Instructivo Control Y Evaluacion De Presupuesto

INTRODUCCION

La programación presupuestaria consiste en la fijación de metas y la asignación de recursos humanos, materiales y financieros para alcanzarlas dentro del ejercicio presupuestario. En otras palabras, es un proceso que transforma los resultados largo plazo en corto plazo y define su contenido mediante programas específicos de trabajo.

Su importancia deriva del hecho de que se constituye en una base para gerenciar los recursos asignados y responsabilizar a la unidad ejecutora del programa, no solo del manejo financiero de los fondos, sino también del logro de las metas programadas.

La ejecución del presupuesto comprende una serie de decisiones y numerosas operaciones financieras que permiten concretar anualmente los objetivos y metas determinados en los planes de mediano y corto plazo. Para ello se debe contar con una serie de sistemas administrativos (costos, administración de materiales, administración financiera, etc.) que permitan utilizar los recursos de la manera más eficiente para el cumplimiento de los objetivos y metas.

A medida que se va ejecutando el presupuesto se van obteniendo informaciones físicas y financieras que permiten el control y evaluación de los planes, presupuestos y planes de ejecución, con lo cual se puede dar una realimentación del proceso. La importancia del control y evaluación presupuestarios deriva del hecho de que permite apreciar la medida en que se han ido cumpliendo cualitativa y cuantitativamente los propósitos y políticas fijados previamente, así como determinar las acciones correctivas para las desviaciones en el presupuesto.

Por tal motivo, la Gerencia de División Financiera presenta el MANUAL DE CONTROL Y EVALUACION DE PRESUPUESTO, documento que ayudará a cumplir con un adecuado control presupuestario.

CAPITULO I DEL PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

I PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

Artíc-lo 1 De la Responsabilidad

La responsabilidad por la ejecución del presupuesto, de una manera idónea y apegada a las leyes y a los lineamientos generales, que han emitido las autoridades de la Institución, descansa sobre las, el o los superiores jerárquicos de las Unidades Ejecutoras.

Artículo 2 Del Plan Anual Operativo y su Presupuesto

El Plan Anual Operativo y el Presupuesto que propongan las Unidades Ejecutoras deben estar acordes con las posibilidades de financiamiento de la Institución.

Artículo 3 De la Base Legal

El marco legal para la Ejecución Presupuestaria esta dado por:

a) La Constitución Política de la República sobre el presupuesto, en su artículo 180 dice “el presupuesto ordinario y los extraordinarios constituyen el límite de acción de los poderes públicos para el uso y disposición de los recursos”.

b) Por su parte la Ley de Administración Financiera en los artículos 46 y 72 afirma: artículo 46 “El presupuesto ordinario de gastos no podrá exceder el presupuesto ordinario de ingresos. Cada partida del presupuesto de gastos constituye un máximo para la atención del servicio a que se refiere, el cual no podrá ser excedido en ninguna forma ni circunstancia, sin previa autorización legislativa. Artículo 72 “Ninguna institución podrá realizar gastos que no estén contemplados en sus presupuestos”.

Articulo 4 Del Esquema de Ejecución

Las Unidades Ejecutoras de la Caja Costarricense de Seguro Social, deberán llevar un control adecuado de su presupuesto asignado y una evaluación oportuna del mismo.

En el Diagrama No. 1 se muestra el esquema del proceso de ejecución presupuestaria que resume las acciones realizadas por la unidad ejecutora en la consecución de los objetivos y metas planteados para el período. Un elemento importante es la realimentación del proceso, derivado del control y evaluación presupuestarios y que permite determinar fallos o deficiencias, así como el planteamiento de acciones correctivas. (ver esquema).

CAPITULO II DEL CONTROL Y SISTEMA DE CONTROL

PRESUPUESTARIO

I CONTROL DE PRESUPUESTO

Artículo 5 Del Control

El control presupuestario se define como el proceso por medio del cual se miden, examinan y valoran los resultados de las distintas actividades realizadas por las unidades ejecutoras, a fin de tomar decisiones sobre las medidas de optimización del uso de los recursos o las acciones correctivas que sean necesarias.

