CONTROL DEL PRESUPUESTO

DEFINICIÓN DE CONTROL:

Etapa del proceso presupuestario que consiste en el registro de operaciones realizadas durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas, identificar desviaciones, determinar acciones correctivas y apreciar el cumplimiento de los propósitos y políticas fijadas previamente. Es un sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la autorización, tramitación y aplicación de recursos humanos, materiales y financieros integrantes del gasto del Sector Público Federal en el desempeño de sus funciones. Existe un Principio Básico de Contabilidad Gubernamental que establece la competencia del sistema contable en el registro de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente, así como su vinculación con el avance físico financiero de los proyectos programado.Permite que las actividades en las instituciones públicas sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.

IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO.

 La primera utilidad que nos reportan lospresupuestos, es basar el plan de acción que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles.

 Cada uno de los funcionarios definirá los objetivos fundamentales de la empresa y los de su propio departamento, diferenciándolos de los objetivos administrativos. Esta claridad de percepción de los objetivos, facilitará la labor de éstos, ya que podrá ir comprobando en el curso de las operaciones cuáles ha cumplido y cuáles no.

 Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir.

 Incrementa la productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad. El saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE CONTROL:

Sistemas de Control interno.Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de actividades que garantizaba.

1. Orientarse hacia una idea o necesidaddeterminada, guiados generalmente por un líder.

2. Contar con alimentos, herramientas, tierra hasta lugares para la pesca en determinado periodo del año.

3. Conocer exactamente, quien o quienes eran responsables de una u otra labor.

4. Detectar alguna falta y las posibles causas.

Puede hablarse, entonces de un Sistemas de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar entre ella.

Los sistemas de control (Menguzzato y Rena. 1986, p. 245.) deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

* Ser entendibles

* Seguir la forma de organización

* Rápidos

* Flexibles.

* Económicos.

También se puede decir que el sistema de control comprende el plan de la organización y todos los métodos combinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

ELEMENTOS DEL CONTROL:

Esta concepción del control que lo ubica como un Subsistema dentro del Sistema Administrativo total de la Organización, nos permite analizar los elementos que componen este Subsistema de la siguiente manera:

1) Una característica o atributo o condición a controlar (Norma, Plan, Conducta), cuando cumple sus objetivos, para poder Controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del Sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del Sistema.

2) Un mecanismo osistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste fundamentalmente en diseñar estos instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energías para el control sea lo más bajo posible, Por ejemplo, el diseño de un buen plan de cuentas y su correcta utilización, serán fundamentales para el éxito del sistema de control contable.

3) Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control información para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseño de la red de comunicación se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: La longitud y el ritmo del flujo de la información. La rapidez que el conocimiento de la información requiera, se puede ver afectada por una excesiva amplitud y bifurcaciones en el sistema de comunicaciones internas dentro de la organización. El respeto a las líneas jerárquicas, la inexistencia de cronogramas que obliguen al cumplimiento de plazos, etc. son problemas que se presentan. Por otra parte, la corriente de información para control no es continua sino alternada, en plazos que el analista de sistemas de control debe establecer con sumo cuidado para que la información necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar dentro de límites tolerables.

4) Una Unidad de Control, para que compare lo Planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos.

La determinación de las causas y la adopción de las medidas correctivas sonactividades de Los centros de planeamiento y dirección, no del centro de control.

Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al Equilibrio planeado, esto se denomina sistema de control automático u homeostático. Por ejemplo: el Termostato en un sistema de control y regulación de temperatura.

En Administración CASI TODOS los sistemas de Control presentan la fase de Retroalimentación, es decir que la información genera modificaciones en los subsistemas de Planeamiento o de Dirección, previa intervención humana. Son muy pocos aquellos casos en que son posibles implantar mecanismos de corrección automáticos.

TIPOS DE CONTROL.

Tipos del control interno.´

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:

El control preliminar: este se enfoca en la prevención de las dsviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados em la organización. Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que su realización corresponde a la función de control. El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy rutinario. El estándar puede medirse fácilmente y la información(la muestra) esta disponible de inmediato.

Control recurrente: Este control vigila las operaciones en funcionamientopara asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, como también, Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

Control de la retroalimentación: este se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí. También se puede decir que la característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que estos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo,

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