Informe final de auditoria administrativa

INFORME FINAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Por medio de este documento Auditores, Consultores, Expertos Independientes se dirige a la empresa CONSTRUCTORES, CONSULTORES Y PROVEEDORES ALE S.R.L. con el objetivo de informar la situación actual de la empresa derivada de la auditoría realizada en las diferentes áreas y entregar nuestras recomendaciones para mejorar la gestión que tienen como objetivo subsanar las debilidades encontradas en las etapas de esta auditoría que fueron calificadas como hallazgos y   fueron   validados   por   los directores de las distintas áreas de la empresa. El objetivo de   esta   auditoría   ha   sido   aportar   una   visión   de valor a la   acción permanente, así como detectar   nuevas   áreas   de   oportunidades   dentro   de   la empresa, para la mejora continua, supervisar los procesos actuales con el fin de planear y ejecutar las actividades de cada área de la empresa. La metodología que empleamos fue basada en el proceso   administrativo, analizamos cada área detalladamente, así como sus procesos. Para recolectar la información fue a través de encuestas, entrevistas realizadas a los empleados y observaciones en las actividades en las cuales pudimos detectar los hallazgos notables que afectan a la empresa. En este informe se encontrarán las oportunidades de mejora que agregarán valoren materias de eficacia y eficiencia en el funcionamiento de sus actividades, y por tanto contribuirán a la gestión de la institución, todo esto con el fin de que la empresa tenga conocimiento del estatus real y ayudar en la toma de decisiones. Estas oportunidades se orientan a aumentar el alineamiento de lo operativo con lo estratégico; mejorar las capacidades internas de gestión y control; regularizar y hacer más eficiente la organización de   los recursos humanos, fortalecer la disciplina financiera y llevar a su empresa a una mejora notable y mantenerla en alto nivel competitivo dentro del mercado.

ETAPA DE PLANEACIÓN

En este informe se establecen los siguientes aspectos a revisar, estableciendo los datos más relevantes de comentarios recibidos y recomendaciones a plantear.

MISIÓN

Observaciones: Al iniciar con la auditoría, el equipo auditor observó que la empresa cuenta con misión, aunque se observó que los colaboradores no tienen la proyección de la misma en todas las áreas y su transmisión es mínima e informal, ya que no se encuentra colocada de manera visible.

En el análisis arroja que solo el 40% del personal expresa que saber que existe la misión de la empresa, pero desconoce su contenido y solo el 10 % tiene clara la misión y su razón de ser y el resto del personal o sea 50% dice desconocerla por completo, al igual comentan que nunca han sido capacitados para poder tener la bien presente y por consecuente, no trabajan bajo esos propósitos y objetivos.

Recomendación: La importancia de la misión es fundamental ya que es el punto que permite definirlo que es la empresa, a que se dedica y cuáles son los elementos que la hacen diferenciarse de la competencia. Se recomienda dar a conocer la misión establecida a todos los colaboradores, queen el curso de inducción se explique de manera detallada, Colocarla en un puntoestratégico de la empresa a la vista no solo de los empleados, sino de clientes yproveedores.

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VISIÓN

Observaciones: El equipo de Auditoría observó y constató que aproximadamente un 80% de los trabajadores desconocen la visión de la empresa y solo un 20% de los empleados manifestó conocerla. La Visión no se encuentra colocada a la vista del personal, clientes, proveedores, etc.   La   visión   en   la   empresa se   considera   de   mayor importancia y es fundamental para el presente y futuro de la organización.

Recomendación: Se recomienda   modificaciones   a   la   visión   actual,   e   implementar   nuevasestrategias y objetivos para obtener un mejor resultado para sus empleados, y asípoder  logar   el   éxito  a   corto,   mediano   y  largo   plazo,   hacerle   saber   a   todo   elpersonal de la empresa que existe una visión dentro de la organización y que sedebe de trabajar en ella para lograr los objetivos establecidos, también se sugiereque se establezcan indicadores a cada departamento, ejercerles un curso prácticosobre la visión  en todos los niveles de la empresa.

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OBJETIVOS

Observaciones: El equipo de auditoria analizó y verificó que 40% de los empleados manifiesta queellos desconocen los objetivos de la empresa, así mismo, 60% de los empleadosencuestados reconocen que sí están al tanto de los objetivos. El gerente generalmanifestó que se trabaja en base a objetivos y mostró el grado de avance.

Recomendación: Se recomienda a los gerentes de la empresa a tener presente y de forma visuallos objetivos de la empresa para que el total del personal tenga conocimiento delos objetivos, así como motivar a los empleados para que conozcan y trabajen para llegar a las metas y objetivos de la empresa por el bien propio, de la empresay la mejora continua.

