Informe control interno ANTECEDENTES

INFORME    SOBRE    ASPECTOS     CONTABLES   Y    DE    CONTROL

INTERNO, EMERGENTES DE LA AUDITORÌA  DE CONFIABILIDAD DE REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS  AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005

I.        ANTECEDENTES

Como resultado de la auditoria de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros por la gestión terminada al 31 de diciembre de 2005, realizada en cumplimiento al Programa Operativo Anual de la Dirección Departamental  de Auditoría Interna de la presente gestión, se establecieron observaciones sobre aspectos contables y de control interno, que se considera oportuno informar para conocimiento y acción correctiva inmediata.

II.        RESULTADOS DEL EXAMEN

1. Observaciones efectuadas en Informe del Auditor Interno

        Los aspectos que se presentan a continuación, determinaron que el Informe del Auditor Interno sobre los estados financieros emitidos por la Prefectura del Departamento de Cochabamba, por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2005, exprese una opinión con salvedades:

1. Al 31 de diciembre de 2005, el saldo de las cuentas por cobrar a la Empresa Petrolera CHACO según los estados financieros asciende a Bs36.807.280, y el saldo de la cuenta Ingresos Percibidos por Adelantado adeudado a la Empresa Petrolera Repsol YPF (Maxus) asciende a Bs14.041.950, determinándose un saldo neto total a favor de la Prefectura de Bs22.765.330; sin embargo de acuerdo a confirmación del Ministerio de Hidrocarburos y Energía al 31 de diciembre de 2005, la petroleras tiene un saldo a favor de Bs757.539.

Debido a la falta de información y documentación suficiente no nos fue posible aplicar procedimientos de auditoria, que nos permitan formarnos una opinión sobre la confiabilidad del saldo por cobrar a la Empresa Petrolera Chaco por Bs36.807.280, los ingresos percibidos por adelantado de la Empresa Petrolera Repsol YPF (Maxus) por Bs14.041.950  y el efecto en los resultados de gestión.

Al respecto, la Norma Básica de Control Interno 1400 Jerarquía de los Controles inciso b) sugiere como control independiente solicitar conciliaciones de terceros.

1. Al 31 de diciembre de 2005, las Construcciones en Proceso fueron dadas de baja por Bs131.926.655. Sin embargo, resta ajustar un importe de Bs50.426.426 y  Bs224.115.541,  que  corresponden  a  obras  de dominio privado y obras de dominio público, respectivamente. De haberse ajustado la totalidad de las Construcciones en Proceso concluidas, las mismas hubieran disminuido en el mismo importe; el Activo Fijo y el Patrimonio Público se hubieran incrementado en Bs50.426.426 y Bs224.115.541, respectivamente.

Asimismo, al 31 de diciembre de 2005 el saldo de la cuenta Estudios y Proyectos para Inversión por un importe Bs64.924.324, incluye estudios para obras de Dominio Público concluidas y Gastos de Inversión no Capitalizables por importes aproximados de Bs25.295.161 y por Bs 19.084.872, respectivamente.  

De haberse desafectado los Estudios y Proyectos para Obras de Dominio Público concluidas y los Gastos de Inversión no Capitalizables; el Patrimonio Público se hubiera incrementado y los Resultados Acumulados disminuido en Bs25.295.161 y Bs19.084.872, respectivamente.

El artículo 29 inciso b) de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada señala entre otros que, los bienes de dominio público una vez terminados deben darse de baja y registrarse en cuentas de orden.

1. La Prefectura al 31 de diciembre de 2005, ha valuado sus existencias de almacenes sin considerar la Resolución Suprema Nº 222957, Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, de acuerdo a lo siguiente:

i.        El saldo de Bs19.907.077 fue valuado utilizando el método de promedios movibles, criterio que difiere del método de primeras entradas primeras salidas, establecido en el artículo 33 de dicha Resolución.  

ii.        No se ha realizado la actualización de valor de las existencias según lo requiere el artículo 38, de la Resolución de referencia.

Consecuentemente, el saldo de las existencias del almacén está afectado en un importe que no pudimos cuantificar.

        Al respecto, el artículo 33 de la mencionada norma, establece que las existencias de almacenes de materiales y suministros deben ser valuadas a su costo histórico específico por el método de primeras entradas primeras salidas (PEPS).

1. La Ejecución Presupuestaria de Recursos y la Ejecución Presupuestaria de Gastos al 31 de diciembre de 2005, muestran importes por Bs1.096.919.533 y Bs990.580.359, existiendo una diferencia no conciliada de Bs106.339.174, que incumple el principio de equilibrio presupuestario.

Al respecto, el artículo 6 de Resolución Suprema Nº 225558 Normas Básicas del Sistema de Presupuesto establece que el presupuesto debe mantener el equilibrio entre recursos y gastos.

1. Al 31 de diciembre de 2005, la Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento no fue elaborada sobre la base de las ejecuciones presupuestarias (devengado) de recursos y gastos.

La Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento muestra la relación de ingresos y gastos corrientes; recursos y gastos de capital así como las fuentes y uso de fondos por lo que debería elaborarse sobre la base de la ejecución presupuestaria de recursos y gastos.

1. La presentación y exposición de los estados financieros al 31 de diciembre de 2005 presenta las siguientes deficiencias, que representan incumplimiento a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada:

i.        Debido a la falta de aplicación del Plan de Cuentas de la Contaduría del Estado el Patrimonio Institucional se expone en forma separada de las cuentas de Reservas, Ajuste Global del Patrimonio y Resultados Acumulados.

Asimismo, el rubro patrimonio incluye el grupo Cuentas Transitorias hecho que no esta contemplado en el plan de cuentas de la Contaduría del Estado.

De igual forma la cuenta Ajuste Por inflación y Tenencia de Bienes por un saldo de Bs29.832.833, difiere de la denominación Resultado por Exposición a la Inflación, establecida.

1. Las Notas no incluyen información sobre los ajustes de recursos corrientes, aplicados en construcciones de bienes de dominio público.

Asimismo, no se presentan Notas relativas al Estado de Recursos y Gastos Corrientes.

Al respecto, el inciso o) del artículo 51 de las Normas Básicas de Contabilidad Integrada establece que los estados contables y financieros deben contener toda la información básica y complementaria y la discriminación necesaria que expresen adecuadamente el estado económico – financiero del Ente, de manera tal, que los usuarios puedan estar formados de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera, a que se refieren, para en su caso tomar decisiones pertinentes.

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