Hallazgo y planes de mejoramiento

Concepto de Hallazgo El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta de la Administración, cuando ésta se da. Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor. Los hallazgos se constituyen en un componente importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes refleja la situación del auditado. La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas. La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

 3. CONSIDERACIONES JURÍDICAS. 3.1. Hallazgo penal, disciplinario y fiscal. Requisitos de estructuración. Los hallazgos son hechos irregulares, inconvenientes, perjudiciales, nocivos o dañinos en el funcionamiento de la entidad, en suma, contrarios a los principios que deben regir la actuación del Estado. Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría La competencia de la CGR versa sobre los hallazgos administrativos y los hallazgos fiscales. Sobre los hallazgos disciplinarios y penales deben los auditores dar traslado a las autoridades competentes. Los hallazgos administrativos son situaciones en que la gestión fiscal de una entidad no se está desarrollando plenamente de acuerdo con los principios generales establecidos para la función administrativa y la gestión fiscal sin que ello implique o alcance a configurar una responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal. El hallazgo fiscal se configura cuando los servidores públicos o particulares han realizado una gestión fiscal ineficiente contraria a los principios establecidos para la función pública que ha producido un daño patrimonial al Estado. Cómo elementos fundamentales se tiene la existencia de un daño patrimonial al Estado y que ese daño se haya producido como consecuencia del desarrollo de la gestión fiscal.

Frente al hallazgo fiscal el auditor deberá dar traslado a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. Este tipo de hallazgo puede concretarse en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público. El hallazgo disciplinario se conforma cuando los servidores públicos y los particulares que transitoriamente ejerzan funciones públicas han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Frente al hallazgo disciplinario el auditor deberá dar traslado a la Procuraduría General de la Nación que se encargará de determinar si existe responsabilidad disciplinaria por parte de las personas que incurrieron en las conductas tipificadas como faltas disciplinarias. El hallazgo penal por su parte se configura cuando presumiblemente los servidores públicos y los particulares han incurrido en alguna conducta que la legislación penal tipifica como hecho punible. Frente al hallazgo penal el auditor deberá dar traslado a la Fiscalía General de la Nación quien se encargará de determinar si existe responsabilidad penal por parte de quienes realizaron los hechos punibles. Es bueno señalar que cuando el auditor encuentre cualquiera de los cuatro tipos de hallazgos deberá consignarlos en el informe de auditoría señalando claramente cuáles son las medidas que la entidad debe adoptar para corregir sus problemas de gestión. Este punto es fundamental pues la labor de auditoría debe enfocarse como una ayuda que permita a las entidades controladas a optimizar su desempeño. El informe de auditoría debe convertirse en una herramienta que permita a la entidad auditada identificar claramente cuáles son sus fortalezas y debilidades; en qué puntos está fallando; cuales procedimientos debe corregir, modificar, suprimir o establecer; en fin, debe ser una guía para que la entidad pueda adoptar las medidas que le permitan mejorar su gestión. En la Guía de auditoría de la CGR, se determina que el equipo de auditoría incluirá en el cronograma de actividades Fases de Ejecución e Informe dentro de las Actividades posteriores a la auditoría el término máximo razonable para el traslado de hallazgos fiscales, y los demás hallazgos con posible connotación disciplinaria, penal u otra incidencia, atendiendo en todo caso los criterios de complejidad de la entidad auditada, recurso humano que integra el grupo auditor y especialidad de los temas objeto de la auditoría.

Así las cosas, para que proceda el traslado del hallazgo a las autoridades competentes, es necesario que el mismo esté debidamente estructurado y con los soportes según el caso, en consecuencia no procede el traslado del hallazgo si el mismo no cumple con los requisitos establecidos en la Guía de Auditoria.

CARACTERISTICA / REQUISITO - CONCEPTO

Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición.

Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.

...