INFORME FINAL DE AUDITORIA RAMIREZ ROBLES

NOMBRE DE LA CONSULTORIA

Río Hudson No. 18

Col. Cuauhtémoc

México, D.F.

México, D.F., a 2 de octubre

NOMBRE DE LA EMPRESA

José Ma. Velasco No. 28

Col. San José Insurgentes

C.P. 01600

México, D.F.

At’n.: Lic.

Estimado licenciado:

Nos permitimos entregarle el informe de la Auditoria Administrativa realizada a las Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, en el rubro de “INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS (ENFOCADA AL PROCESO DE CONTROL DE ACTIVO FIJO)”.

En nuestra visita realizada a las oficinas de su empresa y mediante técnicas y procedimientos de auditoria (observación, cuestionarios y entrevistas), se detectaron las siguientes áreas de oportunidad, mismas que detallamos a continuación, así como nuestras sugerencias para corrección de las mismas.

Se considera que la problemática que debilita el control e incrementa el riesgo para asegurar en mayor grado el mantener actualizado el Inventario de Bienes Muebles de la entidad, cuya responsabilidad tiene la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, ocasionando insatisfacción de las Áreas usuarias, se centra esencialmente en:

1. No se obtuvo evidencia de que se hayan levantado inventarios físicos de Activo Fijo (Bienes Muebles Instrumentales) de la Entidad, y conciliado sus resultados con los registros contables, por lo menos una vez al año, a efecto de asegurar y mantener la actualización del inventario y sus registros; excepto el levantamiento en el año de 2000, que fue motivo de una salvedad por el Despacho de Auditores Externos, subsistente a la fecha, y el que en este año se practica para atenderla

• Falta, imprecisión y desactualización de políticas, procedimientos e instructivos para las diversas etapas del proceso; posible retardo o inobservancia de éstos, según se mostró en las cedulas de diagnostico, observación y seguimiento.

• No asignar número de inventario conforme a las Normas y Baja de Bienes Muebles.

• Sistemas informáticos que no consideran las necesidades normativas y operativas actuales, como son: campos de registro para el número de inventario en el Registro de Entrada al Almacén y Vale de Salida del mismo, integrado conforme a la Norma Quinta referida; correcciones de errores en su captura sin tener que dar de baja definitiva y alta respectivamente.

• No efectuar levantamientos de inventarios físicos de Bienes Muebles de Activo Fijo y conciliar sus resultados con los registros del Área de Contabilidad, por lo menos una vez al año, en años anteriores.

• No encontrarse documentada la autorización del personal interviniente en el proceso.

• Dar de baja del Sistema de Control de Activo Fijo Bienes Muebles sin haber concluido su destino final, incluso contablemente.

• Retrabajo en la elaboración doble de Vales de Salida computarizadas y manuales.

• Uso no eficiente de los recursos humanos e informáticos, dispersidad de esfuerzos y tiempos de ciclos largos.

Es importante mencionar que no obstante lo anterior, se advirtieron logros importantes, ya que actualmente la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales se encuentra realizando un inventario físico de los Bienes Muebles de Activo Fijo del Sistema, para lo cual elaboró e implementó este año un Manual de Procedimientos, sobre el que este, emitió sus opiniones y recomendaciones del año en curso, respectivamente, mismo que ya contempla la realización de conciliaciones contables con el objeto de atender la salvedad determinada.

En virtud de lo expuesto, la recomendación

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