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POLITICAS

Observaciones: La  empresa si   cuenta con  políticas  establecidas,  pero  se    observó y   con loscomentarios recibidos en los aspectos revisados que las políticas de la empresano son tomadas en cuenta correctamente por falta de un buen seguimiento a ellasy la falta de liderazgo por parte de los gerentes y/o encargados de las áreas de laorganización, siendo un  70% de los empleados lo que no siguen las políticas de laempresa, lo que ocasiona que carezcan de información personalizada sobre el manejo de políticas  y provoque un mal funcionamiento en la organización al sersólo un 30% del personal que sí está acatando dichas políticas.

RecomendaciónLa  implementación   de   políticas   y   el   seguimiento   de   las   mismas   es   de   sumaimportancia para la organización. Por lo que se recomienda implementar el manualde políticas ya establecido en cada uno de los departamentos de la organización,donde se señalen todos los procesos a realizar, se sugiere que la organizacióndebe de tener ese poder de liderar ante sus subordinados, para obtener un mejorfuncionamiento y una mejora continua en la organización.

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PROCEDIMIENTOS

Observaciones  La  auditoría   observa   y   verifica  que  el   85%   de   los   empleados   desconocen  laexistencia de un manual de procedimientos establecidos en la empresa, por lo quese aprecia en los empleados que la gran mayoría comentaron y manifestaron quepor desconocimiento no siguen los procedimientos establecidos en la empresa ysolo un 15% tienen conocimiento de dicho manual. Recomendación Se   recomienda,   analizar   a   la   brevedad   la   elaboración   de   un   manual   deprocedimientos para establecerlo en la empresa a la medida, para poder que loscolaboradores   trabajen   con   conocimiento   de   dicho   manual,   que   puedan   serproductivos y rentables en sus labores, a la vez que incluya puntos para mejorar elservicio   y   una   mejor   gestión   para   el   área   comercial,   también   se   recomiendaimplementar   criterios   de   calidad   para   conseguir   una   mejora   continua   de   losprocedimientos a establecer.

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AREA DE ORGANIZACIÓN CULTURA ORGANIZACIONAL

Observaciones

Un 40% de los trabajadores no conoce la misión, filosofía y valores que existen enla empresa, este problema puede afectar en la función de cada empleado porqueno conocen hacia dónde va dirigida la empresa y su objetivo. Al no conocer losvalores corren el riesgo de tener conflictos con compañeros o incluso afectar larelación con los clientes.

Sugerencia

Se recomienda organizar pláticas mensuales con el personal de la empresa paradifundir la cultura organizacional y de esa manera darla  a conocerla al 100% delos trabajadores y evitar irregularidades dentro de cada departamento.  

ANALISIS Y VALUACION DE PUESTOS.

Observaciones

Se detectó que existe inconformidad con la mitad de los trabajadores por el motivode   asignación   de   puestos,   algunos   compañeros   coinciden   que   no   están   deacuerdo con su puesto o les gustaría que existiera crecimiento laboral en su área.

Sugerencia:

Se   sugiere   una   tendencia   a   incorporar   mejores   prácticas   de   reclutamiento   yselección de personal con concursos y procesos de selección para satisfacer lasnecesidades y competencias de los puestos, la reestructuración del organigramacon el propósito de que cada empleado y cada área conozcan a la perfección sufunción en la empresa y de ese modo poder motivar al personal para en contrar nuevas   áreas   de   oportunidad,   también   la   creación   de   un   nuevo   puesto   o departamento para la mejora continua de la empresa.

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL.

Observaciones

Los procesos de reclutamiento y selección de la organización cumplen en términos

generales   con   los   requerimientos   normativos   y  las   condiciones   técnicas   parasatisfacer   las   necesidades   y   competencias   del   cargo,   los   trabajadores   están conforme con el proceso de inducción y capacitación, siendo un 15% que opinanlo contrario.

Sugerencia:

Se señalan algunas observaciones menores cuya solución o desarrollo permitirán mejorar la eficiencia y transparencia de los procesos de selección de personal realizados por la Institución, la principal recomendación es elaborar un Manual de Procedimientos   de   Concursos   y   Procesos   de   Selección   que   reúna   tanto   los requerimientos normativos como las mejores prácticas en   la materia. De   esta forma   se   contribuye   al   cumplimiento   del   procedimiento, el   desarrollo   de   este contribuirá a dar solución a las deficiencias observadas en el proceso de auditoría.

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