Herramientas Administrativas Modernas

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS MODERNAS DE LA ADMINISTRACION

BENCHMARKING

DEFINICIÓN:

El benchmarking es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prácticas y el propósito es el mejoramiento organizacional.

Administración de la calidad

Esta definición abarca todos los esfuerzos de negocios posibles, desde productos y servicios a procesos de apoyo. Contiene varias palabras clave.

Evaluación

El primer objetivo del benchmarking es evaluar el proceso. Por esta razón, las mediciones son necesarias; los resultados tienen que ser medidos. Medir constituye la esencia del benchmarking.

Al evaluar un punto de referencia, la orientación es hacia una práctica comercial o un proceso de trabajo, debido a que solo se lograrán mejoras en una organización realizando

ajustes en los procesos actuales. Esto significa que para el benchmarking resulte una herramienta de evaluación eficaz, debe empezar con la práctica antes de determinar que sistema la medirá mejor.

Continuo

El benchmarking requiere mediciones continuas debido a que, desafortunadamente, sus competidores no vana esperar a que usted los alcance. Aunque la búsqueda continua de mediciones tal vez parezca una carga, sólo unos cuantos profesionales se oponen a buscar constantemente las mejores prácticas, debido a que la gran mayoría sabe que el intercambio continuo de ideas es necesario para que una industria mejore. Los profesionales de hoy comprenden que el mundo esta cambiando rápidamente y que aquellos que titubeen perderán.

Mejores prácticas

El proceso de benchmarking se concentra en las actividades más exitosas. Es por ello que el benchmarking es más que un análisis de la competencia. El objetivo es aprender no solamente que se produce, si no también como se produce. La cuestión no solo es el producto o el servicio, sino también el proceso. Puesto que el objetivo es identificar las mejores prácticas, los socios más convenientes para el benchmarking no son necesariamente los competidores directos de la empresa, sino los que marchan a la vanguardia, sin importar en que área destacan.

Sistemático

Benchmarking no es un método arbitrario de reunir información. Más bien se trata de un proceso sistemático, estructurado paso por paso, para evaluar los métodos de trabajo en el mercado. La clase de datos que el benchmarking proporciona permite a las empresas comparar sus productos, servicios o procesos de trabajo con los mejores.

Benchmarking competitivo

Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de su organización.

Su objetivo es identificar información especifica acerca de los productos, de los procesos y los resultados comerciales de sus competidores y compararlos con los de su organización.

Etapas del proceso de benchmarking

1. Determinar a que se le va hacer benchmarking. Identificar a los clientes para la información del benchmarking y sus necesidades, y definir

los asuntos específicos a los cuales se les va a hacer benchmarking. Depuse se procede a identificar y asegurar los recursos necesarios.

2. Formar un equipo de benchmarking. Es el proceso de escoger, orientar y dirigir un equipo. Los papeles y las responsabilidades especificas se les asignan a los miembros del equipo. Se introducen herramientas de manejo de proyectos para garantizar que las tareas de benchmarking sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas claves del proyecto sean identificadas.

3. Identificar los socios del benchmarking. Identificar fuentes de información que se utilizaran para recopilar la información del benchmarking. Empleados de organizaciones en que se práctica el benchmarking, asesores, analistas, fuentes gubernamentales, literatura de negocios y comercio, informes industriales y bases de datos computarizados. Identificar las mejores prácticas industriales y organizacionales.

4. Recopilar y analizar la información. Seleccionar los métodos específicos de recopilación de información. Los responsables deben ser expertos en los métodos. Se contactan los socios del Benchmarking , y se recopila la información de acuerdo con el protocolo establecido, y luego se resume para hacer el análisis. La información se analiza de acuerdo con las necesidades del cliente y se producen recomendaciones para la acción.

5. Actuar. La acción que se realiza puede estar entre producir un informe o producir una serie de recomendaciones para la implantación real del cambio. De acuerdo a las necesidades del cliente y a la información recopilada.

OUTSOURCING

DEFINICION:

Es el proceso en el cual una firma identifica una porción de

su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente

y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada

para desarrollar esa porción de negocio. Esto libera a la primera organización

para enfocarse en la parte o función central de su negocio.

Encontrar nuevos proveedores y nuevas formas de asegurar la entrega de materias primas, artículos, componentes y servicios.

Utilizar el conocimiento, la experiencia y la creatividad de nuevos proveedores a los que anteriormente no se recurría

Outsource: Servicio exterior a la compañía y que actúa como una extensión de los negocios de la misma, pero que es responsable de su propia administración

← Outsourcing: Es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía

Es la practica de transferir la planeación, administración y operación de ciertas funciones a una tercera parte independiente. (Paule Niele)

La cuestión sobre fabricar o comprar y la fijación correcta del tamaño, es decir, encontrar el tamaño correcto, o la cantidad correcta de personal para una organización, son decisiones centrales para la estrategia de outsourcing.

El outsourcing elimina las relaciones difíciles entre diferentes departamentos en una misma organización y permite la fusión de departamentos.

Combinado con otras técnicas, esta creando un ambiente sofisticado, totalmente nuevo, en la relación Cliente – Proveedor.

Casi todo se puede contratar bajo outsourcing, la regla es comparar los

costos de lo que se va a contratar con los costos de hacerlo nosotros mismos,

en muchos casos resulta mejor contratar, pero en muchos otros no. Antes de hacer outsourcing se deben analizar bien varios aspectos, entre ellos:

• Los costos.

• Los antecedentes, referencias y experiencia de la firma que se va a contratar.

• Conocer, en lo posible, el concepto de otra empresa que haya realizado outsourcing en el área que pensamos contratar.

• Establecer la importancia del área o la función que queremos

contratar, si se considera de vital importancia para nuestra empresa no debemos darla en outsourcing.

La norma básica y más importante es no dar en outsourcing

ninguna de las funciones o áreas que consideramos como fundamentales

en

nuestra empresa. Nunca Microsoft hará outsourcing de la programación

y el desarrollo de su software, esa es su labor fundamental, pero si lo hará

con el servicio de aseo por ejemplo.

Hacer outsourcing es bueno, pero hacerlo a la ligera, puede traer como consecuencia altos costos y posibles interrupciones del negocio. Otro factor a tener en cuenta tiene que ver con la parte legal del contrato, dejar bien sentadas las condiciones y las sanciones en caso de incumplimientos por parte de la firma contratista.

El outsourcing tiene mucho de subcontratación, pero no sólo es eso, es más bien establecer alianzas con firmas colaboradoras que harán más eficientes nuestras tareas fundamentales

PUNTOS BÁSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO.

Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos principales: La revisión de la estructura de la empresa, la determinación de las actividades a outsource y la selección de los proveedores.

1. Revisar la estructura de la empresa.

Se pueden identificar cuatro puntos básicos para que una empresa cuente con la estructura adecuada.

• Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento.

• Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella.

• Cambiar la cultura organizacional.

• Contar con la tecnología de información adecuada.

2. Determinar a cuáles actividades aplicar Outsourcing y a cuáles no.

Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a subcontratar, estos son:

1. Actividades que hacen uso intensivo de recursos.

2. Actividades que usan servicios especializados.

3. Actividades relativamente independientes.

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están:

la Administración de la planeación estratégica, la tesorería, el control de proveedores, administración de calidad y la supervisión de la satisfacción del cliente y de reglamentos como: responsabilidad del producto, calidad, regulaciones ambientales, higiene, seguridad del personal y seguridad pública.

Por más atractivo y beneficioso que pueda parecer, no se debe olvidar

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