Herramientas administrativas utilizadas para organizar y analizar datos en equipos

1.5 Herramientas administrativas

1.5.1. Diagrama afinidad

El Diagrama de Afinidad es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones, etc.) agrupándolos en función de la relación que tienen entre sí. Se basa, por tanto, en el principio de que muchos de estos datos verbales son afines por lo que pueden reunirse en pocas ideas generales. Es considerado como una clase especial de "tormenta de ideas".

Las ventajas del Diagrama de Afinidad son las siguientes:

• Promueve la creatividad de todos los integrantes del equipo.

• Derriba barreras de comunicación y promueve conexiones no tradicionales entre ideas y asuntos.

• Promueve la "apropiación" de los resultados que emergen porque el equipo crea la introducción detallada de contribuciones y los resultados generales.

Las utilidades que aportan los Diagramas de Afinidad son las siguientes:

• Aborda un problema de manera directa.

• Organiza un conjunto amplio de datos.

• Recomendable cuando el tema sobre el que se quiere trabajar es confuso.

1.5.2. Diagrama de relaciones

El Diagrama de Relaciones es una representación gráfica de las posibles relaciones cualitativas causa-efecto entre diversos factores y un fenómeno determinado y de dichos factores entre sí.

Características principales

• Creatividad; El método seguido para su construcción permite expresar opiniones libremente y fomentar el desarrollo de ideas nuevas.

• Impacto visual; Presenta problemas o situaciones complejas de forma clara, concisa y ordenas, facilitando una visión global del conjunto de elementos implicados y sus interrelaciones.

• Facilita el consenso; El carácter participativo e iterativo del proceso de construcción ayuda a la eliminación de prejuicios y a la obtención de consenso.

1.5.3. Diagrama de árbol

1.5.4. Diagrama matricial

El Diagrama Matricial es una representación gráfica de las relaciones existentes entre diferentes tipos de factores y la intensidad de las mismas, en términos cualitativos.

Características principales

• Pensamiento multidimensional; Establece entre diferentes tipos de factores, conjuntos múltiples dimensiones o vías de análisis en el estudio a desarrollar.

• Claridad; permite identificar los factores principales y más relevantes del tema en estudio.

1.5.5. Diagrama de flujo

Para poder analizar un proceso correctamente, es necesario conocerlo con todo detalle. Una técnica muy útil para representar un proceso es plasmarlo en un diagrama de flujo.

Existen muchas técnicas para realizar diagramas de flujo. Se recomienda utilizar Diagramas lo más simples posible y con una paleta de símbolos reducida, lo que facilita su interpretación por los menos iniciados. En caso de que en la empresa no esté estandarizada la modalidad de diagramas de flujo a emplear, debe acordarse por el propio Grupo de Mejora.

• Diagrama de alto nivel. Sirven para centrar el proceso en su contexto. Un tipo particular de este grupo es el diagrama SIPOC, muy utilizado en Seis Sigma, que es el que expondremos aquí.

• Diagrama de despliegue. Sirven clarificar responsabilidades, definiendo las entradas y salidas de cada uno de los pasos del proceso.

• Diagramas básicos. Sirven para describir con todo detalle una actividad. Puede utilizarse para determinar posibilidades de error, describir pautas de actuación, etc.

1.5.6. Tormenta de ideas

La Tormenta de Ideas es una técnica de grupo que permite la obtención de un gran número de ideas sobre un determinado tema de estudio.

Características principales

• Participación; Favorecen la intervención de los participantes, enfocándola hacia

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