Cómo el Centro garantiza y mejora la calidad de su personal académico y administrativo 26

Proceso de Definición de la Política de personal académico/administración y servicios 26

Proceso de Captación y selección de personal académico/ administración y servicios 27

Proceso de Formación del personal académico/ administración y servicios 28

Proceso de Evaluación, promoción y reconocimiento del personal académico/ administración y servicios 29

ANEXO VI: Diagramas de flujo relacionados con la revisión de los procesos 30

OBJETIVO DE LA GUÍA

La presente Guía tiene como objetivo facilitar a las Unidades y Servicios de la UCA la identificación de los procesos, su análisis y mejora, optimizando su funcionamiento e incrementando la eficacia y eficiencia de los mismos. Todo ello con una cierta uniformidad en la elaboración de los mapas y en la documentación de los procesos por todas las Unidades o Servicios de la UCA.

La guía se ha construido en apartados que intentan orientar y dirigir a los grupos de trabajo en las tareas que deben abordar para realizar el mapa de procesos y documentar cada uno de los procesos identificados.

Es aconsejable que las dudas o dificultades que pudieran encontrarse en la Guía o en el desarrollo del trabajo de las comisiones, sean consultadas con la Unidad de Evaluación y Calidad de la UCA.

Los mapas de procesos y la documentación correspondiente deberán obtener el visto bueno de la Gerencia previo informe de la Unidad de Evaluación y Calidad de la UCA.

1. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO

La elaboración de los mapas de procesos y de la correspondiente documentación de los procesos identificados se realizará en las siguientes etapas:

• Constitución y formación del grupo de trabajo

• Elaboración del mapa de procesos y de la documentación de los procesos identificados

• Informe técnico de la Unidad de Evaluación y Calidad

• Aprobación por la Gerencia y publicación en la WEB

• Obtención de datos e indicadores de procesos y resultados

• Publicación de datos e indicadores en la WEB

• Revisión del mapa de los procesos

Este trabajo se realizará a lo largo de los próximos meses, siguiendo el cronograma aprobado por la Gerencia y el equipo de Gobierno de la UCA, por todas las Unidades y Servicios de la UCA.

2. CONSTITUCIÓN Y FORMACIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo estará formado por un número de personas entre 3 y 6, seleccionándose miembros de la Unidad o Servicio que conozcan los procesos que se gestionan en la misma. El grupo de trabajo debe estar liderado por la Dirección del Servicio y debería incorporar personas de todos los niveles y dependencias. Al grupo se podrá incorporar puntualmente otras personas del Servicio cuando así lo aconseje el tema que se discuta.

Una vez constituido el grupo se facilitará una formación básica en aquellos aspectos necesarios para el desenvolvimiento de sus actividades. Esta formación deberá ser extendida, en el futuro, al resto del personal del Servicio.

La constitución del equipo se formalizara en un acta. En la reunión de constitución se fijaran las normas de funcionamiento. Se redactará un acta de todas las reuniones en donde se hará constar: asistentes, día, horas de inicio y finalización, temas tratados y acuerdos alcanzados.

La Unidad de Evaluación y Calidad actuará como asesora y dará al grupo el soporte necesario en cuestiones metodológicas.

3. ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS

Para elaborar el mapa de procesos se seguirá una metodología sencilla que parte de la misión y la visión de la Unidad o Servicio, de los clientes/usuarios y de las necesidades y expectativas de los mismos. Partiendo de esta base se identifican los procesos y se organizarán en el mapa de procesos. (Anexo I)

3.1. DEFINICIÓN DE MISIÓN Y VISION

Un paso previo a la elaboración del mapa de procesos es la definición de la Misión y la Visión del Servicio/Unidad.

Entendida la Misión como la razón de ser del Servicio/Unidad, se comunica a través de una oración que define el propósito fundamental de su existencia, estableciendo, en su caso, su diferencia en relación a otros Servicios/Unidades.

Unas orientaciones para dar forma a la definición de Misión sería intentar contestar a las siguientes preguntas, referidas al Servicio/Unidad:

• ¿En qué nos diferenciamos?

• ¿Quiénes somos?

• ¿A qué nos dedicamos?

• ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?

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