Artículo 6 Del Proceso de Control

Está formado por:

1. Establecimiento de normas.

2. Medida del desempeño en función de estas normas.

3. Corrección de las desviaciones de las normas y planes.

Artículo 7 De los Requisitos

1. Los controles deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad.

2. Evidenciar las desviaciones (en forma ideal los controles detectan las desviaciones antes que ellas ocurran realmente).

3. Indicar las excepciones de los puntos críticos. El principio del punto crítico enfatiza que el control efectivo requiere la atención de aquellos factores críticos).

4. Deben ser objetivos. El control efectivo requiere normas objetivas, exactas y ajustables.

5. Poseer flexibilidad, ser económicos y comprensibles.

Artículo 8 Del Registro de Transacciones

Toda transacción que genere un egreso en efectivo a la unidad, debe ser registrado en el sistema de control de presupuesto, respetando el objeto del gasto.

Artículo 9 De los Códigos

Los movimientos se deben incluir en el sistema utilizando los Códigos de Transacción que se han creado con el objeto de conocer el tipo de movimiento realizado. (anexo 1)

Artículo 10 De la Actualización

La Unidad Ejecutora es la responsable de la actualización del sistema que utiliza para llevar un adecuado control presupuestario.

II SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO (SCP) DE LA DIRECCION DE PRESUPUESTO

Artículo 11 Del Sistema

El Departamento de Evaluación y Control del Gasto de la Dirección de Presupuesto es el responsable de administrar un Sistema mecanizado de Control de Presupuesto (SCP), donde se registran todas las transacciones efectuadas por las diferentes unidades ejecutoras.

Artículo 12 De la Inclusión de la Información

Los movimientos que afectan al SCP se incluyen mediante digitación directa o bien a través de cintas magnéticas, generadas por varios sistemas administrados por otras unidades de la Institución.

Artículo 13 De los Reportes

El (SCP) emite:

1. Mayor Auxiliar de Asignaciones Presupuestarias.

2. Diario del Mayor Auxiliar.

3. Informe de Reservas de Crédito.

4. Informe de Sobregiros.

En el Diagrama No. 3 se muestran las cintas automáticas y los subsistemas que afectan al SCP. Asimismo se muestran las unidades y las dependencias responsables de preparar esa información. (anexo 2)

CAPITULO III DE LA EVALUACION DE INFORMES DE

PRESUPUESTO

I EVALUACION DE PRESUPUESTO

Artículo 14 Definición

La evaluación presupuestaria, es la parte de la acción administrativa que analiza sistemáticamente la economicidad , la eficiencia y la eficacia de los programas, en relación con sus previsiones, así como la administración de los ingresos.

Artículo 15 De la Comparación de Informes

Para la evaluación se deberá comparar las cifras presupuestadas con las reales, dando prioridad a los movimientos más relevantes que se presenten durante el período.

Artículo 16 De las Etapas de Evaluación Presupuestaria

1. Análisis del grado de cumplimiento de los objetivos y metas presupuestados y del empleo de los recursos asignados al programa o proyecto.

2. Determinación y especificación de las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento de las metas.

3. Definición de las medidas correctivas que deben tomarse para solucionar las diferencias encontradas.

II INFORMES MENSUALES DE EVALUACIÓN DE PRESUPUESTO

Artículo 17 De los Informes

Los informes de evaluación presupuestarios como herramientas muestran los resultados de las operaciones y son utilizados para la toma de decisiones.

Artículo 18 De los Requisitos de la Evaluación

1. Comprensibles: despojados de complejidad conteniendo básicamente la información relevante.

2. Adaptados a la estructura de la organización, contemplando la asignación de responsabilidades.

3. Enfocados en procura de objetivos constructivos.

4. La información debe ser revisada periódicamente para adaptarla a los cambios de escenarios en los que se desenvuelve la organización.

5. Elaborados y presentados con celeridad para que se apliquen las acciones correctoras en el momento preciso.

6. Confeccionados con exactitud, expresando las distinciones significativas.

CAPITULO IV DEL CONTROL Y EVALUACION EN

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