“INTERFILE S.A. LÍDER EN LOGÍSTICA DE ARCHIVOS Y DIGITALIZACIÓN”

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“INTERFILE S.A. LÍDER EN LOGÍSTICA DE ARCHIVOS Y DIGITALIZACIÓN”

ACTIVIDAD OBLIGATORIA Nº2

Alumna: Montero Guadalupe.

Materia: Administración de Operaciones

Tutor: Ruiz Héctor Eduardo

ÍNDICE

Presentación – Introducción………………………………………………………………………        …   3

Análisis del entorno: macro y micro variables…………………………….……….. ……… 5

Determinación de la/s estrategia/s empresariales consideradas adecuadas para competir en el mercado ………………………………………………………………………   7

Determinación de las claves competitivas correspondientes al área Operaciones......................................................................................................  8

Análisis de la sub-área Planeamiento del Servicio ………………………………………. 10

Análisis de la sub-área Diseño del Servicio …………………………………………………. 11

Análisis de la Servucción………………………………………………………………………………. 12

Análisis del Planeamiento, Programación y Control de la Prestación aplicable al proyecto…………………………………………………………………………………………………… 17

Elementos del Control de Calidad y la Calidad Total aplicables al proyecto… 20

Análisis del Control de Gestión aplicable al proyecto………………………………….. 24

Conclusión………………………………………………………………………………………………….….25

Anexos………………………………………………………………………………………………………… 27

Presentación - Introducción

El continuo avance tecnológico y las nuevas exigencias del mercado obligan a las empresas a adaptarse a los constantes cambios para poder permanecer en el mercado, ser más competitivos y eficaces. La demanda cada vez aumenta más al igual que la competencia por lo tanto es imprescindible contar con una gestión logística que permita a las empresas operar dentro de un marco de calidad y productividad, de manera de cumplir de la forma más adecuada el objetivo de la organización.

INTERFILE S.A.  fue establecida en 1997, con el objetivo de actuar en el segmento de gestión y guarda de archivos empresarios, adoptando desde sus comienzos un programa de calidad y especialización en el rubro.

Para llevar un registro ordenado de las operaciones, las obligaciones legales y los derechos de cualquier tipo,  toda empresa debe destinar parte de sus recursos a la gestión y el mantenimiento de grandes cantidades de documentación.

INTERFILE cuenta con boxes completamente cerrados, cuya superficie varía entre los 25 y 140 m2, con una altura de estiba de 4 metros, especialmente acondicionados para la guarda de elementos diversos, tales como papelería, formularios, mobiliario, mercaderías en general. (Ver anexo 1)

Ahora, implementando un sistema de última generación, certificado bajo normas ISO 9001, INTERFILE le garantiza a las empresas, contar con un archivo ágil, seguro, siempre disponible y fundamentalmente económico, ahorrando tiempo, espacio y recursos humanos.

El mecanismo de trabajo de la empresa comienza cuando una empresa solicita el servicio, seguidamente INTERFILE actúa retirando los archivos y documentos para lo cual cuenta con vehículos propios y además ofrece cajas para el guardado de los archivos. Luego los documentos con acomodados en racks y archivados por cliente.

Algunos de los clientes que INTERFILE presta sus servicios son : Volkswagen, Disco, Ecogas, Hospital Privado, Aguas Cordobesas, Cordiez, La voz, Municipalidad de Córdoba, Quilmes, Epec, Nextel, Lapana, Universidad Blas Pascal, Fiat, Auto Haus, Mapfre, entre muchas otras.

El presente proyecto se desarrolla a partir de un análisis de la empresa INTERFILE,  para lograr identificar la existencia del área de Operaciones en la empresa dedicada al negocio logístico y valorar la importancia que tiene para el logro exitoso de los objetivos del ente. Además poder interpretar sistémicamente el funcionamiento de las áreas y sub-áreas funcionales de la empresa logística, a través de las interrelaciones operativas que deben darse entre las mismas y con las otras áreas del ente beneficiario del servicio prestado.

Análisis del entorno: macro y micro variables

Entorno específico: abarca las fuerzas externas que tienen efecto directo o inmediato en las decisiones y actos de la empresa, y que son pertinentes para la consecución de las metas de la organización.

• Clientes: mencionado anteriormente, la empresa cuenta con clientes tales como Volkswagen, Disco, Ecogas, Hospital Privado, Aguas Cordobesas, Cordiez, La voz, Municipalidad de Córdoba, Quilmes, entre otras.
• Proveedores: mantenimiento de racks y vehículos, proveedor de cartón para el armado de cajas. (ver anexo 2)
• Competencia: INTERFILE se encuentra constantemente compitiendo con otras empresas en precios, servicios ofrecidos y la calidad de los servicio. Algunas de éstas empresas son: Raysar, Box Custodia y ADDOC.
• Grupos de presión.

Entorno general: comprende las condiciones económicas, políticas y legales, socioculturales, demográficas, tecnológicas y mundiales que pueden influir en la organización.

