Instructivo para la conservación de la propiedad ajena

Nº

ETAPA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

EVIDENCIA

1

Identificación

Se considera propiedad del cliente/proveedor todos los elementos que se encuentran involucrados dentro del proyecto e instalaciones del cliente.

Propiedad del cliente: (los centros de trabajo) que son suministrados por el cliente y utilizados por Ilk Ingeniería    

 para la ejecución del proyecto.

• Sitio de Trabajo
• Materiales/insumos
• Herramientas
• Equipos en comodato
• Documentos (manual de contratistas, contratos, procedimiento, planes de emergencia entre otros)
• planos, especificaciones

Propiedad del proveedor.

Maquinas, equipos y herramientas en alquiler

Materiales o elementos de protección personal en consignación, entre otros.

Productos para ser utilizados como muestras o prototipos.

Propiedad intelectual – planos, especificaciones

Para la identificación de la propiedad del cliente/proveedor se verifica que estén marcadas por la respectiva parte interesada, en caso de que no lo estén la empresa solicitará aprobación del cliente o proveedor para identificarlo mediante la metodología que este apruebe velando porque se la integridad de la propiedad se mantenga.

Supervisores de proyecto/

 Listado de equipos

2

Recepción

Se recibe la propiedad del cliente o proveedor y se realiza inspección para conocer el estado y detalles de la misma.

Estos datos se registran en un acta de ingreso a almacén o de inicio de contrato.

La propiedad del cliente o proveedor debe ser almacenada de forma segura para evitar deterioro, daños o pérdidas en caso de requerirse puede ser asegurada físicamente en áreas cerradas con acceso limitado.

Si la propiedad requiere calibración y/o mantenimiento las responsabilidades y métodos para ello serán negociados con el cliente o proveedor y documentados contractualmente y/o en el documento que se establezca en común acuerdo.

Supervisores de proyecto/

Acta de recibo de equipos en comodato

Propiedad intelectual

La propiedad del cliente o proveedor se debe almacenar en el servidor preferiblemente protegida contra la eliminación o alteración accidental, así como protegida contra el acceso no autorizado.

En caso de ser necesario se debe mantener en los servidores de la empresa seguros y respaldados de las versiones electrónicas de la propiedad intelectual proporcionada por el cliente o proveedor externo.

6

Devolución de la propiedad del cliente

Todo lo considerado como propiedad del cliente o proveedor debe ser entregado inmediatamente después de finalizado su uso por parte de ILK Ingeniería en el estado en que fue recibido, en caso que el cliente/provedor desee que permanezca mayor tiempo del requerido se debe dejar evidencia de la solicitud.

En el caso que sea /insumo se debe reportar el consumo de acuerdo con las indicaciones del cliente/proveedor las cuales son especificadas de acuerdo al contrato y se debe reportar cuando el insumo se agote.

Supervisores de proyecto/

Correos electrónicos

Informe de avance al cliente

7

Daños, deterioros o pérdida de la propiedad del cliente/proveedor

Se debe comunicar de forma inmediata al proveedor/cliente de acuerdo con lo establecido en la matriz de comunicaciones de la empresa.

Revisar las directrices contractuales establecidas para el caso en que la propiedad del cliente/proveedor sufra pérdida, daño, deterioro etc.

En caso de ser necesario levantar acción correctiva para prevenir su recurrencia y eliminar la causa raíz.

        ACTUALIZACIONES

Fecha de aprobación

Número de versión

Modificaciones

Revisa

Aprueba

17.08.2010

1

Creación del documento

Coordinadora SGI