• Condiciones económicas: tasas de interés, inflación, cambios en el ingreso disponible, oscilaciones de la bolsa de valores y el estado general del ciclo comercial.
• Condiciones políticas y legales: los gobiernos federales, estatales y locales influyen en lo que las organizaciones pueden hacer y lo que no pueden. Prohibiciones que pueden afectar la prestación y otras varias, pesos máximos de carga, dimensiones autorizadas de los vehículos, limitaciones horarias para carga descarga y traslado de mercadería.
• Condiciones socioculturales: análisis de las necesidades de los clientes y gustos para ofrecer un servicio de mejor calidad posible.
• Condiciones tecnológicas: digitalización de archivos, equipos para traslado y manutención tales como carretillas eléctricas, auto elevadores, etc. (ver anexo 3 y 4)

Determinación de la/s estrategia/s empresariales consideradas adecuadas para competir en el mercado

Las decisiones estratégicas son tomadas, discutidas y analizadas por la alta dirección de la empresa que son fijadas precisamente para competir en el mercado, frente a otras que se constituyen sus competidores. Representan el gran camino a transitar para ganar la mayor cantidad posible de beneficiarios – consumidores potenciales, convirtiéndose en clientes.

Las variables del contexto que deben estudiarse y conocerse para establecer las estrategias generales de una organización, por eso es crucial que INTERFILE analice las siguientes variables:

• Población y demanda potencial de la logística de archivos, en la zona y área de influencia.
• Existencia de competencia. Cantidad, calidad, precios.
• Nivel de tecnología aplicada por la competencia y la existencia de un determinado estadío de avance tecnológico disponible.

Las decisiones estratégicas dentro de la empresa se realizan dentro de un plazo de entre 2 a 5 años para implementarlas y luego ver su evolución.

La empresa a través de estrategias de diferenciación busca la confianza de sus clientes, ofreciendo un servicio de calidad, innovando constantemente los procesos logísticos a través de la digitalización destinados a beneficiar los clientes, dándoles prioridad, seguridad y confianza.

Su estrategia competitiva además es combinada, ya que a su vez a través de estrategias de bajo costo buscan ofrecer a sus clientes un servicio al más bajo costo posible dentro de un marco de calidad, ofreciéndoles precios menores (exclusivamente) a aquellos clientes con mayor antigüedad.

Determinación de las claves competitivas correspondientes al área Operaciones

Las decisiones estratégicas del área de operaciones se refieren a:

1. Tecnología: las nuevas exigencias del mercado y el constante avance tecnológico obliga a las empresas a mejorar sus procesos logísticos y a adaptarse a los nuevos cambios. Es por eso que INTERFILE ofrece la digitalización de archivos ya que permite mejor conservación del documento. Además cuentan con carretillas eléctricas y auto elevadores que permiten manipular de forma segura los archivos de manera de garantizar el cuidado de los mismos.
2. Calidad: INTERFILE se dedica a implementar un sistema de última generación, certificado bajo normas ISO 9001 y gracias a la digitalización permite:

• Mejor conservación del documento: los documentos originales quedan protegidos ya que después de la digitalización no necesitan ser manipulados. Además el documento digital asegura estabilidad y permanencia de las imágenes.
• Respaldo y seguridad: La digitalización de todos los documentos asegura que, ante una eventual pérdida, se pueda acceder a la información y se tenga una copia de respaldo.
• Acceso a la información: al tener sus documentos digitalizados, sólo se necesita hacer un “click”. El acceso al documento digital es instantáneo, puede consultarse on-line.
• Ahorro de espacio físico: la digitalización permite liberar superficies antes destinadas a guardar los documentos. Además aumenta considerablemente la capacidad de almacenamiento ya que la información pasa a alojarse en soportes digitales.
• Ahorro económico de papel: al conservar una copia digital del archivo se disminuye la cantidad de impresiones y fotocopias. De esta manera, además, se toma una medida que colabora con la conservación del medio ambiente.

Todos estos ítems demuestran la calidad del servicio ofrecido ya que permite aumentar la eficiencia del servicio, disminuir los errores, a fin de reducir costos y aumentar su competitividad.

1. Costo: los precios son competitivos  ya que disponen de vehículos propios para el transporte  y tienen una amplia cantidad de clientes que manejan grandes volúmenes.
2. Disponibilidad del servicio: la empresa cuenta con suficiente personal capacitado para cumplir con el horario y además posee una cantidad suficiente de vehículos que garantiza los tiempos establecidos y en la constante búsqueda de reducirlos.
3. Flexibilidad: mencionado anteriormente, el continuo avance tecnológico y las nuevas exigencias del mercado obligan a las empresas a adaptarse a los constantes cambios para poder permanecer en el mercado, ser más competitivos y eficaces. Gracias a la digitalización la empresa se encuentra en constante avance tecnológico para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.

Análisis de la sub-área Planeamiento del Servicio.

Para cualquier tipo de empresa es importante generar ideas que permitan cambiar los diseños, los servicios y/o crear otros nuevos, es esencial para las empresas que compiten entre sí.

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